Как провести конференцию, чтобы люди не сбежали после первого перерыва
5 важных условий, проверенных на личном опыте
Привет! На связи WE TALK PRO — площадка для всестороннего развития юристов. Мы проводим обучения по рекламному праву и интеллектуальной собственности, онлайн- и офлайн-мероприятия для развития карьеры, строим сообщество рекламных юристов, делимся знаниями и опытом и активно развиваем тему soft skills.
Мы устали от скучных конференций, где единственное, что запоминается, — это долгие доклады и неудобные стулья. Поэтому решили поделиться опытом и рассказать, как сделать конференцию живой и интересной.
Что будет в статье:
Контент
Сердцем любой конференции являются выступления. Всегда полезно поставить себя на место слушателя и посмотреть, интересно ли подан материал, полезен ли он, насколько структурно подана информация и что можно улучшить.
Лучше делиться живыми историями. Теория — это хорошо, но ещё лучше, когда спикер может рассказать, как он лично столкнулся с проблемой и как её решил. Истории о личном опыте проще понять, в них человек сможет узнать себя и свои проблемы.
Юмор в докладе — круто. Не бойтесь быть живыми и использовать юмор, чтобы сделать конференцию интереснее. Смех помогает снять напряжение и лучше усваивать информацию. Ну и мемы воспринимаются проще, чем стена текста.
Понятные презентации. Часто из-за желания дать как можно больше пользы эксперты готовят очень длинные презентации, которые из зала практически невозможно воспринимать. Лучше использовать схемы, графики, списки, картинки. Презентация — это не написанный доклад, а вспомогательный инструмент.
Актуальные темы. Людям интереснее получить информацию по актуальным темам: заранее соберите вопросы и «боли» коллег, чтобы подобрать наиболее подходящие материалы и темы выступлений.
Практические рекомендации. На конференции приходят в основном практики, поэтому, чтобы ваш доклад запомнился, добавьте в него практические рекомендации из своего опыта.
Приглашайте экспертов из разных сфер. Всегда здорово, когда на конференции есть специалисты из разных областей и представители госорганов. На таких конференциях можно получить свежий взгляд на вопросы и услышать о практике из первых рук.
«Важно понимать, для кого мы организуем мероприятие. Это может быть бизнес, обыватели, юристы, теоретики или практики.
Мне интереснее всего делать мероприятие формата «практики для практиков». Мы обсуждаем только конкретные проблемы и способы их решения, спикеры и слушатели прекрасно понимают и дополняют друг друга. Всё, что выходит за рамки этого формата, — лишнее. Оно отнимает время и уменьшает ценность мероприятия».
Организация конференции
Ключевую роль в успехе мероприятия играет то, как организована конференция. Ниже расскажем, как действия организаторов могут сделать опыт участников конференции лучше.
Позаботиться о людях. Как бы банально ни звучало, люди хотят хлеба и зрелищ, а голодный слушатель — недовольный слушатель.
Важно обеспечивать людям комфортные условия: еду, воду, удобные стулья. Это позволит участникам сосредоточиться на докладах и улучшит их общее впечатление от мероприятия. Не забудьте про пакеты участников: блокноты с ручками, памятный мерч, программа.
«Забота о клиентах — самая важная часть организации проекта. Посетители находятся с нами весь день, поэтому важно, чтобы любая их проблема была решена оперативно.
Мы всегда размещаем боксы с важными мелочами: предметы личной гигиены, средства по уходу за одеждой и обувью, нитки, булавки, жвачки и прочие необходимые вещи. Как ни странно, такая мелкая деталь помогает нам наладить контакт с посетителями мероприятий».
Помочь спикерам. Важно до конференции пообщаться со спикерами: рассказать им про аудиторию, тайминг выступления и формат.
Чтобы всё прошло гладко, подготовьте для спикеров памятку с рекомендациями по выступлению и требованиями к презентации. Проведите предварительный звонок со спикерами, чтобы обсудить ключевые вопросы, и заранее получите презентации от выступающих.
Подобрать хорошую команду. На мероприятии должны быть люди, которые смогут помочь спикерам, подскажут, как добраться до нужного зала или решат проблему. Поэтому важно подбирать дружелюбных волонтёров и помощников, которые позаботятся о посетителях, будут проактивными и постараются сделать мероприятие максимально комфортным для всех.
