Простые бизнес-процессы. Часть 2. Вам поручили "нарисовать" бизнес-процессы отдела. Что надо знать и вам, и руководителю?

Руководитель поручает работу над бизнес-процессами рандомному сотруднику, как нечто простое и очевидное. Если вы такой сотрудник, то ознакомьтесь с базовым перечнем необходимых знаний. А если вы такой руководитель, оцените здраво - в состоянии ли человек это сделать или стоит все же обратиться к профессионалам.

В каждом подразделении, несмотря ни на что, будь то магазин, опытное конструкторское бюро, дизайн-студия, молочный комбинат, строительная фирма, шпалопропиточный завод, колл-центр - неважно! - основная работа любого подразделения каждой компании - это всегда только процесс, а не проект.

Проекты - если и бывают, то не всегда и не у всех, и как правило, это деятельность, направленная на какое-то улучшение. Например, это может быть проект по внедрению процессного управления на предприятии.

1. Бизнес-процессы все равно существуют и работают. Мы их не разрабатываем, а именно что описываем, моделируем, облекаем в физическую оболочку, формализуем. Чтобы с ними можно было работать.

2. Есть понятия 'as is' и 'to be' - соответственно, это начальное (как есть) положение дел и финальное (как должно быть). Иначе говоря, точки А и Б. Начинаем всегда с точки А, и потом, путем оптимизации, приходим в точку Б. Третьего, хотя даже и второго, не дано.

3. У компании есть основные бизнес-процессы и вспомогательные. Основной БП - это то, чем компания зарабатывает, за что ей платят деньги. Например, если компания добывает гравий, то она же его потом продает. Соответственно, вот ее основной БП. Если та же компания вдруг решит параллельно из части добытого гравия делать и продавать фильтры грубой очистки для воды, у нее станет 2 основных БП. При этом, например, мебельная компания, которая делает столы и стулья, имеет только 1 основной БП, потому что это просто "производство мебели".

4. Вспомогательные процессы - это те, за которые заказчик не платит, но компания без них жить не может. Например, клиенту безразлично как у вас дела с налогами, и работу ваших бухгалтеров он оплачивать не намерен, это ваш головняк. Но компания не может существовать без отчетов и налогов. Аналогично, эйчары - клиенту без разницы, лично директор пилит для него стол или какие-то сотрудники, но директору нужен персонал и те, кто его подбирает.

При этом, если вы кадровое агентство, то подбор персонала станет вашим основным БП.

5. Бизнес-процессы - это как папки с файлами. В папке могут быть другие папки и файлы, а в тех папках еще и еще, и так до бесконечности. БП состоит из шагов, но каждый шаг в нем может быть как элементарной единицей, файликом, так и папкой - то есть подпроцессом, который тоже можно раскрыть, расписать, и в нем тоже шаги могут оказаться подпроцессами.

6. При моделировании очень важно постараться отойти от категорий правильно-не правильно. Здесь есть лишь как есть, без прикрас и как должно быть, как нам лучше для работы, как нам удобнее. Каждый бизнес уникален, и всегда есть свои нюансы, специфика. Кроме того, один и тот же БП можно описать по-разному.

7. Есть БП подразделений, которые выполняются только в пределах одного, собственно, подразделения; а есть сквозные, которые проходят через несколько. Основной БП - всегда сквозной.

8. Визуализируйте БП как мясорубку: в нее кладут мясо, лук и специи, потом кто-то нажимает кнопку, и на выходе получается фарш. Он все еще из мяса, но это уже совершенно другой продукт. У каждого БП есть вход и выход, а также исполнитель - тот, кто нажимает кнопку. А еще есть заказчик - тот, кто заберет фарш. И поставщик - тот, кто дает мясо, лук и специи. И не только каждый БП - это такая мясорубка, но и каждый шаг в нем тоже.

9. При описании БП мы используем, скажем так, обычный порядок вещей. Например, если у вас нет доставки, но однажды, под Новый год директор лично доставил заказ одинокому дедушке, в этом случае, доставка частью БП не становится. А вот если вы даете гарантию на свою продукцию, но за 25 лет работы ни одного гарантийного случая не было, то вы большие молодцы. Напишите, как называетесь, и заодно - добавьте в БП шаг "гарантийные обязательства".

