Как не разориться на бэк-офисе микро- и малому бизнесу

Про бэк-офис предпринимателям все понятно ровно до того момента, как они начинают его выстраивать в собственном бизнесе. Проблем несколько: нужны нормальные специалисты и удобное ПО, которое нужно настроить под свои бизнес-процессы. Ну и на все это нужны деньги и время. Поэтому мы решили еще раз напомнить, что такое бэк-офис, зачем он и каким бывает. А в конце расскажем, какое решение мы предлагаем клиентам и почему оно подходит микро- и малому бизнесу.

Бэк-офис — это внутренние органы компании, которые помогают бизнесу нормально развиваться. Клиентам работа бэк-офиса обычно не видна, но они сразу ощутят, если там произойдет сбой.

Сотрудники бэк-офиса могут заниматься административными вещами: составлять договоры, проводить закупки, оформлять сотрудников, составлять отчетность, начислять зарплаты и проводить финансовые операции. И могут отвечать за техническую составляющую: учетные системы и ЭДО, работу клиентских сервисов, чатов и приложений.

То есть обычно бэк-офис состоит из техподдержки, бухгалтеров, кадровиков и специалистов по зарплате, финансовых директоров, экономистов, юристов, статистов, колл-центра, службы безопасности, секретарей, ассистентов, а также руководителей складов, доставки и прочего — набор специалистов у каждой компании будет свой.

Обычно пишут, что бэк-офис поддерживает репутацию компании в условиях жесткой конкуренции, придумывает методы экономии и управляет рисками.

Нам нравится вот такое джедайское определение: бэк-офис поддерживает жизненную силу каждого бизнеса. А хорошо выстроенный бэк-офис позволяет собственнику заниматься стратегическим развитием своего дела, а не той же бухгалтерией.

Если упрощать, выглядит это так: вы думаете, где брать клиентов и как развивать продукт, как организовать продажи и маркетинг, как найти надежных поставщиков и какой товар закупить. А бэк-офис думает:

• как учесть всё, что вы купили или продали, и как учесть то, что не продали,
• какие условия прописать в договоре поставки и как оформить приемку товара,
• по какой форме отчитаться и как рассчитать сумму налога,
• сколько заработает компания от реализации товара или сколько безопасно потратить на закупку оборудования,
• хватит ли денег, чтобы заплатить сотрудникам или за кредит,
• сколько денег можно вывести, чтобы не разорить свою же компанию.

В банке бэк-офис будет заниматься еще и клирингом. В торговле — всем, что связано с товарами: приход и отпуск, списание и перемещение, переоценка и возврат, инвентаризация и внесение изменений в номенклатуру. В общепите — тоже товарно-складским учетом, а также контролем качества и санитарной безопасностью.

Конечно, это лишь малая часть задач, которыми занимается бэк-офис, но для примера вполне наглядно.

При слове «бэк-офис» представляется что-то технологичное, работающее как часы. Иногда компаниям это удается, и такие истории нас очень вдохновляют. Кстати, расскажите в комментариях, какой у вас бэк-офис и как он работает.

Но бывает, что бэк-офис — это полный хаос, когда у компании много специалистов и IT-решений, но все это больше похоже на винегрет, чем на часовой механизм. Работа отделов друг с другом не согласована, цифры криво переносятся из разных учетных программ в другие, IT-решения не синхронизированы друг с другом. В итоге неэффективно и дорого.

Полностью автоматизировать бэк-офис очень сложно и вряд ли получится. Ту же первичку (договоры, акты, счета-фактуры и прочее) сервисы распознают только на 80%. А если вы приучили подрядчиков отправлять вам сканы по Whatsapp, эти документы ни один сервис распознать не сможет, потому что мессенджер сильно съедает качество файлов. Знаем, сами сталкивались. Плюс сам сервис еще нужно связать с 1С, ЭДО, ЭЦП и учетными программами, которые есть в компании.

Если крупные компании могут нанять управленцев, которые наведут порядок в работе сотрудников, и разработчиков, которые смогут связать ПО между собой, то небольшому бизнесу это не по карману. Давайте посчитаем, кто в идеале нужен бэк-офису и для чего (цены взяли ооочень средние):

1. Эксперт по налоговому и бухгалтерскому учёту, который будет учитывать жизнь предприятия и следить за налоговой динамикой — 80 000 руб. в месяц

2. Финансовый директор или экономист, который мониторит эффективность бизнеса и показывает, сколько денег вы заработали, считает вашу unit-экономику — 100 000 руб в месяц.

3. Юрист, который грамотно составит договоры, соглашения и прочее и сделает так, чтобы эти договоры работали на вас — 80 000 руб в месяц.

4. Специалист техподдержки, который настроит под вас учетные программы — 100 000 руб в месяц.

5. Специалист по первичным документам, который будет учитывать всю первичку от поставщиков, покупателей и других контрагентов — 60 000 руб в месяц.

6. Специалист по расчету зарплаты, который занимается всеми выплатами сотрудникам — 80 000 руб в месяц.

7. Кадровик, который занимается документооборотом и знает не только, как вести кадровый учет, но и как правильно составить трудовой договор, чтобы защитить вашу компанию от нечистых на руку сотрудников — 80 000 руб в месяц.

Получается, если полноценно каждую функцию закрепить за отдельным человеком, бизнесу нужно 7 экспертов, не считая помощников, ассистентов и других младших сотрудников. Фонд оплаты труда такой команды в Москве — около миллиона рублей, а в регионах — не менее 400 тыс. рублей.

Вот и получается, что нормально вести учет всей деятельности микро- и малому бизнесу, дорого. Поэтому компании ведут учет по остаточному принципу, распределяя задачи на тех специалистов, которые у них есть. В итоге, получают кривой управленческий учет — из которого непонятно, сколько компания зарабатывает и какие есть убытки. А также кривой налоговый и бухучет — который откроет ФНС возможности оштрафовать вас или доначислить налоги за малейший недочет.

Статей с советами, как выстроить бэк-офис, много. Мы не хотим углубляться в теорию, поэтому просто возьмем наш продукт и на нем покажем, как у небольшой компании может быть технологичный бэк-офис с опытными экспертами не за миллион в месяц, а за 20 тысяч рублей.

Вот мы называемся Первой Экспертной Бухгалтерией (ПЭБ), но мы не только про отчеты и бумажки. Клиентам одной бухгалтерии мало, чтобы быть уверенными, что с их бизнесом все нормально. Потому что в реальности ни один нормальный предприниматель не хочет «грамотный учет» или «правильную бухгалтерию» — он просто хочет вообще об этом не думать.

Мы увидели, что клиенты к нам приходят не с проблемами в учете в плане цифр, хотя и они тоже есть. А с тем, что они используют много всяких сервисов, которые обещали им автоматизировать все на свете. Но в реальности сервисы заточены под конкретную задачу или участок. И как все это увязать в одну систему, предпринимателю не понятно: как связать складской учет и чеки в ОФД, таблички в гугл-доке и CRM, битрикс и разные виды 1С. А еще как настроить ЭДО и ко всему привязать электронную подпись. В общем, предприниматель еще больше закапывается в эти проблемы.

Мы как раз делаем так, чтобы собственник вышел из бэк-офиса и занимался бизнесом.

✔ Во-первых, даем клиенту команду из 10 человек, в которую подбираем специалистов с необходимым опытом: знание отрасли, специфики работы бизнеса, особенности конкретной системы налогообложения и прочее. И смотрим, чтобы тот же главбух подходил клиенту по темпераменту, иначе нормального общения не получится.

Ядро команды: главбух и бухгалтер по первичке, финдиректор и налоговый консультант, юрист и аудитор, а также бизнес-ассистент, который общается с бухгалтерами, собирает первичку и даже дебиторку с контрагентов клиента. Если у клиента в штате сотрудники, добавляем еще двоих — эксперта по кадровому делопроизводству и специалиста по зарплате. Десятый человек — это специалист по 1С.

✔ Во-вторых, полностью выстраиваем IT-архитектуру для клиента — для этого мы создали мощный блок техподдержки и разработали ту самую единую платформу, которая связывает все программы и сервисы, которыми пользуется клиент. И позволяет добавить новые или изменить архитектуру без перезагрузки всей системы. Если интересно, как мы это сделали — дайте знать в комментариях, сделаем отдельный материал.

Почему это стоит не миллион в месяц? Потому что вы платите за услугу, а не за рабочее время специалистов, ведь мы — аутсорсинг. И вот еще почему:

• Не все специалисты вам нужны на постоянной основе. Например, аудитор будет проводить чек-ап вашего учета раз в квартал, а к налоговому консультанту вы обратитесь раз в полгода — это мы тоже учитываем в тарифах.
• У нас есть готовая технологическая платформа, которую мы подстраиваем под ваш бизнес — то есть мы не делаем все с нуля.
• У нас рутинные задачи автоматизированы. Специалисты берутся за те, где нужно человеческое прикосновение в виде экспертизы, опыта, таланта и смекалки — то есть нагрузка распределена.
• Ну и у нас не один клиент, а 499, поэтому у нас доступные тарифы, с которыми можно поиграться на этом калькуляторе. Сразу скажем, что у нас нет ситуаций, как в стандартном аутсорсинге, когда на одном несчастном сотруднике по 20 компаний. У нас работа устроена иначе: сотрудники работают в командах, плюс роботы, плюс платформа.

Если вы готовы стать нашим юбилейным 500 клиентом — оставьте заявку, мы вам перезвоним и все обсудим. А потом побежим за бутылочкой игристого (или за пятизвездочным), чтобы отметить это событие:)