Геймификация внедрения ERP

Какой риск бывает на больших внедрениях, когда необходимо полностью автоматизировать большую компанию или предприятие? Согласитесь, что единственное число в слове "риск" не соотносится с последующим предложением, но да, речь пойдёт только об одном: слабое межфункциональное взаимодействие. Или, другими словами, когда операционный блок не может договориться с производством или финансами и все они не в ладах с продажами и маркетингом. Да, функциональных блоков в компании или группе, может быть не так много, но, даже в небольшой организации, где есть противодействие между складом и бухгалтерией, автоматизация может не сложиться, если их не привести к единогласию.

Более того, зачастую, внедрение становится политическим шагом одного из блоков против другого, что может рождать лоскутность автоматизации, разрывы в процессах, недостоверность данных, рост и сложность интеграций.

На старте одного немаленького внедрения, исполнительный директор предложил достаточно простой вариант, который изложен в книге "Пять пороков команды" (ISBN: 9785001002048), где главная героиня Кэтрин устроила серию выездных семинаров для определения общего вектора движения компании.

Начало такого рода семинаров, как часть проекта внедрения ERP, была положена презентацией на ежегодном собрании по итогам деятельности компании, в которой излагались общие подходы к внедрению, сложности, особенности и шаги внедрения. Материал был подготовлен и представлен профессионалами из большой тройки, но не вызвал широкого ажиотажа среди руководителей, что привело нас к размышлениям о совершенствовании подхода.

В первую очередь, если видна сложность в общении между подразделениями и функциональными блоками, то лучше начать измерять это взаимодействие для определения эффекта на проект. Конечно, если процессы обмена информацией не описаны и не формализованы, то есть сложности в точности измерения. Если измерить сложно, то есть два простых метода:

• целевой опрос сотрудников, задействованных в межфункциональном взаимодействии;

• Измерение среднего времени шагов трёх самых объёмных процессов (например, планирование закупок, снабжение производства, отгрузка готовой продукции).

Во вторую очередь, можно выявить процессы принятия решений в компании, что, зачастую, тоже оказывает влияние на межфункциональное взаимодействие. При наличии серых кардиналов и харизматичных лидеров, это упражнение может быть даже сложнее, чем измерение взаимодействий, но более приоритетно для проекта внедрения ERP.

И в третью, хотя это явно не в рамках этого процесса, но важно, если ещё не определено, то нужно сформулировать цели (или задачи) внедрения ERP. Из них необходимо выявить те, достижение которых напрямую зависит от межфункционального взаимодействия. Например, повышение точности расчёта себестоимости невозможно достичь при сложностях в межфункциональном взаимодействии.

Выявленные результаты необходимо положить в основу для подготовки дальнейших действий по проекту, формированию рабочих групп и даже определению очерёдности внедрения блоков и архитектуры внедряемого решения.

Но вернёмся к семинарам и подобным активностям. Ведь мы ставили задачу про улучшение взаимодействий, а не только понимания и измерения его влияния на проект. И именно очные встречи, отвлечённые от работы, более всего будут способствовать поставленной задаче.

В самом начале проекта и даже до его официального старта, будет полезно проведение той презентации, о которой шла речь выше, а именно с информацией о этапах внедрения ERP, подходах, технологиях, функционала, рисках и сложностях. Однако, эту презентацию будет более эффективно провести с целевой группой, а не со всеми руководителями компании. И данная группа должна выйти из второго пункта, где были определены пути принятия решений. Ведь именно от понимания зачем и для чего внедряется ERP в их сознании будет влиять на конечный результат. Именно от них надо будет собрать обратную связь и даже скорректировать сам проект, если обратная связь будет негативной.

На этапе запуска проекта лучше провести семинар в обычном формате тим билдинга, со смешенными командами между функциональными блоками. Как содержательную часть, необходимо повторить семинар о общих подходах, но сделать больше акцента на первой стадии проекта внедрения: сбор требований, прояснение бизнес процессов, важности НСИ и прочее, в зависимости от плана внедрения контрактного решения.

Этот семинар уже надо завершать не просто сбором обратной связи, а тестированием и подготовкой статистики по вовлечённости и пониманию проекта внедрения.

Следующий семинар, в зависимости от плана внедрения, лучше всего проводить когда внедряются модули по взаимодействию подразделений в системе. Но, не там, где есть согласование документов или похожие действия, а там, где данные от действий одного функционального блока используются другим. На этом этапе лучше всего будет провести бизнес игру, например: Beer Game или The Fresh Connection от MIT, а так же аналогичные "бизнес - симуляторы". Эти игры, отвлечённо от бизнеса компании, системы, существующих процессов, позволят почувствовать командам, насколько их действия влияют на действия других и общий результат. Такого рода игры можно проводить несколько раз, на разных этапах внедрения проекта.

Для большего приближения внедрения к игре, все события хорошо подкреплять очками и общей картой прохождения с достижением определённых уровней и победой над боссами через общий итог набора очков. Но не стоит забывать привязывать это к общей мотивации по проекту, не отрывая от важных шагов и этапов внедрения ERP.

Если очки будут не абстрактными кристаллами / монетами / конфетами, а связана с выпускаемой или продаваемой продукцией компании, то пользователям будет более приятно собирать и преумножать их.

Отдали пользователи требования к очередному блоку - получили свои очки, а если требования были детальными и сразу прошли согласования, то добавляем бонусы. Смогли все подразделения описать и нормализовать НСИ собрав определённое количество очков за каждый документ - прошли уровень и победили боса.

Конечно, многие будут относиться к такому подходу предвзято и заявлять, что он не серьёзен или называть его "кринжовым". Впрочем, другие будут заявлять, что отчёты по проекту слишком скучные и не относиться к их непосредственной деятельности. При любом подходе найдутся противники, но насколько именно Вам подходит такой игровой подход к внедрению ERP?

Подписывайтесь на канал: