Топ-4 инструмента для автоматизации HR-процессов на основе опыта 20+ компаний

HR-процессы — это не только набор рутинных задач, которые нужно выполнить, чтобы обеспечить работу организации. Это также способ создать комфортную и продуктивную атмосферу в коллективе, привлечь и удержать талантливых сотрудников, развить их потенциал и мотивацию. Для того, чтобы оптимизировать HR-процессы и повысить их эффективность, многие компании используют различные инструменты и технологии. Но какие из них действительно работают?

Команда Kadrobot решила выяснить это на практике. Мы провели интервью с HR-руководителями и специалистами более 20 различных компаний, чтобы узнать, какие инструменты они используют в своей работе и какие результаты они получают. Полные тексты интервью можно почитать в нашем телеграм-канале. В этой статье мы хотим поделиться с вами наиболее популярными и действенными инструментами, которые помогают автоматизировать HR-процессы.

Один из самых распространенных инструментов для HR-процессов — это корпоративное мобильное приложение. С его помощью можно решать различные задачи: от доступа к корпоративной информации до управления проектами и повышения well-being сотрудников.

Несмотря на сложность разработки, у этого инструмента есть свои преимущества:

Интервьюируемые отмечают, что основное преимущество, благодаря которому был сделан выбор в пользу этой технологии — возможность решить любые рабочие задачи с помощью одного инструмента. Примером успешного использования мобильного приложения является IT-стартап «Stayfitt». Перед компанией стояла цель объединить команды, снизить эффект усталости и выгорания, повысить уровень жизненной энергии и удовлетворенности жизнью у коллектива. Для этого в компании решили создать свою цифровую well-being платформу, которая работает как мобильное приложение. Отмечая свои физическую активность в приложении сотрудники зарабатывали заряды, которые конвертировались в доллары, что виртуально помогало компании стать компанией-единорогом (мечта любого стартапа). Это и стало вдохновением для участников добавлять свои активности в приложение.

«Для челленджа была разработана специальная символика, которая заряжала участников на соревнования. Также был назначен аккаунт-менеджер, который следил за проведением челленджа и решал все вопросы по ходу действия проекта. После всех подготовительных работ была назначена дата старта и команда стартовала», — поделилась Ирина Савостьянова, Well-being Development Manager в компании «Stayfitt».

Еще одним популярным и действенным инструментом для HR-процессов оказался чат-бот. Чат-бот может выполнять различные функции: от ответа на часто задаваемые вопросы до проведения обучения и анкетирования.

Чат-бот имеет несколько преимуществ перед другими инструментами:

Чат-бот также является отличным инструментом для автоматизации и геймификации различных HR-процессов. Например, мы в «Kadrobot» разработали чат-бота для крупной IT-компании. Компания участвовала в отраслевом мероприятии, где были подходящие кандидаты. Перед организацией стояла задача познакомить кандидатов с компанией, а также собрать базу потенциальных сотрудников. В связи с чем, было принято решение разработать интерактивный квест внутри бота, одной из задач которого было заполнение небольшой анкеты. Гости приходили на стенд компании, активировали бот по QR-коду и начинался квест. Чат-бот отправлял пользователям различные задачи, часть из которых была направлена на проверку квалификации и навыков пользователей. Это позволило HR-специалистам собрать статистику по всем участникам и связаться с кандидатами, чьи навыки соответствовали требованиям к той или иной вакансии. За решение задач пользователи могли заработать виртуальные монеты. Потратить их можно было в магазине мерча после прохождения игры и забрать заветный подарок на стенде.Чат-бот также является отличным инструментом для обучения. У компании «Timepad» стояла задача обучить организаторов мероприятий работе с платформой. Для этого мы разработали специальный чат-бот, который поэтапно отправлял зарегистрированным пользователям все необходимые учебные материалы, а также перед каждым новым модулем присылал участникам небольшой квиз по пройденному материалу. Это позволило структурировать всю необходимую информацию для организаторов мероприятий в одном месте и снизить нагрузку с менеджеров, которые ранее отвечали на вопросы вручную.

Еще один часто используемый многофункциональный инструмент для работы распределенных команд — это корпоративный портал. Главная цель инструмента — помочь бизнесу и сотрудникам работать эффективнее. Портал помогает вести рабочую коммуникацию, проводить обучение, работать над проектами, назначать и проводить встречи, читать и комментировать новости о компании, а также создавать группы по интересам.

Корпоративный портал имеет несколько преимуществ перед другими инструментами:

Ирина Елманова, HR-менеджер IT-интегратора «Fusion», поделилась, что они активно используют корпоративный портал в своей компании. «В HR-портале мы ведем базу знаний компании, ставим задачи, проводим собрания, запускаем процессы по приему и адаптации сотрудников”, — рассказывает Ирина. Специалист также отметила, что инструмент помогает бизнесу в развитии корпоративной культуры и поддержании дружной атмосферы в коллективе, — “Благодаря инструментам в портале наша компания стала более открытой для сотрудников. Автоматизированные процессы ввода в должность позволяют новеньким не чувствовать себя брошенными и помогают оперативнее влиться в коллектив, приступить к реальным задачам. В еженедельных дайджестах на портале мы делимся успехами наших коллег, поздравляем с победами. Как следствие, вовлеченность и участие в развитии компании заметно увеличилось», — говорит HR-менеджер.

Пока еще не самый распространенный, но набирающий обороты и не менее эффективный инструмент — система управления знаниями “Notion”.

Как рассказывает Лиза Успенская, Head of HR «Pragmatica», — «Notion — это максимально универсальный инструмент для всех задач. Начиная от HR-юнита, заканчивая менеджерами, продажами. Он используется для внутренней коммуникации и мероприятий, так как команда у нас распределенная. После каждой встречи у нас сохраняется артефакт, к которому есть доступ у любого члена команды. Это, действительно, классный и работающий инструмент, который помогает объединять ребят в разных уголках земли».

Основные преимущества инструмента, которое выделяют специалисты:

Как видите, существует множество инструментов и технологий, которые помогают автоматизировать HR-процессы и повышать эффективность работы сотрудников. Однако, важно помнить, что универсальных инструментов не бывает, каждая компания выбирает тот, который больше других подходит для целей и задач конкретного бизнеса. Поэтому мы рекомендуем вам не бояться экспериментировать с разными инструментами и находить те, которые лучше всего подходят для вашей компании!