Форум Альфа-Банка про диджитал
До начала осталось:
Узнать
Офис
Oleg Pyatakov
4516

Почему в больших компаниях любят Microsoft Exchange

В закладки

В знакомой компании по просьбам сотрудников перевели почту с Яндекса на Exchange. Оказалось, не все понимают причин смены почты. В этой заметке описываю, чем удобна связка Microsoft Exchange и Microsoft Outlook для сотрудников компаний.

В заметке рассматриваю связку Microsoft Exchange и Microsoft Outlook, так как этот клиент является одним из самых популярных и в полной мере раскрывает возможности почтового сервера.

Для сравнения буду приводить очень популярный в России Яндекс.Коннект, который, на мой взгляд, является лучшим бесплатным решением для организации почты на собственном домене. О подробном опыте использования почты и сервисов Яндекс я писал в другой заметке.

Disclaimer: заметка написана с позиции просвещения пользователя. Вопрос о переходе на Outlook, особенно с учетом его стоимости, каждая компания должна принимать исхода из своей конкретной ситуации.

Высокий уровень интеграции с Outlook

Если использовать в качестве почтового клиента Outlook, который по умолчанию входит в Office, то становятся доступны:

Серверная адресная книга

  • Актуальный список контактов коллег
  • Возможность указания расширенной информации

Помощник по планированию

  • В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
  • Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.

Работа с вложенными папками без ошибок

  • В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
  • Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.

Работа с вложенными папками без ошибок

  • Например, в Яндексе во “входящих” нельзя создать вложенные подпапки, чтобы они корректно синхронизировались в Outlook

Другое: отзыв письма из клиента, работа с почтовыми правилами

Что-то из описанного может работать и в других серверах-клиентах, но конкретная реализация зависит от конкретной связки программ. Связку же Outlook и Exchange можно рассматривать как эталон.

Работа с серверным календарём из коробки

Выделил этот пункт из-за его важности. Знаю, что проблема актуальна, так как инструкция по синхронизации Outlook с календарями Яндекса и Google является одной из самых популярных заметок в моем блоге.

Outlook без дополнительных усилий не умеет работать с календарём и контактами сервисов вроде Яндекс и Google. Зато с Exchange он работает отлично.

Прямое следствие этого пункта - возможность работать с одним календарём как из мобильной почты, так и с почтового клиента на компьютере. Приняв приглашение на телефоне, событие будет видно в календаре на компьютере и наоборот.

Готовый процесс бронирования переговорных комнат и общих ресурсов

Переговорные комнаты можно занимать непосредственно из интерфейса создания приглашения на совещание в Outlook или web-интерфейсе. Нет необходимости параллельно с приглашением участников вносить бронирования в отдельный сервис или другой календарь.

Разрешение конфликтов бронирования происходит в автоматическом режиме на сервере. Исключаются ситуации, когда двое организаторов бронируют переговори на одно и то же время.

Единые форматы взаимодействия между Outlook и веб-интерфейсом

В случае Exchange нет проблем взаимодействия с Outlook. Веб-интерфейс Exchange повторяет Outlook как визуально, так и работает с ним по единым форматам.

С другими связками могут быть проблемы. Если из интерфейса Яндекс или Google почты отправить приглашение на совещание, то другие почтовые клиенты (не только Outlook) в большинстве случаев не распознают в полученном письме приглашения. Приходится вручную добавлять событие в календарь.

Обратная ситуация тоже справедлива. Приглашения из Outlook не всегда корректно распознаются сторонними веб-клиентами.

Высокая скорость внутрикорпоративной переписки

Время пересылки письма внутри Exchange - несколько секунд. Можно переслать файл коллеге за соседним столом и тут же открыть его на другом компьютере.

В Яндекс.Почте между ящиками внутри одного домена письмо идёт около минуты. И в аналогичном же кейсе, придётся сидеть с коллегой и ждать пока придёт письмо.

Заключение

По разным оценкам от 60% до 80% сотрудников компаний в мире в качестве корпоративной почты используют Exchange. Эта доля стабильно высока.

Сотрудники, которые с ним работали и переходят в компании без Exchange, обычно предлагают в первые дни предлагают его поставить. Те же пользователи, кто раньше не работал с Exchange, обычно не понимают, в чем его удобство. Надеюсь, эта заметка описала основные причины, почему Exchange так популярен среди сотрудников корпораций.

Согласны или не согласны? Если есть что добавить - оставляйте своё мнение в комментариях.

