Правила этикета из видеоконфереций пора вводить и в обычных офисах
Например, слово «продолжайте» и возможность делать несколько дел одновременно сильно помогут совещаниям, считает журналист Zapier Джастин Пот.
2020 год, возможно, навсегда изменил мир: миллионы людей впервые перешли на удалёнку и поняли, чем она отличается от работы в офисе. Джастин Пот из Zapier работает дистанционно с 2009 года — за это время он анализировал негласные правила этикета во время видеоконференций.
По его мнению, некоторые из них можно использовать в офисе — и это поможет улучшить работу компаний.
Использовать слово «продолжайте», чтобы не перебивать друг друга
При видеозвонках неизбежна задержка между моментами, когда человек начинает говорить и когда его слышат остальные. В результате люди часто непреднамеренно перебивают друг друга. Пот заметил, что из-за этого в онлайн-конференциях развился импровизированный этикет. Это выглядит так:
- Люди начинают говорить одновременно.
- Через секунду они это замечают и прекращают говорить.
- Один говорит другому «продолжайте».
- Тот продолжает говорить.
- Высказавшись, он спрашивает другого, что тот хотел сказать.
Бывает немного иначе: иногда один человек следит за тем, чтобы каждый получил возможность высказаться по очереди. Тем не менее, схема довольно последовательная и работает эффективно, пишет Пот.
По наблюдениям Джастина, во время личных встреч люди не обращают внимание на такие моменты. Когда два человека начинают говорить одновременно, один из них обычно игнорирует это и продолжает говорить, а другому приходится замолчать.
В реальной жизни, конечно, нет лагов, но я считаю, что эту привычку нужно сохранить. Важно делать все возможное, чтобы позволить другим людям высказаться, поэтому нужно следить за тем, чтобы все были услышаны.
Запланировать время для общения
В начале каждой видеоконференции бывает неловкий перерыв в течение пары минут, когда все пытаются войти в систему или выяснить, почему у них не работает микрофон.
В Zapier, где работает Пот, сотрудники обычно начинают онлайн-встречу через несколько минут после подключения всех сотрудников к платформе. Это время они посвещают неформальному общению. Команда Zapier по контент-маркетингу даже планирует дополнительную беседу после ежемесячных встреч, чтобы все могли спокойно пообщаться.
За последний год люди поняли, как тяжело чувствовать себя отрезанными от социума. Поэтому несколько минут запланированного общения — это хороший способ добавить немного человечности в виртуальную рабочую среду.
Организации могут вводить похожий формат в офисные встречи, считает он. Можно попросить людей приходить на собрание на несколько минут раньше, или ввести в распорядок дня время для небольшой беседы.
Сохранить многозадачность
Одно из главных преимуществ удалённой работы, по мнению Джастина, — возможность выполнять несколько задач одновременно во время видеоконференций.
На самом деле большинство конференций не требуют моего полного внимания. Поэтому я часто включаю их фоном и одновременно работаю над чем-то ещё. Иногда я начинаю слушать презентацию и понимаю, что информация мне интересна и актуальна — тогда я откладываю другие дела и концентрируюсь. У меня есть этот выбор только благодаря опции многозадачности.
Пот считает, что компаниям следует попытаться сохранить многозадачность и в офисе. Например, разрешить сотрудникам не всегда участвовать в разговоре и работать на своих ноутбуках во время конференций. Это поможет людям оставаться вовлечёнными в рабочий процесс, не перегружая своё расписание.
Но для этого нужно доверие: менеджерам придётся поверить сотрудникам на слово, что те работают над рабочими задачами, а не листают Facebook.
Уменьшить количество встреч
На удалёнке компании обычно проводят меньше совещаний. Научиться работать по отдельности, а не только во время совместных конференций — важный навык для дистанционной работы.
К примеру, одна команда в Zapier заменила короткие ежедневные встречи автоматизированным тредом Slack. Таким образом они достигают того же результата, но за гораздо меньшее время, пишет Пот.
Совещания могут занимать много времени, поэтому стоит подумать, насколько они целесообразны, и можно ли выполнить какие-то задачи без них.
Ещё нужна возможность сидеть за реальным столом переговоров в трусах
"Люди начинают говорить одновременно.
Через секунду они это замечают и прекращают говорить.
Один говорит другому «продолжайте».
Тот продолжает говорить.
Высказавшись, он спрашивает другого, что тот хотел сказать."
Я так всегда делал и в живом общении :) Не думаю, что это изобретение Зум-эпохи
из всего этикета:
• купите/сделайте качественный микрофон, а не то говно, что продается в гарнитурах
• выведите уровни звука, в том числе, чтобы вы сами себя слышали в наушниках, это позволит понимать уровень вашей речи.
• настройте свет и вид
• не брякайте и не стучите во время разговора, закончили разговор включайте мьют.
поспорила бы про многозадачность, переключаясь на другое во время созвона - теряешь нить разговора, рискуешь пропустить что-то.
Все описанные неудобства в созвонах неимоверно бесят. Особенно это " а меня слышно?", "ты лагаешь и рассыпаешься", и.т.д.
Находятся долбоебы, которые с диким шумом и лагами пытаются подключиться в разговор с улицы.
Личная встреча в офисе - куда лучше.
Первое и единственное правило - всем включать видео!! Сразу все вопросы отпадут)
Ни за что не включил бы видео из дома, так как у меня нет отдельного кабинета в красивом икеевском дизайне. А показывать интерьер однушки с ремонтом начала нулевых зашкварно.