Не секрет, что мероприятия редко проходят без внештатных ситуаций (капризничает техника, опаздывают спикеры, теряются курьеры), и только слаженная эффективная команда может сработать так, что никто из слушателей не заметит маленьких недочётов.
Найти активного модератора. В идеале модератор должен организовать предварительную работу: выстроить план выступлений, просмотреть презентации, дать свои комментарии.
Модератор должен позаботиться о том, как представить спикеров и подсветить их заслуги. Он же подбирает тайминг для докладчиков и может заранее подготовить вопросы.
Если вдруг спикер перенервничал или запутался, модератор должен уметь его поддержать, остановить неудобную дискуссию с аудиторией, задать уместный вопрос по теме.
Устроить фото и видеосъёмку. Позаботьтесь о том, чтобы на мероприятии работали фотографы и видеографы. Так у слушателей останутся приятные воспоминания и им захочется поделиться яркими моментами в своих социальных сетях.
Позаботиться о зрителях на онлайн-конференции. Если мероприятие ещё и транслируется онлайн, нужно заранее настроить хорошее качество звука и картинки. А у слушателей должна быть возможность задавать вопросы.
Ещё можно подготовить для зрителей онлайн-трансляции дополнительные активности во время перерывов: конкурсы, чаты для нетворкинга и т. д.
Соблюдать тайминг. Это король конференций. Каждый из нас наверняка бывал в ситуации, когда задержалась одна утренняя сессия на 10 минут, и дальше как снежный ком едет весь тайминг. Перерывы сокращаются, а ко второй половине дня расхождение с программой может достигать уже часа. Задача организатора — чётко следить за таймингом и настраивать на это всех модераторов.
Нетворкинг
Конференции — прекрасная возможность расширить круг общения. Важно создать комфортную атмосферу, где участники смогут найти единомышленников и завязать новые знакомства.
Слушателям нужно время для отдыха и общения. Выделите время для кофе-брейков и афтепати, чтобы участники могли пообщаться и обменяться контактами. В противном случае часть людей к концу перерыва не вернётся в зал, а продолжит общение в коридоре, потому что им не хватило времени.
Помогайте участникам познакомиться. Организаторы могут знакомить участников между собой и поддерживать неформальную атмосферу. Например, можно раздавать карточки с вопросами, которые участник может задать другому — так будет проще завязать диалог.
На наших конференциях мы выступаем и как организаторы, и как эксперты, поэтому много с кем общаемся. Мы часто становимся связующим звеном между разными посетителями: знакомим людей друг с другом, подсказываем, с кем можно поговорить или кто может помочь с проблемой.
«Я убеждена, что именно организатор отвечает за качественный нетворкинг. Он знает, кто из спонсоров, партнёров, гостей должен прийти на мероприятие, и может заранее продумать, кого и с кем можно познакомить.
Мы помогаем участникам знакомиться и общаться по-разному. Например, можно провести мини-игру и попросить людей сгруппироваться по их индустриям, специализациям или любимым хобби. Так они легче найдут темы для общения. Можно выдать каждому участнику задание при регистрации — найти конкретного человека и познакомиться с ним.
Важно заранее продумывать не только сценарий событий и как в него интегрировать нетворкинг, но и уделить внимание дизайну пространства, продумать, как и где будут передвигаться гости во время сессий и особенно в перерывах».
Оформление и атмосфера
Оформление и атмосфера помогают сделать конференцию интересной. Особенно когда мероприятий много и все они слабо отличаются друг от друга. Когда конференция необычно оформлена, участвовать в ней приятнее и запоминается она надолго.
Не бойтесь оформлять площадку. Подходите творчески даже к самым сложным деловым мероприятиям, неважно, для юристов они или учителей.
Мероприятие всегда можно оформить тематически: подобрать интерьер и мебель в нужных цветах, настроить свет и звук.
Найдите смелые форматы. Конференция не обязательно должна быть стандартной. Мероприятие можно разбавить новыми форматами: провести командное соревнование, разыграть сценку или устроить воркшоп.
«В кино и театре есть термин “четвёртая стена”, обозначающий условную, воображаемую стену, как будто изолирующую зрителей от актёров и сцены. Так почему бы не разрушить эту стену на профессиональных тематических конференциях?
Приёмов для вовлечения аудитории существует масса. Самым простым является формат открытого диалога, но и его можно организовать по-разному.
