Всё, что может провалиться, проваливается или 7 факапов из жизни event-агентства

Апрель и май для нас — одни из самых горячих месяцев. Мы делаем ставку на деловые события, и весной у нас обычно масса работы. Но в этом году весна выдалась сами знаете какая, у нас образовалась куча времени, и мы решили предаться воспоминаниям и рассказать о своих главных факапах за 10 лет работы.

Задача любого event-агентства — предотвращение форс-мажоров так, чтобы это не коснулось заказчика и тем более гостей мероприятия. Не бывает проектов без проблем, пойти не так может всё, что угодно, и в конечном итоге имеет значение лишь то, как вы разрулите ситуацию и какие выводы сделаете. У нас — event-агентства White Label — есть несколько любимых случаев, когда мы не просто попали в передрягу, но и грамотно развели тучи руками.

Паспорт съела собака

В 2014 году мы готовили деловое мероприятие и игровой квест для айтишников в Черногории. Как положено, мы запланировали двухдневный инспекционный выезд с участием клиента, купили билеты Москва-Дубровник, наметили встречи на месте. День вылета, Домодедово. Нашего сотрудника не выпускают из страны, потому что его загранпаспорт накануне слегка погрызла собака. Натурально, паспорт признают недействительным, и клиент улетает один. Отправить другого человека — с целым паспортом — было бы логичным решением проблемы, но не для нас: мы планировали квест, необходимо было проверить локации и задания, над квестом работал именно тот, с пожёванным паспортом. И мы рискнули: долетели по российскому паспорту из Москвы до Минска с его безвизовым режимом. Рано утром сотрудник, перекрестясь, вылетел из Минска в Тиват. И тут оказалось, что из Минска самолет летит в Тиват через Шереметьево! Мы тряслись, что его снимут с рейса также, как в Домодедово, но в московском Шереметьево уже никого паспорт с отпечатками собачьих зубов не смутил. В итоге: мы потеряли деньги и полдня времени, но инспекцию с клиентом в итоге провёл автор и разработчик квеста, как и должно было быть.

Хакнули хакатон

В июне 2019 мы организовывали хакатон для IT-компании. Был необходим стабильный, быстрый, хороший интернет. У площадки такого не было — мы заключили договор с надежным провайдером и договорились о предоставлении вайфая по нашим требованиям. Накануне мероприятия мы протестировали соединение, и, закончив монтаж, разошлись по домам. С утра стало ясно, что интернет полностью отвалился и площадка осталась без связи. Начало лекционной части через два часа, хакатон через три часа, интернета нет, будто мы в диком лесу. На площадке с нами работал инженер, который контролировал надежность соединения — он оперативно начал устранять проблему, правда, не спешил нас успокаивать и на все вопросы отвечал в стиле «хмурый айтишник»: «Когда сделаю, тогда и появится». В итоге, к началу хакатона интернет был полностью исправен — инженер своё дело знал. Выяснилось, что MAC-адрес подвергся атаке.

А через три месяца — в Калифорнии, на презентации iPhone 11 в театре Стива Джобса — тоже отвалится вайфай. Вот так буднично. Даже несмотря на то, что там у них в каждом фонаре роутер. Этот занимательный факт немного помог нам простить себя за факап с интернетом на хакатоне.

Шелкография за ночь

К одному из деловых мероприятий мы придумали два вида футболок с разными принтами: серые с надписью «Спикер» — для выступающих лекторов; и фирменного цвета маджента со словом “Team” — для волонтеров и координаторов. Всего 50 штук. Футболки для мероприятия отшивались на заказ — только так мы могли гарантированно попасть в пантон — и цвет вышел точно по брендбуку, чем мы особенно гордились. Все футболки с принтами были готовы только вечером накануне мероприятия — обычно мы берем запас по времени, но в данном случае пришлось на это пойти в условиях ограниченных сроков подготовки мероприятия.

