Рассказываем, как безболезненно перевести документооборот в электронный вид.
Популярность бумажных писем падает с каждым годом. Так, в 2017 г. Почта России доставила 652 млн писем, в 2018 г. – 603 млн, в 2019 г. – 540 млн, в 2020 г. – 500 млн. Переписка перетекает в цифровой формат: например, в 2021 г. клиенты получили на 120% больше электронных заказных писем, чем в 2019 г.
Для личного общения бумажные письма, за редким исключением, уже не нужны, ведь есть десятки способов написать родственникам или друзьям онлайн. Такую корреспонденцию в основном отправляют и принимают государственные органы и коммерческие компании. Каждый раз это траты: на распечатку, конверты и марки. Но их можно снизить, отправляя электронные заказные письма — с точки зрения закона, они так же юридически значимы, как и бумажные. Рассказываем, как это работает.
Электронное письмо может быть так же юридически значимо, как и бумажное?
Документ, содержащийся в электронном письме, подписывается или усиленной квалифицированной электронной подписью, или простой электронной подписью ЕСИА (Единой системы идентификации и аутентификации). По российским законам, это приравнивает его по значимости к бумажному. Такие письма принимают и в судах. Более того, сами суды тоже их отправляют.
Сколько можно сэкономить, отказавшись от бумажных заказных писем?
Каждое электронное заказное письмо обойдётся на 15 рублей дешевле обычного.
Подключить электронные заказные письма — это сложно?
Нет. Понадобится подтверждённая учётная запись на Госуслугах — авторизуйтесь с ней на сайте Почты, добавьте все физические адреса, на которые вам могут приходить бумажная корреспонденция. Укажите адрес электронной почты и номер телефона, на которые будут приходить уведомления о новых письмах и сохраните настройки.
Я подключил(а) услугу, но письма в мой адрес всё равно приходят на бумаге — почему?
Так бывает в трёх случаях:
- В личном кабинете вы указали свой физический адрес с ошибкой или не сделали этого вовсе
- У отправителя не подключена услуга электронных заказных писем
- Отправитель некорректно указал ваш адрес или ФИО
Безопасно ли пересылать документы в электронном виде?
Да. Электронные заказные письма идут по безопасным каналам, вся информация остаётся конфиденциальной.
Что делать, если мне понадобится предъявить оригинал письма — например, в суде?
После отправки электронное письмо и данные о нём (ФИО получателя-физлица или наименование организации и адрес) сохраняются в системе Почты России. Письма хранятся на защищённых серверах. Отправитель или адресат могут предоставить доступ к электронному оригиналу письма третьим лица с помощью функции «Поделиться» — способ можно использовать и в суде.
Как быть с отчётностью?
Квитанции и список принятых отправлений за любой период можно найти в личном кабинете.
А если мне нужно разослать много писем сразу?
Это не проблема. Вы можете направить письмо с одинаковым содержимым по нескольким адресам. Каждый адресат получит только свой экземпляр, а про другие не узнает. Лимит — до 30 получателей одного письма.
Сервис справляется с большими нагрузками — это показывают примеры компаний, которые уже им пользуются. В частности, с 2020 года «Альфа-Страхование» отправляет все заказные письма в электронном виде. Также к сервису подключаются и государственные органы — например, все региональные управления ГИБДД отправляют онлайн заказные письма с сообщениями о штрафах.
Как я узнаю, что адресат получил моё письмо?
Почта России позволяет бесплатно выгрузить данные о вручении (или возврате) заказного письма, подписанные квалифицированной электронной подписью. А если требуется скан расписки в получении письма – можно подключить электронное уведомление о вручении. Это цифровой аналог бумажного уведомления.
Узнать больше об услуге электронных заказных писем вы можете на сайте Почты России.
Пользуюсь сервисом почти с самого старта. Сильно упрощает уведомление.
С 2020 года много что поменялось, увеличили число распечатываемых страниц с 5 до 19, центры печати появились в крупных городах.
Интерфейса улучшился значительно.
Чего реально не хватает так это адресной книги. И сканирования входящей корреспонденции во всех регионах.
Но с другой стороны, если говорит о системе как о сервисе. Полагаю что нужно добиваться создания цифровых государственных электронных ящиков которые будут значится в ЕГРЮЛ и у каждого физического лица.
