Топ 8 непозволительных ошибок в организации мероприятий

Привет, это Emodika — маркетплейс онлайн-подарков. Мы часто работаем с ивент-агентствами и знаем, какие ошибки допускают организаторы. Разбираем самые частые и критичные ошибки в организации мероприятий. Зная эти пункты, вы сможете избежать их.

1. Забыть о целях мероприятия

На что направлен фокус мероприятия? Чего вы пытаетесь достичь и как измеряете успех? Это важные вопросы при подготовке любого ивента. Кто-то думает только про получение прибыли, но не только об этом нужно переживать.

Сформулируйте чёткие цели, KPI и составьте общий план. Держите цели на видном месте, чтобы каждое решение принималось с их учетом. Убедитесь, что вся команда знает и разделят их.

2. Пытаться сделать все самостоятельно

Планирование мероприятий — это командная работа. Чтобы завершить дело, нужны отдельные исполнители, подрядчики и рядовые менеджеры. Если вы сами погрузитесь в текучку, с большой вероятностью вы упустите важные организационные задачи. Нанимайте членов команды, которые это понимают, и крепко за них держитесь.

Не стоит экономить на команде — работа с друзьями и по бартеру может обернуться срывом сроков или некачественным выполнением.

Будьте более эффективными: делегируйте задачи, которые не требуют вашего внимания. Сами — занимайтесь важным.

3. Выбрать неудобную площадку

Выбирать площадку с мыслью сэкономить на ней — плохая идея. Главное правило: комфортная площадка — довольные гости.

Большое помещение с небольшим количеством людей может произвести впечатление менее успешного мероприятия. Но это лучше, чем маленький зал, переполненный зрителями. Можно постараться сократить помещение, если гостей окажется меньше. Например, сгруппировать столы, организовать лаунж-зону или место для нетворкинга.

Стоит заранее узнать, можно ли увеличить количество мест, если гостей будет больше ожидаемого. Если вы находитесь на грани вместимости, выбирайте помещение побольше.

4. Не понимать свою аудиторию

Без позиционирования мероприятия есть риск потеряться — для кого делается ивент? Зачем это людям?

Без понимания аудитории вы не сможете предложить подходящий оффер для людей, выбрать подходящих спикеров. Как настраивать рекламу, на кого ориентироваться? Слитый бюджет и нерелевантные гости не нужны ни вам, ни самим гостям.

5. Работать без сметы

Не иметь плана по бюджету — шаг смелый, но в корне неверный.

Важно заранее иметь понимание основных пунктов расходов. Ведь если не иметь ориентир по общей стоимости, очень легко потратить сверх суммы.

Посчитайте возможный доход до мероприятия: какая будет цена билета и сколько гостей ожидается.

6. Ошибиться с датой ивента

При выборе даты мероприятия нужно обязательно учитывать праздники, выходные, рабочее время. Есть ли в ближайшие недели конкурентные ивенты, которые могут увести аудиторию?

Пункт очевидный, но мы бы его не писали, если бы ошибка не была настолько регулярной.

7. Не предлагать дополнительную ценность

Повысить интерес аудитории к мероприятию можно через подарки, бонусы и дополнительные материалы. Послушать интересных спикеров — уже хорошо, но гость будет больше заинтересован при дополнительном оффере.

Подарки — эффективный способ установить контакт с гостями и повысить лояльность. Что дарить на мероприятиях, мы рассказывали в прошлой статье.

8. Не делать постпродакшн

Работа над мероприятием не заканчивается его проведением. После каждого ивента ваши соцсети и сайт должны пестрить фото и видеоотчётами. Пост-релизы в СМИ, работа с партнёрами — неотъемлемая часть после каждого ивента.

При планировании следующих ивентов гораздо проще привлечь аудиторию, если есть наглядные материалы с прошлых событий. А совершить повторную продажу лояльным клиентам в десятки раз проще, чем привлечь новых.

Планирование, добросовестная подготовка, понимание своей аудитории — необходимый минимум при подготовке любого ивента. А ошибки легче не допустить, если о них знать и отработать заранее.