Получив партию футболок, мы увидели все 50 штук со словом «Спикер». Нас подвёл подрядчик — оператор не поменял пленку и прокатал все футболки с одним дизайном. Из-за того, что футболки были редкого цвета и шились на заказ, перепечатать текст на новых было уже нереально. Какие варианты у нас были:

• Предложить всем надеть, что есть — на мероприятии присутствовали бы 50 спикеров из 50 членов команды;

• Предложить команде остаться вообще без футболок — так себе решение;
• Быстро сделать новые футболки для Team, базового белого или черного цвета; Это был бы более-менее выход, но клиенту очень нравились футболки цвета маджента.

Мы решили, что ещё не все потеряно. Поставили клиента в известность, что есть проблема, и мы ее решим к утру. И воспользовались старыми связями. Трубку взял старый приятель и подрядчик Костя — хозяин типографии, согласившийся пустить нас в свою мастерскую и провести с нами ночь в компании термопресса, кофе, Ред Булла и тридцати косячных футболок. Нам предстояло исправить каждую из них: закрыть слово «Спикер» бабблом со словом “Team”. Мы нанесли 8-10 слоев шелкографи на каждую футболку и вышли из типографии рано утром.

В результате получилось симпатично, клиенты остались довольны и никто из получивших футболки не заметил подмены. Не будем врать, что это было легко – но это был шанс проверить, есть ли люди, готовые для нас пожертвовать личным временем, пренебречь стандартными нормами и сроками производства и помочь нам. Оказалось, что они есть.

Инновации вокруг нас. Сколково — мир будущего

Еще одна наша любимая история — про наш форум для компании RRC и ее вендоров, который в марте 2017 года прошел в Инновационном центре «Сколково». Форум был посвящен технологиям будущего — никакая другая площадка так круто не подошла бы под концепт. Во время осмотра площадки мы попали на чужое событие, и увидели, что с коммуникациями настоящая катастрофа — повсюду мотки проводов, удлинители, кустарным образом проведенная коммутация. Такого мы не видели нигде и уж точно не ожидали в Инновационном Центре, поэтому на свое мероприятие захватили с собой специалиста по коммутации (обычно мы возим его в леса и другие малоприспособленные для ивентов места, а тут он пригодился нам в Сколково — и это было неожиданно). Это был немного овер-кост, но зато после этого случая этот специалист всегда с нами, даже если коммутация формально на совести площадки.

Ой, а это не VK Fest?

Когда в 2017 году мы делали наш любимый, открывший долгое классное сотрудничество, форум для компании RRC в музее Эрарта, нас сильно подвел подрядчик по застройке. Утром в день мероприятия нам предстояло смонтировать 8 несложных, но красивых стендов для экспо-зоны (монтаж накануне делать не стали — пришлось бы оплатить дополнительные сутки аренды площадки).

Для доставки и монтажа стендов был приглашён подрядчик по застройке, но в этот день он прекраснодушно отдал лучшие опытные бригады грузчиков и монтажников на VK FEST, проходивший в один день с нами. А к нам отправил команду неопытных юных ребят, которые, кажется, не собирали до этого ничего сложнее табуретки из Икеи.

В итоге сотрудники агентства — менеджеры и команда хелперов — лично застраивали экспо-зону. Мы успели к началу и провели мероприятие, но сразу после этого сильно поругались с подрядчиком — с официальными письмами, штрафами и личными встречами — и прекратили с ним работать на два года.

Удивительно, но спустя два года мы к ним вернулись на новых условиях — теперь у нас особые цены, личный менеджер и лучшие бригады, где мы знаем в лицо монтажников и грузчиков. Так, через кризис, мы вырулили с этим подрядчиком на новый уровень отношений. Всегда бы так.

Кстати, в то же безмятежное утро случилось ещё одна история. Для сцены мы заказали огромные объемные буквы с названием мероприятия — Revolution Forum. Мы распаковали сначала букву K, затем букву T. Затем по очереди наши грузчики достали буквы F,S,E,V. Стало понятно, что из этого ну никак не складывается Revolution Forum. Мы кинулись проверять наш фургон, доставивший декорации - нужные буквы лежали внутри целые и невредимые. Оказалось, что нам по ошибке загрузили до кучи ещё буквы для VK Fest. Несмотря на пожарные условия монтажа проекта, мы по-честному отправили нашего водителя отвезти чужие буквы назад, подрядчику.