Для конференций хорошим решением может быть edutainment-формат, когда все слушатели в зале становятся, по сути, спикерами, получая возможность донести своё мнение в нестандартной, иногда даже в игровой форме. Опросы, интерактивные голосования, предложение залу не просто послушать рассказ “о кейсе”, но принять участие в его разрешении или предложить свой — это точно запомнится участникам».
К кейтерингу и бару можно подойти творчески. Например, можно придумать меню, где у каждого блюда будет своё тематическое название. Это точно запомнится всем!
Для нашей прошлогодней конференции мы подготовили уникальное меню коктейлей. Ягодный тини превратился в «Нескучного юриста», а лимончелло шприц — в «Согласую всё!».
Придумайте активности вне выступлений. Конференции, со всеми перерывами и афтепати, могут длиться почти весь день. Чтобы люди не устали, их можно чем-то развлечь.
Например, в прошлом году на нашей конференции появился большая буква W. Любой желающий мог написать на ней фразу, что-то нарисовать или приклеить стикер. Посетители постоянно подходили к букве, оставляли надписи и делали фото.
Ещё одной из активностей были шуточные предсказания на напитках. Участники получили звание «главного ОРДолога страны» и обещание «отсутствия проблем с рекламными материалами».
«Важно создавать на событии пространства, где вашему гостю захочется сфотографироваться и выложить это в соцсети. Например, на b2b-митапе, который мы проводили на “Хлебозаводе”, нам пришла идея арендовать и привезти настоящий шлем космонавта.
Внутрь шлема положили RGB-свет и поставили его на стол перед спикерами. В перерыве все хотели фото в шлеме, а в соцсетях гости начали писать, что у нас был “космический нетворкинг”. К слову, тема космоса — часть айдентики Partisans».
Жизнь после конференции
Конференция закончилась, но общение не должно прекращаться! После завершения мероприятия важно сохранить ту позитивную энергию и знакомства, которые были установлены.
Создайте платформу для дальнейшего общения. Группа в соцсетях, чат, форум — это площадки, где участники смогут общаться друг с другом, задавать вопросы, делиться опытом и оставаться на связи.
Предложите обменяться контактами. Создайте удобный способ для участников получить список контактов.
Не забывайте о слушателях. Презентации, видеозаписи, фотографии — всё это поможет участникам освежить в памяти полученную информацию, поделиться впечатлениями в соцсетях и вернуться к вам и спикерам в будущем.
Это всё?
Нет, мы не только говорим про конференции, но и сами их проводим. В Москве 17 октября состоится наша ежегодная конференция «Рекламное право». Регуляторы, представители крупных рекламодателей, агентств и маркетплейсов будут обсуждать наиболее горячие вопросы рекламного права.
Если вам интересно обсудить последние новости и сложные кейсы из рекламного права, будем рады видеть вас на нашей конференции.
Stay tuned and legal!
Выплачивать за каждые 30 минут нахождения на конференции по 1000-2000 рублей. Контроль по Глонасс, или какую-нибудь тапалку в зале пристроить. Все будут ходить. Идеально.
Также можно ввести систему штрафов за сон во время конференции. Камера покажет , кто отвлекся, и автоматически спишется штраф с карты)))
Вспомнился фильм «Мне бы в небо», где он зарабатывал тем что ездили по стране и один и тот же доклад всем рассказывал раз за разом. И ведь платили ему деньги за такое (В кино) 😁
Вообще хороший контент должен отработать минимум три раза - если аудитории разные, то почему бы и нет )) У нас с коллегой, я помню, была суперская презентация по защите деловой репутации, которую мы раз 6 точно рассказывали на разных площадках (ну, с небольшими обновлениями, но все же 😎)
Мне кажется, неплохо бы готовить спикеров, чтобы они не лажали. Но это уровень расходов, конечно...
Мы считаем, что на этом лучше не экономить, потому что даже если все остальное организовать по высшему разряду, слушатели запомнят скучные доклады :( И есть вполне бюджетные способы – заранее посмотреть презентацию спикера, поделиться обратной связью, созвониться перед мероприятием и более детально обсудить формат и пр.
В целом проще подбирать спикеров с большим опытом выступлений, которых вы лично сами слышали или получали о них хорошие отзывы. В таких случаях риск сильно меньше :) Спикеров с небольшим опытом, действительно, лучше аккуратно и бережно готовить. Но да, вопрос времени, расходов и т.д.