Проектируем бизнес-процессы правильно - пошаговый алгоритм.

Здравствуйте, меня зовут Александра Гостева и я помогаю предприятиям становиться эффективнее. В прошлых статьях я дала вам план по анализу текущих процессов, сегодня мы доберемся до основного – как правильно проектировать процессы.

В практике и в литературе по процессам я встречала два подхода к проектированию. Опишу оба и потом расскажу, какой из них использую в работе и почему. Но, думаю, это хорошая тема для дискуссии.

Функция в данном случае – это любое действие, которое совершают исполнители. Например, в продажах это – позвонить клиенту, внести клиента в CRM, выслать коммерческое предложение и т.д. Лучше всего на данном этапе концентрироваться именно на функциях, а не на исполнителях, так как в ходе оптимизации возможно будет необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками. И это будет легче делать, если не привязываться изначально к людям.

Итак, те два подхода, о которых я говорила выше.

Первый подход.

Первый подход состоит в том, что после анализа текущего процесса команда анализирует результаты и прорисовывает оптимальный процесс, смотрит, где можно автоматизировать, где можно запараллелить процессы, где перераспределить обязанности между сотрудниками.

После моделирования нового процесса команда сравнивает его с текущим процессом и определяет, какие мероприятия нужно провести, чтобы достичь нового оптимального процесса (прийти из точки А в точку Б). Также смотрят какой будет эффект от внедрения изменений (экономия, увеличение эффективности), что позволит снизить сопротивление при внедрении у сотрудников и убедить руководителей в необходимости данных изменений.

Второй подход.

Суть та же, но немного другая последовательность. После анализа процессов составляется перечень выявленных проблем, и команда обсуждает возможные варианты решения. В ходе этих обсуждений рождается план мероприятий по улучшению процесса и схема оптимального процесса. На мой субъективный взгляд, это более рабочая схема, так, именно обсуждая проблемы и пути их решения, можно придумать более эффективный способ протекания процесса.

В основном в ходе проектирования процессов будет некий симбиоз этих двух подходов.

Сложный термин, который простыми словами обозначает продумать как физически будут выполняться эти операции – вручную, автоматически, и так, и так, кто исполнители, какую инфраструктуру нужно использовать. Степень детализации описания можно выбрать самостоятельно в зависимости от задач - можно укрупненно описать «внести в CRM», можно сделать пошаговый план что-куда нажимать и какие данные вбивать.

Мы этот термин уже рассматривали в прошлых статьях, но на всякий случай приведу пример. Например, закупку до 10 000 руб. исполнитель согласовывает со своим непосредственным руководителем, свыше – с руководителем финансового отдела через процедуру тендера.

Часто бывает ситуация, когда количество бизнес-правил только усложняет процесс, поэтому всегда имейте ввиду, что оптимально будет применение бизнес-правил только там, где это действительно необходимо. Мой любимый девиз «необходимое, но достаточное».

Часто оптимизация процессов предполагает определенную степень автоматизации. Могу дальше больше сказать, что сейчас часто именно желание автоматизировать процессы или внедрить какое-то программное обеспечение приводит компании к анализу и оптимизации процессов. Например, если компания решила внедрить ERP или Битрикс, начать ей придется именно с анализа и оптимизации процессов.

Поэтому, если вы хотите часть действий автоматизировать, необходимо продумать каким способом, с использованием каких программ вы планируете это сделать, чтобы учесть это при разработке процесса.

Перед тем как остановиться на какой-то определенной модели вам нужно ответить на следующие вопросы:

· Какое программное обеспечение наилучшим образом соответствует требованиям процесса?

· Существуют ли какие-либо ограничения в текущей инфраструктуре, которые могут повлиять на разработку модели?

· Какие сроки внедрения?

· Каковы будут последствия внедрения модели для организации?

· Возможно ли поэтапное внедрение модели?

· Каковы затраты на внедрение данной модели?

· Могут ли поставщики помочь с внедрением?

Это тот план, с которым необходимо работать на всем этапе анализа и проектирования процесса, куда должны быть внесены все возникающие в ходе дискуссии проблемы и предложения.

Обязательно после завершения проектирования процесса проверьте, что все вопросы учтены.

Перед тем как внедрить новый процесс в действие, его нужно протестировать, чтобы проверить, что он работает как задумано и выявить возможные проблемы. Проверить процесс можно через имитацию выполнения или опытную эксплуатацию.

Если тестирование прошло удачно, и вы поняли, что новым процессом достигаете поставленных целей, поздравляю! Можно внедрять процесс

Подписывайтесь на мой Телеграм-канал, пишу про процессы и повышение эффективности.

Александра Гостева