По примеру ИНН@pochta.ru или ИНН@nalog.ru и иные варианты
p.s В статье есть прям жирная реклама про отчётность. Выгрузка реестра чеков появилась совсем недавно.
Если делать ИНН@nalog.ru - то дать возможность запретить входящие письма, кроме тех, которые идут с гос.доменов - от государства и от фирм/граждан с аналогичных ящиков (вроде ИНН@nalog.ru).
А то дико заспамят в первые же дни раздачи ящиков.
"Популярность бумажных писем падает с каждым годом. Так, в 2017 г. Почта России доставила 652 млн писем, в 2018 г. – 603 млн, в 2019 г. – 540 млн, в 2020 г. – 500 млн. Переписка перетекает в цифровой формат: например, в 2021 г. клиенты получили на 120% больше электронных заказных писем, чем в 2019 г. "
Аналитика уровня ПР !!!
Утверждение "Популярность бумажных писем падает" следует из того что ПР доставляет их меньше год от года.
А вариант, что падает популярность канала доставки бумажных писем ПР не рассматривается?
Последние лет 20 почта последовательно теряет свою монополию на доставку и способствует тому как высокая стоимость услуг так и далеко не идеальная логистика.
Если основная масса твоих клиентов находится в пределах одной локации (город, например) и есть интенсивный документооборот, то часто дешевле нанять курьера, чем пользоваться почтой.
да, из Ростова-на-Дону в Москву мы в прошлом году вообще отправляли важные письма с рейсовым автобусом. половина суток - и письмо доставлено. Автопочта)
У РЖД есть сервис отправки прямо на вокзале. Тоже неплохо и быстро + опечатано.
Я вижу шикарный вариант для депонирования объектов интеллектуальной собственности.
Пробовал отправлять пару раз и у меня не получалось загрузить документы. Там какие-то явно устаревшие и крайне неактуальные требования типа формат и размер файла. В общем, эта услуга реализована крайне плохо. Быстрее на почту сходить, чем ковыряться в вашей форме отправки письма
Каждое письмо обойдётся на 18 рублей дешевле, если вы перестанете, сука, брать по 18 рублей за "наклеивание марок". Ъуъ!
Так не пользуйся языком на аутсорсе 😄
Просто сам оближи да прилепи 🙄
Марки самоклеющиеся...
Кто-нибудь может поделиться опытом пользования такой услугой?
Да, больше 500 писем с 2020 года направил через сервис. Вполне рабочий вариант.
Спасибо)
Да, подключил - все так же продолжаю получать бумажные письма😀
А если серьезно, реально удобно, просто мало кто еще подключен к сервису. Например, суды не все подключены к нему. Хотел воспользоваться, но пришлось на бумаге в итоге отправлять.
А те у кого подключен сервис - просто супер. Все доходит четко, очень удобно👍🏻
аправляю в Ваш адрес требование по содействию в организации розыска посылок, отправленных в мой адрес из городов Армавир и Москва
1. Трек номер 80514380825666
2. Трек номер 80081380626673
Указанные посылки уже неделю «зависли» в сортировочном пункте 102100. (Москва, Ярославский вокзал)
По многочисленным отзывам в сети Интернет, на форумах и официальном сайте Почта России, на данном сортировочном пункте посылки находятся по несколько недель. Клиенты пишут жалобы в Ваш адрес, но работа этого сортировочного пункта так и не налажена, жалобы не действуют!!! Делаю вывод о низкой клиентоориентированности, о нежелании решать проблему с указанным сортировочным пунктом.
Мои посылки находятся в этом пункте неделю. В них находятся важные отправления, которые должны прийти в нужный, регламентированный срок. От этого зависит моя работа и, как следствие, мой заработок.
По статистическим данным, опубликованным на официальном сайте https://vc.ru/pochta/574340-kak-izmenilas-pochta-rossii-za-2022-god вы позиционируете себя, как организацию, заботящуюся о нас, клиентах, отправителях и получателях. Так соответствуйте этим заявлениям.
Требую дать расширенный ответ о моих посылках, о том, когда они СДВИНУТСЯ с сортировочного центра 102100, а также о проделанной работе по налаживании работы , сортировочного пункта 102100, а мерах, предпринятых к работе с почтовыми отправлениями в сроки, установленными регламентом.