Когда проводить стратегическую сессию: ТОП-3 месяца в году для идеальной стратсессии

Какие три месяца лучше всего подходят для стратегической сессии? И почему правильный выбор времени может кардинально изменить её результативность? В статье прохожу по всем месяцам года и показываю, когда проводить годовую и полугодовую стратсессию и когда начинать к ним готовиться.

Обсуждая проведение стратегических сессий с собственниками, поймал себя на том, что они очень странно выбирают время их проведения. Как правило, это выглядит как «надо провести вот прям сейчас!». А почему именно сейчас? Самые распространённые ответы: «Ну потому что давно не проводили» и «потому что что-то случилось».

Ко второму ответу вопросов нет. Такие сессии часто называют «проблемными»: задача команды обсудить влияние какого-то события на компанию, бизнес, принятую стратегию и обсудить, что нужно предпринять в связи с этим событием. Такая сессия готовится достаточно оперативно, можно уложиться в 3-5 дней, если у вас есть проверенный модератор.

Но проводить страт сессию сейчас «… потому что давно не проводили» так себе идея. Хотя стоп! Конечно, это точно лучше, чем её не проводить совсем. Но не всегда «прям сейчас» лучшее время.

Почему так?

Во-первых, для классической стратегической сессии, на которой разрабатывается или корректируется стратегия компании, нужна подготовка. Причём не только самого мероприятия (сессии), но и данных, аналитики по компании, по рынку, возможно, поиск экспертов. И сделать это качественно в течение, скажем, недели невозможно.

Во-вторых, нужно подготовить команду. Я знаю единицы компаний среднего бизнеса, которые проводят страт сессии системно и у которых сессии являются частью плана годовых мероприятий. Остальные же используют этот инструмент нерегулярно, и если страт сессия не является привычным для ТОПов инструментом, то нужно время, чтобы ввести их в курс дела.

Выбор оптимального времени для проведения стратегической сессии это важный фактор, влияющий на эффективность стратегического планирования в компании.

Рассмотрим подробнее каждую из 12 частей года применительно к «плановой» стратегической сессии.

С новым годо-о-ом!!! Ну кто же в январе работает и тем более решает важные вопросы?))

Планы и проекты на год уже есть (ну, по-разному бывает, но в большинстве случаев это так), пересматривать их рано, так как их ещё не успели ни забыть, ни зафакапить.

В феврале-марте обычно появляются результаты года, позволяющие оценить эффективность текущей стратегии, и вот их уже стоит обсуждать на стратсессии. Но проводить её ещё рано.

Завершение первого квартала. Результаты года уже точно есть, да и март заканчивает первый квартал.

Если (спойлер) годовая страт сессия проводилась в октябре-ноябре, то самое время начать готовить промежуточную страт сессию для оценки этих результатов и корректировки стратегии, планов, проектов. Учитывая, что подготовка сессии в спокойном режиме занимает 3-4 недели, март идеальный месяц для определения даты сессии и начала её подготовки.

Минул первый квартал. С годовой страт сессии прошло 4-6 месяцев, сессия готовится с марта, и апрель идеальное время для промежуточной полугодовой однодневной стратегической сессии.

Её главная цель: проанализировать выполнение принятой ранее стратегии, понять, произошли ли какие-либо изменения во внешней среде, и при необходимости уточнить или скорректировать планы. При существенных изменениях компании обычно могут заметно скорректировать саму стратегию и стратегические цели.

Праздники и длинные выходные. Первой половины месяца не существует в части плотной работы. Середина 2 квартала: первый давно прошёл, второй ещё не закончился. Без крайней необходимости странно планировать на май страт сессию.

Яхта. Парус. Лето. Отпуск. Конечно, не январь, и можно найти день-два для страт сессии, чтобы ключевые члены команды были на работе. Но тут появляются не совсем очевидные артефакты.

Как правило, по итогам страт сессии у ТОПов возникают задачи типа сформировать или скорректировать планы подразделений, функциональные стратегии (у кого таковые имеются), оцифровать принятые решения и посчитать бюджеты для их реализации. То есть довести принятые решения «до ума», чтобы далее их успешно реализовывать.

Так вот, из трёх компаний, в которых в июне проводил стратегические сессии, на сей день только одна полностью справилась с этой задачей, а уже сентябрь начинает заканчиваться. То ТОПы по очереди в отпуск ходят, то ключевые сотрудники, а те, кто не в отпуске, тащат операционку за отпускников. Вот и нет времени на «важное, не срочное».

В общем, лето подходит для проведения страт сессии, но, как говорится, есть нюансы.

Возвращение к активной работе. Начало делового сезона. В самых системных компаниях начинается планирование на следующий год, но таких компаний как краснокнижных уссурийских тигров, поэтому оставим их в покое и будем ориентироваться на среднерыночный уровень раздолбайства системности нашего бизнеса.

Так вот, сентябрь идеальный месяц для начала планирования годовой стратегической сессии:

Конечно же, в сентябре у нас не дошли руки до того, чтобы начать подготовку. Многие нормальные модераторы страт сессий уже расписаны до ноября, но пока не все. Цены на проведение сессий заметно выросли, особенно если «надо оперативно провести сессию на следующей неделе!».

Но ещё октябрь, ещё не поздно! Если в начале месяца заморочиться, то вполне можно сессию организовать. А ноябрь уйдёт на сборку планов на следующий год по итогам сессии.

(Опять же, «уссурийские тигры» уже давно определились с датой и модератором и, как правило, во второй половине октября проводят подготовленную двухдневную страт сессию.)

Ещё же не поздно!?!

Нет, не поздно. Но работа по итогам страт сессии наложится на декабрь, который, как правило, достаточно активный в части операционки. Или перенесётся на январь, что, конечно, не критично, но не то чтобы желательно.

(Малочисленная «группа в полосатых купальниках» завершает подготовку бюджетов и планов на следующий год и проводит их защиту и утверждение.)

С наступающим!!! Дзынь! Страт сессия? В декабре?? Ну только после 18.00 и с шампанским.

Ну, конечно, так себе месяц.

В идеале компаниям хорошо бы проводить 2 плановые страт сессии:

На подготовку страт сессии должно уходить 3-4 недели, так что стоит её планировать заранее. Как не слить её результаты, писал тут.

И помните: хоть опытный модератор и важный фактор успешности страт сессии (что требуется от модератора, см. тут), но главное всё же руководитель и команда, которая будет реализовывать принятые на сессии решения.

В какой месяц лучше проводить годовую стратегическую сессию?

Годовую (основную) двухдневную стратсессию лучше проводить в октябре-ноябре, а начинать её планировать в сентябре.

Когда проводить промежуточную стратсессию?

Полугодовую однодневную сессию хорошо проводить в марте-апреле: начать подготовку в марте, провести в апреле, когда с годовой сессии прошло 4-6 месяцев.

Сколько времени нужно на подготовку стратегической сессии?

Плановую сессию в спокойном режиме готовят 3-4 недели. Проблемную сессию, когда что-то случилось, можно подготовить за 3-5 дней, если есть проверенный модератор.

Можно ли проводить стратсессию летом?

Можно, но из-за отпусков ТОПы и ключевые сотрудники часто не успевают довести решения сессии «до ума»: из трёх компаний, где я проводил сессии в июне, к сентябрю с этим полностью справилась только одна.

* * *

Более подробно про процесс подготовки и проведения стратегических сессий читайте по ссылке.