Готовимся к КЭДО: Как внедрить кадровый электронный документооборот, если вы не кадровик?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не просто тренд, это реальная возможность оптимизировать бизнес-процессы и сократить затраты. Сегодня ведущие платформы, такие как Контур, СБИС и Битрикс24, предлагают готовые решения по КЭДО, активно привлекая компании к цифровизации. Но что делать, если вы не кадровик и не знаете, с чего начать?
Мы в ITConstruct прошли через все этапы внедрения КЭДО и готовы рассказать, на что обратить внимание, чтобы переход на электронный формат прошёл гладко и без сюрпризов.
Что такое КЭДО и в чём его особенности?
КЭДО — это электронный документооборот для кадровых документов. Казалось бы, всё просто, но есть одно важное отличие: перейдя на КЭДО, вы не сможете вернуться к бумажному формату. Это не бухгалтерский ЭДО, где можно использовать оба формата одновременно.
Поэтому к внедрению КЭДО нужно подойти с максимальной ответственностью. Ошибки, допущенные на старте, могут обернуться серьёзными проблемами в будущем.
С чего начать внедрение КЭДО?
1. Оцените порядок в кадровых документах
Если ваши документы оформляются "задним числом" или сроки часто нарушаются, то переход на КЭДО только зафиксирует этот бардак. Исправить что-то в электронной системе задним числом уже не получится.
Решение:
Начните с тех документов, с которыми у вас полный порядок. Самые простые (и при этом самые массовые, т.е. дающие максимальный эффект от КЭДО) - это графики отпусков и заявления на отпуск. К тому же они одни из самых коротких по срокам хранения.
В положении о КЭДО пропишите только те форматы документов, управление которыми у вас уже отлажено. Впоследствии вы сможете расширить список через новые редакции положения.
2. Обеспечьте правильное хранение документов
Кадровые документы имеют разные сроки хранения:
Графики отпусков — 3 года.
Заявления на отпуск — 5 лет.
А дополнительные соглашения к трудовым договорам — уже 50 или 75 лет в зависимости от периода делопроизводства.
Важно заранее продумать, как вы будете обеспечивать хранение этих документов. Если вы используете облачное решение, проверьте, есть ли в нём функции резервного копирования и создания архива.
3. Проведите тестирование на пилотной группе
Мы рекомендуем начать с массовых и простых документов, таких как заявления на отпуск.
- Протестируйте процесс на себе и на небольшой группе сотрудников.
- Убедитесь, что весь процесс — от создания документа до выгрузки его печатной копии — работает без сбоев.
КЭДО и бумага: как работать с двумя форматами?
Не забывайте, что переход на КЭДО — это право, а не обязанность сотрудников. Некоторые из них могут предпочесть бумажный формат.
Что делать:
- Разработайте регламент, который учитывает работу с обеими категориями сотрудников.
- Настройте процессы так, чтобы кадровая служба могла обрабатывать документы в двух форматах без дополнительных сложностей.
Итоги: как внедрить КЭДО без ошибок?
Внедрение КЭДО — это не только технический процесс, но и организационная задача. Вот основные шаги:
- Проверьте готовность своих кадровых процессов к переходу на электронный формат.
- Начните с простых и массовых документов, таких как заявления на отпуск, чтобы минимизировать риски.
Организуйте надёжное хранение и архивирование электронных документов.
- Протестируйте все сценарии на пилотной группе сотрудников, чтобы убедиться в корректности процессов.
- Постепенно расширяйте список документов, включённых в КЭДО.
КЭДО — это шаг в будущее, который помогает сэкономить время, деньги и нервы. Но только при условии, что вы подготовитесь к нему заранее.
Если вам нужна помощь с внедрением КЭДО или настройкой системы под ваши процессы, специалисты ITConstruct готовы прийти на помощь. Мы знаем, как сделать переход лёгким, безопасным и выгодным!