Екатеринбург — столица стендов

Екатеринбург. Ельцин Центр. Конференция IT-дистрибьютора в 2018 году.

Восемь компаний-вендоров, и для каждой нужно собрать стенд. Опытным путём мы уже давно нашли лучшее решение для задников стендов — безрамные алюминиевые конструкции с печатью на ткани — они легкие в сборке и круто выглядят, а печать на ткани более чёткая и сочная. В Екатеринбурге точно такие стенды нам предложить никто не смог, мы решили не рисковать и не брать альтернатив, а заказать привычные конструкции у проверенного подрядчика в Петербурге и доставить их в Екатеринбург. Здесь могла бы быть история о том, как стенды не доехали, но нет — доставка РЖД сработала супер, мы подстраховались, взяв время с запасом и ровно за пять дней до проекта груз был в Екатеринбурге. Наш сотрудник принял его, проверил комплектность стендов по коробкам и количество рулонов ткани с печатью и поместил на хранение в небольшой склад, снятый специально для этой цели.

Подстава выяснилась на монтаже, вечером накануне конференции. По комплектам все было в порядке, но не хватало конкретных алюминиевых деталей конструкции для одного стенда. На восемь компаний-участниц мы могли бы собрать только семь стендов. По договору с площадкой, монтаж мы должны были закончить строго до 00:00, итого у нас оставалось 3 часа, чтобы придумать и собрать новый стенд из подручных материалов, причём так, чтобы он не отличался от остальных алюминиевых. Мы стали активно искать тех, кто мог бы за такое короткое время решить эту задачу — в итоге один из наших местных подрядчиков оказался бригадиром строителей, вызвал своих ребят на площадку, одного из них мы отправили в «Леруа Мерлен» и экстренно сколотили деревянный каркас стенда, ничем не отличающийся от остальных. Даже алюминиевые профили прикрепили, чтобы с торцов была незаметна разница. Ровно в 00:10 мы покинули площадку, имея в наличии восемь идентичных стендов.

Мы знали, что отзывчивые и мастеровитые люди есть везде, но найти их так быстро и так легко с ними договориться — отдельное спасибо Екатеринбургу за это!

Дворец и шарики

Наша любимая (и довольно лайтовая, по сравнению с остальными) история про разгулявшихся гостей. Мероприятие в Инженерном замке, Петербург. Музейные залы, всё очень строго — включая время аренды, поведение гостей и условия демонтажа. В финале вечера гости разбрелись и начали отрывать связки шаров от воздушной декорации, которая, по задумке декоратора, словно пузырьки шампанского, эффектно вырывалась из рояля. Шары взмыли под 12-метровый царский потолок. В голове пронеслось по очереди: стремянка, дротик, подождать, пока опустятся. Ни один из вариантов не годился — стремянки такой высоты не существует, дротик может повредить декор потолка, ждать нельзя, завтра музей работает в штатном режиме и продлить аренду невозможно.

Выход нашелся красивый и нежный, как воздушный шарик. Его нам подсказала наша любимая подрядчица по декору. Нужно было всего-то надуть гелием новый шар, обмотать его двусторонним скотчем и пустить под потолок собирать собратьев. Потом этими же шарами мы вручную очистили все залы от конфетти.

Правда, дельный совет. Не благодарите.

Факапы на мероприятиях бывают большие и маленькие, серьезные и дебильные, зависящие от нас или от других. Большинство предотвращается на стадии планирования — «контроль» и «перепроверка» наши любимые слова. А оставшиеся, как правило, можно решить — ночной ли переработкой, привлечением ли дополнительного персонала, выделением ли собственных средств, полезным ли контактом, добрыми ли отношениями с подрядчиками, которые выручат таких симпатичных ребят. Главное, вовремя заметить, что кое-что пошло не так и начать действовать.

Без этих треволнений наша работа, не дай бог, могла бы показаться нам скучной. Как известно, все организаторы давно сидят на адреналиновой игле, готовы ко всему и спят и видят, как бы разрулить очередной кризис.