Обязательная электронная трудовая книжка: главное в 2024 году

С 2022 года всем сотрудникам, которые трудоустраиваются на работу впервые, нужно заводить электронные трудовые книжки вместо бумажных.

Остальные работники имеют право выбирать формат книжки, но уже скоро оно исчезнет — с 2024 года электронные трудовые станут обязательными.

В этой статье мы расскажем о том, кто должен вести электронные трудовые книжки, как организовать переход на них, и какая ответственность за нарушения будет введена в 2024 году.

Не забудьте подписаться на Чёрную Бухгалтерию, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:

Обязательная электронная трудовая книжка: главное в 2024 году

Кто должен перейти на электронные трудовые книжки в 2024 году

С 2024 года вести учет сотрудников с помощью электронной трудовой книжки обязаны все ИП и ООО — без исключений.

Бумажная трудовая останется только у тех сотрудников, которые завели ее до 2022 года и не подали заявление о переходе.

О работе с электронными трудовыми известно, что:

  • Работодатель не сможет отказаться от ведения электронных трудовых книжек, заменив их бумажными (статья 66.1 ТК РФ)
  • Сотрудник, который начал работать после 2022 года, не может попросить завести ему бумажную версию после того, как написал заявление об оформлении электронной
  • Если сотрудник изменит место работы, то кадровый специалист нового работодателя продолжит вносить сведения в электронную трудовую, то есть, дополнять ее

Назначение ответственного за ведение электронных трудовых книжек

Руководитель компании должен самостоятельно определить того, кто будет работать с электронными трудовыми книжками. Этот сотрудник обязан передавать сведения Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.

К слову, руководитель может назначить ответственным себя. Например, если ИП ведет бухгалтерию и кадровый учет самостоятельно.

Если вам не хочется тратить время на поиск ответственных, ведение кадрового учета и подготовку отчетности — вы всегда можете доверить эти задачи специалистам Чёрной Бухгалтерии.

Обязанности стоит прописать в должностной инструкции и выпустить приказ о назначении ответственного — так у трудовой инспекции будет меньше вопросов в будущем.

Приказ можно оформить в произвольной форме, главное — указать ответственного и его должность.

Как перейти на электронную трудовую книжку в 2024 году

  1. Получить заявление от работника. Документ можно оформить в свободной форме. В нем важно указать дату, с которой перестанет действовать бумажная версия.
  2. Сверить информацию в бумажной трудовой книжке. Для этого можно запросить выписку из СФР. В этом случае, при оформлении ЭТК можно будет указать только информацию о компании и должности.
  3. Сдать отчет по форме ЕФС-1. Он был введен 1 января 2023 года, в связи с появлением ЕНС и объединением ПФР и ФСС в СФР. Срок сдачи — до 25 числа месяца, следующего за отчетным. Если вы хотите подавать отчетность в срок и без ошибок, рекомендуем передать эту задачу специалистам Чёрной Бухгалтерии.
  4. Внести запись в бумажную трудовую книжку. В ней нужно заполнить несколько граф, содержащих информацию о сотруднике и организации. Запись можно закрепить печатью, если вы применяете ее в работе.
  5. Заполнить (отредактировать) данные по кадровому учету. В частности, нужно внести изменения в кадровые документы компании. Например, это может быть журнал учета движения трудовых книжек.
  6. Вернуть старую трудовую книжку работнику. Это нужно сделать в течение 3 дней после получения заявления о переходе на электронную версию. Также нужно уведомить сотрудника о невозможности перехода на старый формат.

Штрафы за нарушения при работе с электронной трудовой книжкой

Если руководитель или ответственный сотрудник не заполнил или допустил ошибки в сведениях, ему будет назначен штраф — от 300 до 500 ₽ (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если компания не вела или неправильно вела книгу учета трудовых книжек, то инспекция может оштрафовать как ответственное лицо, так и руководителя:

  • Для должностных лиц — от 1000 до 5000 ₽
  • Для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽

Штрафы при повторном нарушении:

  • Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ или запрет на работу в этой должности (от года до трех лет)
  • Для организаций — от 50 000 до 70 000 ₽
  • Для предпринимателей — от 10 000 до 20 000 ₽

Если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь сложности кадрового учета и проблемы с ФНС — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!

Наша команда заберет на себя ведение учета по сотрудникам, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.

Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.

Обязательная электронная трудовая книжка: главное в 2024 году
6666 показов
1414 открытий
Начать дискуссию