10. Да, рекомендуется при записи названий процессов и шагов использовать отглагольные существительные, поскольку они демонстрируют процессность. Например, не просто "оплата заказа", а "получение оплаты". Можно придерживаться такого нейминга, но зачастую он вызывает жаркие дискуссии и потери времени.

11. Однако, стоит придерживаться того, чтобы называть процессы и шаги "от нас". То есть, если клиент нам платит, то мы именно что принимаем оплату.

12. Да, у шага может быть очень много исполнителей, но среди них должен быть только один ответственный. При этом исполнителями могут выступать третьи лица, клиенты, госорганы, но ответственный - всегда наш чувак. С остальных спросу нет.

13. Принцип моделирования БП называется нотацией, их много разных, но наиболее распространенных всего 4, и из них достаточно хорошо знать лишь одну, чтобы идти устраиваться бизнес-аналитиком:

idef0 - нотация не процессная, а функциональная. Неинтересно.

ETC - похожа на алгоритмы, которые рисуют в школе на информатике.

BPMN - та самая, единственная и неповторимая. Самая универсальная, самая распространенная и крутая. А еще сложная, дорогая и непонятная.

SIPOC - то, что никто не воспринимает всерьез, потому что выглядит как обычная таблица, не умеет ветвиться, подходит только для крупного, грубого моделирования. Отлично, дайте дьве!

14. Важно понимать, что стандартизация моделей БП нужна, чтобы специалисты говорили на одном языке и понимали модели друг друга. Однако, если вы делаете это для себя, то кому какая разница, в каком виде вы это сделаете. Лишь бы было удобно и понятно всем участникам.

15. То же самое касается специализированного софта. Есть специальное современное ПО, которое поможет смоделировать БП и автоматизирует работу над ним. Но его тоже надо купить и освоить, а между тем мы говорим по сути о схемах и таблицах. Можно нарисовать хоть в пейнте, хоть в экселе, хоть в Миро, хоть в Дравио, хоть в автокаде. Да хоть на бумажке от руки. Кому. Какая. Разница.

16. Если у вас не международная злая корпорация из тысяч сотрудников, а обычная небольшая компания с 1-2 основными БП и штатом до 100 человек, у вас нет никакой потребности ни в BPMN, ни в специальном софте. Делайте проще и дешевле.

17. Потому что чем меньше компания, тем проще и важнее погрузить в мир БП ее сотрудников. Чем лучше они будут все это понимать, тем лучше будут понимать свою работу и свою нишу в компании. И чем проще нотация, тем проще неспециалисту в ней разобраться. SIPOC сходу прочитает любой человек, а в сложной BPMN еще и не каждый начинающий аналитик разберется.

18. При описании БП следите за тем, чтобы в нем было не очень много шагов, с десяток, плюс-минус 2-3. Если их меньше, получится слишком крупно и непригодно для дальнейшей работы, а если больше - то слишком нагромождено и запутанно. Соответственно, шаги можно укрупнять объединяя, и мельчить, дробя на несколько.

19. При этом желательно стремиться к одному масштабу каждого шага. Если каждый шаг вашего БП - это отдельный БП, это нормально. Если каждый шаг вашего БП - это неделимый дальше элементарный шаг - это нормально. Если у вас от шага к шагу то элементарно, то подпроцесс, то подпроцесс с подпроцессами - это вообще не очень.

20. Начинаем всегда с основного БП компании в его нынешнем состоянии, как есть. Используем нотацию SIPOC, название которой образовано от слов Supplier, Input, Process, Output, Client. Короче говоря, поставщик (продавец мяса), вход (мясо), процесс (мясорубка), выход (фарш), клиент (повар).

21. Но прежде всего, давайте усвоим, что БП - это просто алгоритм работы, и в общем случае, будучи очищенным от доп. информации, он представляет собой не более чем список дел.

А начать желательно вообще с разработки оргструктуры, потом накидать основной БП, и только вслед за этим браться за те БП, что поручил руководитель.

Ну как? А это мы проговорили только самое начало работы, точку А. В следующий раз давайте попробуем накидать основной БП компании.