{ "author_name": "Oleg Pyatakov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 17, "likes": 0, "favorites": 6, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 93863, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Fri, 22 Nov 2019 09:16:19 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
0
17 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

На мой взгляд почта, как канал коммуникации, становится все менее актуальна. Устаревшая технология, заточенная под устаревший workflow. Уже сейчас многие компании все чаще используют корпоративные мессенджеры для внутреннего общения, а социальные сети и встроенные в продукт чаты - для коммуникаций с клиентом. И с каждым годом эта тенденция будет лишь усиливаться.

Ответить
5

Я не уверен насчет корпоративного Скайпа, но в мессенджере ты не можешь отвечать от имени другого сотрудника, не можешь сделать себе правила по действиям, не можешь сделать автоответ, что угнал отдыхать, не можешь использовать общую папку писем с коллегой, не можешь использовать несколько адресных книг с карточками клиента для разных отделов. Нет, дружище, Аутлук с Эксчем ещё не скоро отомрут. Для микробизнесов конечно мессенджеры удобней. НУ так они Эксч и не использовали. 

Ответить
3

У почты есть существенное отличие от мессенджеров. По сути это последний канал где ты контролируешь скорость ответа. Молчать в мессенджере как-то стремно, а в почте просмотрел заголовок письма и сразу решил послать куда подальше или заняться

Ответить
1

В обратную сторону оно работает не в нашу пользу)
В мессенджере я вижу, что человек прочитал сообщение. В почте же, нерадивый подрядчик или клиент всегда может сказать «а письмо не приходило». И это одна из проблем данного инструмента ((

Ответить
3

Но это не проблема инструмента, а проблема взаимоотношений с подрядчиком\клиентом.

Ответить
0

Но зачем нужен инструмент, который не решает проблем?)

Ответить
2

Мессенджер решает? Например, вы видите, что клиент онлайн, а ваше сообщение не прочитано. Или ваше сообщение прочитано, но реакции нет. И что вы делаете? Пишете: "Дружище, я вижу, что ты видишь. Все еще ждем денег."?

Ответить
–2

Уровень неопределенности снижается в случае с мессенджером. Если человек прочитал и молчит, значит ему с высокой долей вероятности не интересно наше предложение и можно от него отстать или принять некие меры (если это должник). В почте же письмо могло случайно попасть в спам, затеряться или оказаться удаленным по неосторожности и мы в глубине души надеемся на «лучшее»)

Ответить
2

Вы сейчас пытаетесь выкрутиться и вообще свой личный опыт транслируете как общее правило. В моем окружении люди уходят из почты и мессенджеров в трекер, где все становится гораздо прозрачнее, но ошибкой было бы сказать, что это общая тенденция.

Еще раз: если человек не отвечает, то он не отвечает нигде. Даже по телефону. Это больше воспитание, честность и т.д. - не зависит от инструментов.

Ответить
0

Ну, в эксчендже я тоже могу посмотреть, получил ли адресат сообщение. А отговорки про "не дошло" это смешно. Если до него что-то не дошло, а ты не получил отлуп об ошибке это его проблемы и вы оба об этом знаете. Про вацап или вайбер он точно так же может сказать, что не видит твоих сообщений, и что ты ему предъявишь? :)

Ответить
0

Ну теоретически, с мессенджерами может такое быть, согласен. Но в совокупности, по плюсам и минусам, почта проигрывает современным способам общения я считаю.

Ответить
0

Там есть отчет о доставке и прочтении

Ответить
0

Так получатель может отказаться его отправлять вроде

Ответить
1

Согласен, что есть много удачных инструментов, более подходящих под отдельные сферы коммуникаций. Интересно, какой из них (ИМХО, будет что-то совсем новое) в итоге сможет полностью заменить электронную почту.

Ответить
1

Есть вероятность, что сам Майкрософт инициирует революцию и убьет Exchange/Outlook, пересадив всех на Teams.

Ответить
1

Олег, exchange в части работы календаря нормально не работает с Android, например, создание дня рождения на телефоне может не добавить событие в календарь на ПК, хотя данные о Д/Р в контакте появятся или после синхронизации данные о Д/Р могут полностью пропасть на телефоне.

Ответить
2

Только из-за календарей, встреч и ресурсов оно того стоит. Адресную книгу всегда можно прикрутить в форме LDAP даже автоматически доменными политиками.

А мне из неназванного больше всего нравится возможность сквозной очистки - удаления писем во всей организации по определённым критериям.

Ответить

Комментарии

null