Блиц: предприниматели показывают домашние рабочие места и рассказывают, как пандемия повлияла на их работу

Руслан Фазлыев из Ecwid, Михаил Гончаров из «Теремка», Макс Крайнов из Aviasales, Михаил Трутнев из WSM group (Ultimate Guitar и MuseScore) и Давид Ян из Yva.ai и ABBYY.

Материал подготовлен при поддержке «Металлинвестбанка»

Расскажите про свой домашний офис — как он организован? И как изменился распорядок в сравнении с работой из офиса?

В мирное время кабинет дома я использовал редко.

Когда пришла «корона», решил, что на карантине можно быстро деградировать, поэтому начал жестче соблюдать дисциплину. Это значит надевать «одежду для работы» утром, обязательно делать зарядку, обязательно утренний stand-up с командой, которого раньше не было. Значит не работать с дивана, а работать из кабинета.

Рабочий стол дома выглядит так:

В фото не вошло кресло Herman Miller — прямо обязательно. На всех остальных мне было неудобно, и я избегал кресел. Ну и хорошо для калифорнийской погоды.

Удалось ли оптимально организовать рабочий процесс и как удалённый режим повлиял на управление компанией?

Две главные разницы с офисом, кроме отсутствия личных встреч:

1. Я спокойнее заваливаюсь на дневной сон. У меня power nap днем 25 минут, чтобы максимизировать время ранним утром и поздним вечером для работы с Россией. Мне иногда казалось, что когда я сплю, все в офисе затихают, а мне не хотелось бы так влиять на ритм офиса. Ну и жутко неудобно было перед командой, что только у меня есть такая возможность.
2. Нет обедов с командой. Наш калифорнийский офис находится на барной-ресторанной улице, и я обычно проводил встречи один на один за обедом, когда только возможно. Или гуляя по улицам рядом — короче, не сидя в офисе. Теперь же еда — это доставка, а доставка — пластиковая посуда. Уныло, но в тарелки перекладывать лень.
   

Для компенсации отсутствия личных встреч я использую одну и ту же линию связи для всех звонков, которые организую. Я активно поощряю «случайные» пересечения по времени. Заходишь в комнату, а там еще предыдущий звонок не закончен. Народ вначале стеснялся заходить, пока другие не вышли, но сейчас привыкли.

Получается эффект «внезапного столкновения в офисе». Чаще, чем я мог бы ожидать, разговор, который шел, когда подошло время следующего, оказывается релевантным и для очередного звонка, и происходят случайные взаимодействия, которые очень полезны для создания нового.

Рабочий процесс у меня построен по методологии Getting Things Done Дэвида Аллена. Иногда с элементами методологии Pomodoro для концентрации. Список задач — OmniFocus, почта — Superhuman, заметки — Notes оперативные и Evernote «длинные». Из GTD же обязательное использование файлинговой системы для всех физических бумаг.

Карантины меня застали с белой стеной кабинета. Поэтому я или использую виртуальный бэкграунд с фото калифорнийского офиса…

…или пересаживаюсь в гостиную, если хочу, чтобы cзади не было «белой стены», а виртуальный бэкграунд по каким-то причинам не работает.

Если я на звонке перелез из правого кресла в левое — значит, у меня разряжается ноутбук.

Назовите 5 полезных приложений и устройств, без которых не обходится рабочий день дома.

Приложения:

• Superhuman — почта.
• OmniFocus — список задач.
  
• Evernote — всё, что нужно будет найти позже.
  
• Soulver — быстрые подсчеты.
  
• Headspace — медитации.
  

Гаджеты:

• Bose Quiet Comfort QC35: AirPods не пробовал, но порицаю.
• Кухонный таймер (Pomodoro) для концентрации.
  
• Moleskine — я делаю заметки во время звонков.
  
• Блок больших листов A4 — для Mindmaps.
  
• USB-диск Time Machine — не доверяю безопасности облачных бэкапов.
  

Назовите три главных бизнес-вызова, к которым привела пандемия.

• Как за считанные месяцы нанять людей, чтобы справиться с потоком срочно переключающихся онлайн?
• Как передавать культуру компании без работы из офиса?
  
• Как продавать партнёрам без посещения конференций?
  

Назовите три главных бизнес-изменения, к которым привела пандемия.

• У меня было только пять личных встреч с сотрудниками с марта.
• Мы теперь нанимаем во всех регионах России без исключения.
  
• Продавать партнерам оказалось легче, потому что ничего не ждет личных встреч.
  

Как будет развиваться ваша отрасль в ближайшие год–два?

Варианта не продавать онлайн больше нет, это нужно каждому малому бизнесу. Это изменит привычки навсегда, это не временный эффект. В бизнесах более крупного размера уже давно есть онлайн-канал интегрированный с офлайном. Сейчас массово переключаются бизнесы любого размера.

Также значительно растет доля ресторанов, которые заранее принимают заказы на вынос, или принимают заказ в самом ресторане электронно. Мы уже видим это у наших клиентов, но рост лишь ускорится — и сильно после пандемии. Конечные покупатели все, стар и млад, освоили онлайн-покупки и ожидают такую возможность от бизнеса.

Расскажите про свой домашний офис — как он организован? И как изменился распорядок в сравнении с работой из офиса?

У меня уже давно нет кабинета — ни дома, ни в офисе. Формально он есть, но весь мой офис всегда со мной. Это либо смартфон, либо планшет. Компьютером я пользуюсь редко и только в офисе, потому что решения, которые я принимаю, больше из области раздумий, а оперативная работа и ответы все в почте, хотя мы и используем ряд дополнительных программ.

Если сказать, почему нет такого офиса, ответ простой — иногда решения нужно принимать сию секунду. Я могу проснуться утром, это может быть час ночи или девять вечера, и мне совсем не нужно быть в офисе, чтобы принять определенное решение. Поэтому как только появляется время, я мониторю дела, смотрю переписку, получаю информацию в почте, в мессенджерах, соцсетях и тут же запускаю какие-то процессы. Безусловно есть и встречи, но для этого тоже необязательно находиться в офисе.

Есть даже такой очень хороший японский термин — гемба, то есть место создания ценности. Настоящий офис у предпринимателя — это гемба. Если вы занимаетесь ресторанным бизнесом, то гемба — это ресторан. Если у вас завод, то это не офисный кабинет в административной части завода, а место у станка, место отгрузки, шоурум, где идет работа с потребителями. Если это онлайн-бизнес, то вы должны безвылазно сидеть в интернете и смотреть, как всё это происходит. Как устроен процесс, как работают конкуренты, как работаете вы. В этом смысле моя работа максимально приближена к такому подходу.

Мой распорядок не поменялся, разве что меньше времени стал проводить в офисе и больше стал работать на выезде, но больших изменений не произошло.

Удалось ли оптимально организовать рабочий процесс и как удалённый режим повлиял на управление компанией?

Удаленный режим в принципе никак не повлиял на управление компанией, потому что решения, которые я принимаю, не подразумевают каких-то многочасовых ежедневных заседаний. Такие обсуждения если и происходят, то два раза в месяц и их легко организовать удалённо.

Назовите 5 полезных приложений и устройств, без которых не обходится рабочий день дома.

• iPhone.
• iPad.
• WhatsApp.
• Почта.
• «1С Битрикс».

Назовите три главных бизнес-вызова, к которым привела пандемия.

• Сохранение команды бизнеса.
• Сохранение финансовой устойчивости.
• Сохранение здравого смысла и нервов.

Назовите три главных бизнес-изменения, к которым привела пандемия.

В нашей компании никаких изменений не было. Мы развивали и развиваем как офлайн в виде супер-ресторанов, так и диджитал-направление в виде программы лояльности на смартфоне, доставки и предзаказа.

Как будет развиваться ваша отрасль в ближайшие год–два?

В ближайший год отрасль должна восстановиться и на следующий год показать рост. На мой взгляд, концептуально в большей степени и технически в меньшей степени, но российский ресторанный бизнес занимает ведущие позиции в мире. И эти позиции будут улучшаться. Редко где кроме России сейчас встретишь такое стремление сделать что-то новое и оригинальное.

Расскажите про свой домашний офис — как он организован? И как изменился распорядок в сравнении с работой из офиса?

Дома ты не работаешь, а живёшь на работе. Чтобы собраться, в будни я всегда меняю пижаму на джинсы и рубашку. В целом мой график в Москве в карантин похож на тот, что был в Сиднее, когда я руководил Aviasales оттуда. Встаю в 6:30 — иногда хожу в зал, читаю, пишу для рассылки. Это главные мысли из лучших статей и книг. Совсем без воды.

Удалось ли оптимально организовать рабочий процесс и как удалённый режим повлиял на управление компанией?

До 12-13 часов я работаю по принципу zero inbox — беру задачи только из писем — и решаю их. Если что-то прилетает после 16—17, откладываю на утро. Во второй половине дня я общаюсь с людьми, отвечаю на звонки. Считаю, что самые интересные идеи рождаются в обсуждении, часто спонтанном. На удалёнке этого не хватает. При гибридном графике, когда часть времени люди проводят дома, а часть в офисе, в последнем должно быть больше переговорок. Как раз для общения.

Назовите 5 полезных приложений и устройств, без которых не обходится рабочий день дома.

Мне хватает огромного монитора, веб-камеры и двух печатей. В самом начале самоизоляции купил себе рекамовский свет, но в итоге хватает экранного света.

Назовите три главных бизнес-вызова, к которым привела пандемия.

Тут можно сократить до одного вызова: расходование денег. Это и вопрос подушки безопасности, и платежей контрагентам, к чему мы относится с религиозным трепетом.

Назовите три главных бизнес-изменения, к которым привела пандемия.

Если применительно к нам, то Aviasales теперь Remote First. То есть, сотрудник может самостоятельно выбирать удобный режим работы: будь то офис на Пхукете или удалённый формат откуда-нибудь с Камчатки.

Все остальные изменения в голове. Скажем, план на после ковида означает «никогда». К изменениям нужно быть готовым здесь и сейчас.

Как будет развиваться ваша отрасль в ближайшие год–два?

Она точно будет развиваться. Это небыстрый процесс, один месяц локдауна означает ещё три месяца на восстановление. Но всеобщая диджитализация работает и на индустрию путешествий.

Расскажите про свой домашний офис — как он организован? И как изменился распорядок в сравнении с работой из офиса?

Мой домашний офис — это открытое пространство в мансардном этаже моего дома. В нем много окон — а значит, много света — и большой видавший виды стол (изначально скорее обеденный, чем письменный), а также цветастый диван с видом на озеро.

Старт дня не изменился. Я всегда начинаю с 30-минутной прогулки. А вот далее есть корректировки.

Не еду на работу к началу дня. Не ехать утром на работу — это про сохранение состояния, а не экономию времени. Оказалось, что поездка на работу выключала меня из внутреннего потока подготовки к рабочему утру. Сам режим не поменялся (ежедневная прогулка, завтрак и рабочий старт в 9 утра с короткого выступления перед компанией). Но энергии к началу работы больше. А в онлайне ее и нужно больше.

Ежедневная встреча один на один в 9:15. Дополнительные 15 минут утром (время поездки до офиса) я стал использовать для ежедневных коротких 1:1 c новыми руководителями (теми, кто в последние несколько месяцев пришел в компанию или перешел на новую позицию). Получается один-два раза в неделю для каждого. Мы обсуждаем актуальные темы (каждую неделю ведь), но почти всегда удается через них ввинтить что-то про наш подход или культуру. В какой-то степени это замена спонтанных разговоров в офисе.

Никаких small talk в первой половине дня. Утро вне офиса исключает вероятность встретить кого-то из своих и начать «искрометно шутить» (бедные коллеги), «делиться мудротой» или рассказывать «как надо сделать». С одной стороны это прекрасно, потому что утро — время работы «сам на сам». Свой проект, асинхронная работа с документами, разбор аномалий в продажах и активации и так далее. С другой — я скучаю по этим офисным разговорам ни о чем.

Минимум спонтанных встреч. Встречи начинаю с полудня и почти все они регулярные. В начале распределенной работы я проводил время в сплошных ситуативных созвонах, а сейчас каждую неделю повторяющийся набор звонков (и чем меньше, тем лучше, больше времени на концентрированную работу). Если это возможно, лучше решить асинхронно, письменно или на регулярной встрече.

Четкий финиш дня. С переходом на распределенный формат потерялась граница работы и отдыха — и периодически обнаруживаешь себя без энергии, потому что вчера не смог вовремя остановиться и все гонял какую-то тему. Для меня триггером работает отправка ежедневного письма о том, что было интересного за рабочий день. Это моя ментальная граница. Работа сделана, чувствуется небольшая усталость, но с момента клика на кнопку «отправить» начинается вторая часть дня (природа, культура, спорт, хобби и так далее). «Подбей день и переключись» — мое вложение в завтрашнее энергичное утро.

Удалось ли оптимально организовать рабочий процесс и как удалённый режим повлиял на управление компанией?

Расскажу про наши бенефиты, потери и иллюзии при переходе на распределенную работу. Выделил по три главных.

Бенефиты:

• Кратное расширение воронки поиска специалистов. Мы нанимаем в Британии, Беларуси, Большой России, Таиланде, Бали и черт знает где.
• Резкий рост скорости поиска руководителей с уникальным опытом. За это время к нам пришли ответственные сотрудники, поработавшие в Google, Microsoft, Ozon, ВК, Amazon. При этом эти люди остались работать за тем же рабочим столом из дома.
• Исчез повод для ропота — привязка к географии. Согласно августовскому опросу вовлеченности, такой проблемы сегодня нет.

Потери:

• Особая атмосфера заполненного с утра офиса. С совместные завтраком, шутками и короткими разговорами «ни о чем»
• Обмен физической энергетикой между командой и спикером во время ежедневного выступления в главном офисе.
• Шум работающего офиса. В нем и сегодня работают, но больше в отдельных кабинетах и локациях, чтобы не мешать друг другу во время онлайн-общения с распределенной командой.

Иллюзии:

• Сложно перейти на распределенный формат. В реальности оказалось — один день. По большому счету, мы просто объявили, что теперь можно работать из дома. У нас были сработанные команды и четкие, повторяющиеся ритуалы. Четкость, повторяемость и командность остались, ритуалы перешли из офлайна в онлайн. Быстро и бесшовно.
• Можно сделать из офиса дом, а из дома офис. Казалось, что поскольку большинство работает из дома, а офис также открыт и доступен, то офис станет местом тусовок, вечеринок, обучения, встреч с интересными людьми и так далее. В реальности офис превратился в место концентрированной работы. Тихий, удобный, «заботливый». Большинство приходящих работать в офис в Калининграде находит здесь нужные для работы условия, включающие заботу пипл тим (завтрак, чистота, безопасность, уважение личного пространства), условия, которые дома не всегда возможно обеспечить.
• Можно совместить распределенный и офлайн-форматы (несколько дней работать из дома, но организовывать дни офлайн-работы). Оказалась, что это не работает. Мы remote first команда и все практики и ритуалы организованы в распределенном формате (даже находясь в офисе ты следуешь этим правилам). Другого не дано, возникает ненужная нагрузка на систему, оставленные невовлеченными удаленные члены команд и выдумывание велосипедов на ровном месте. Тут надо определиться.

Назовите 5 полезных приложений и устройств, без которых не обходится рабочий день дома.

Ничего особенного. Zoom. Confluence (корпоративная база знаний, отличный инструмент для асинхронной работы с расшаренными документами) и Youtube Premium для постоянного обучения и получения радости

Назовите три главных бизнес-вызова, к которым привела пандемия.

Честно говоря, кроме необходимости перейти на удаленку в три дня, на определение «бизнес-вызов» для меня больше ничего не тянуло. Возможно, мы закаленные.

Назовите три главных бизнес-изменения, к которым привела пандемия.

Переход на распределенный формат работы. Резкое расширение воронки найма и доступа к топовым спецам. Быстрая интернационализация компании.

Как будет развиваться ваша отрасль в ближайшие год–два?

Поскольку мы работаем для музыкантов, а наша большая цель — увеличить количество музыкантов в мире до миллиарда, я думаю, в ближайшие год-два количество музыкантов, пользующихся диджитал-продуктами будет быстро расти, в том числе благодаря опыту пандемии. И во многом за счет продуктов, которые разрабатываем и развиваем мы.

Расскажите про свой домашний офис — как он организован? И как изменился распорядок в сравнении с работой из офиса?

В моём домашнем «офисе» стоит софтбокс, так как проходит очень много видеовстреч, в том числе выступлений. А вообще в течение рабочего дня стараюсь перемещаться.

Сейчас я работаю из Кремниевой долины (Калифорния) и нахожусь в загородном доме, не предназначенном для постоянного проживания. Так как я подстраиваюсь под московское рабочее время, первые встречи проходят в 5 утра, в 4:30, иногда даже в 3:30, и в это время здесь достаточно холодно. Температура в доме может быть 12-14°C, примерно такая же, как и на улице.

Но когда солнце восходит и становится теплее, я перемещаюсь на улицу и провожу встречи на свежем воздухе. Там теплее и приятнее. Правда, периодически к нам приходят олени и койоты. Один койот повадился к нам часто. Ощущать волка в 25 метрах от себя (койот – это же практически волк) – интересные ощущения. Но мы привыкли.

Из-за пандемии распорядок практически не поменялся. Изменения только в том, что если я раньше ездил в Москву раз в 1-2 месяца, то последние полгода, даже несколько больше, ни разу не выезжал за пределы 30 миль от дома. В остальном ничего глобально не изменилось, я так в основном и работал удалённо.

Удалось ли оптимально организовать рабочий процесс и как удалённый режим повлиял на управление компанией?

Оптимально организовать процесс не удалось. Я очень стараюсь, но так как надо максимально захватывать рабочее время московского офиса Yva.ai, есть сложности.

Если я начинаю работу в 4 утра, это 15:00 по Москве. Но чтобы так рано вставать, нужно ложиться раньше. Я стараюсь ложиться чуть пораньше, чтобы уже в 22:00 в идеале спать, но, к сожалению, так не всегда получается.

Как минимум, раз в неделю неотвратимо возникает встреча в 10 утра по Москве: у меня это уже 23:00. Заканчивается такой митап ближе к 00:30 ночи, и получается, что у меня остается на сон часа четыре. И это, конечно, уже плохо.

А с учётом того, что у нас есть проект в Китае, разница часовых поясов идёт и в другую сторону тоже. Это совершенно не позволяет нормализовать рабочий процесс.

Назовите 5 полезных приложений и устройств, без которых не обходится рабочий день дома.

В первую очередь, это сервисы доставки. В США это Postmates, приложение для доставки из ресторанов. Несмотря на пандемию, мы иногда всё-таки ходим в рестораны, потому что сейчас это один из немногих вариантов как-то развлечь себя вне дома. Пока в Калифорнии даже разрешён indoor seating, поэтому такие приложения, как Open Table, – непреложные спутники.

С точки зрения самой работы, в последнее время находим исполнителей для проектных работ на UpWork. Часто пользуюсь, чего уж греха таить, ABBYY Lingvo и FineScanner – сканировать документы, отправлять на подпись. DocuSign – тоже абсолютно неотъемлемый объект для удалённой работы.

Не уверен, стоит ли упоминать Zoom, Slack, Jira, Hubspot, Salesforce и тому подобные. Это уже не просто инструменты, а неотъемлемая часть рабочего пространства. Процессы многих компаний построены на этих продуктах.

И, собственно говоря, систему Yva.ai! Наша компания Yva.ai, Inc. растёт: недавно число сотрудников превысило 50 человек. С тех пор мы поняли, что нам самим нужна система управления эффективностью и вовлечённостью сотрудников, которую мы разрабатываем.

Назовите три главных бизнес-вызова, к которым привела пандемия.

Если говорить о компании Yva.ai, Inc., то я не могу сказать, что для нас в период пандемии возникли какие-то непреодолимые вызовы. Мы оказались на той стороне цифровой трансформации, где мы помогаем другим организациям справиться с переходом на удалённую работу и понять, что происходит с сотрудниками.

Количество входящих заявок на технологии управления эффективностью и вовлёченностью сотрудников в апреле 2020 поток показало скачок в 38 раз. Но это апрель. В целом за период с начала пандемии по настоящее время количество подключений компаний к платформе Yva.ai выросло в 8,2 раза.

Сама же команда Yva.ai, Inc. справилась с переходом на удалёнку достаточно гладко. Мы были к этому готовы: у нас были все инструменты для этого. В качестве таск-трекера мы используем Jira и не видим, чтобы эффективность с переходом на удалённую работу изменилась.

В других компаниях иначе. Компания по управлению ресторанным бизнесом iiko, к которой я имею отношение как основатель и председатель совета директоров, в апреле пережила тяжёлый период. Рестораны массово прекращали оплачивать лицензии на программное обеспечение, чтобы было вполне объяснимо, и компания едва не оказалась в состоянии кассового разрыва.

Однако сейчас результаты iiko близки к феноменальным. Рост зарубежной выручки за 10 месяцев превысил выручку за аналогичный период прошлого года на 47%. Количество ресторанов в iikoCloud выросло на 50%, выручка за подписку (ARR) – на 55%. И это несмотря на то, что в целом ресторанный сегмент переживает очень непростые времена, и вполне вероятна вторая волна локдауна, что мы уже наблюдаем во многих странах.

Но данный рост мы связываем не с ростом доходов ресторанов, а с технологичностью нашего продукта и тем фактом, что в сложный период мы предоставили ресторанам гибкую систему лицензионных платежей, позволил нам получить бóльшую долю на рынке.

Назовите три главных бизнес-изменения, к которым привела пандемия.

Первое изменение в Yva.ai Inc. в результате мировой цифровой трансформации заключается в том, что мы начали нанимать людей не только там, где у нас офисы, но по всему миру.

Раньше мы пытались найти сотрудников, которые будут работать в офисе, и это ограничивало круг поиска сотрудников. Сейчас, когда мы все работаем удалённо, мы начали нанимать сотрудников из разных городов, стран и даже с разных континентов.

Второе изменение – многократный рост входящих заявок на технологии People Analytics, который я уже упоминал.

Третье связано с трансформацией коммуникации. Количество физических, очных встреч стремится к нулю, и это всё-таки негативный фактор. Порой подойти к соседнему столу легче, чем понять друг друга в Zoom. Но зато исчезло commit time – время в транспорте и пробках. Теперь можно переключаться с одной встречи на другую за секунду. Это несомненное преимущество.

Как будет развиваться ваша отрасль в ближайшие год–два?

Когда мы говорим про систему управления эффективностью, вовлечённостью сотрудников, то мы видим, что эта отрасль переходит из категории nice to have в категорию must have.

Раньше технологии аналитики эффективности и вовлечённости сотрудников в режиме реального времени воспринимались как «было бы хорошо, но не обязательно», и все довольствовались ежегодными опросами сотрудников.

Но сейчас абсолютно всем организациям стало понятно, что начиная с определённого размера компании – от 50-100 сотрудников и выше – опрашивать сотрудников раз в год просто не имеет смысла.

Сейчас организации обязаны получать обратную связь от коллег в режиме реального времени. А для этого нужно использовать интеллектуальные инструменты обратной связи, так называемые умные опросы и технологии аналитики сотрудничества.

Даже предпринимателям, которые быстро адаптируются под новые условия и не боятся вызовов, требуется поддержка надёжного партнёра. Цифровой сервис METIB ПАО АКБ «Металлинвестбанк» поможет быстро открыть счет дистанционно, без посещения банка. А для управления счетом можно использовать интернет-банк или мобильное приложение, которые доступны 24/7.

Банк уже 27 лет обслуживает предпринимателей и предоставляет большой выбор инструментов для кратного роста бизнеса — от бизнес-карт, эквайринга и всевозможных видов кредитования и банковских гарантий до облачных сервисов бухгалтерии и автоматизации управленческой отчетности.

Стоимость открытия счёта — бесплатно, стоимость обслуживания — от 490 до 3000 рублей в месяц.

В рамках акции «Месяц обслуживания счета в подарок» при открытии счета с 1 по 31 декабря на тарифе «Стартовый» дополнительный месяц обслуживания — бесплатно.