Как самостоятельно перенести на свои серверы альтернативы Google Workspace и Slack за один день

Рассказываем, что делать, если привычные офисные сервисы станут недоступны.

Материал подготовлен при поддержке NetAngels

По данным Infowatch, в первой половине 2022 года число утечек информации в мире выросло почти в два раза по сравнению с тем же периодом годом раньше. Сервисы, обеспечивающие привычную работу бизнеса, закрываются или перестают принимать оплату из России — доверять платформам данные становится сложнее. Справиться с ситуацией поможет, например, переход на open-source-решения. Они работают на серверах, к которым у вас есть полный доступ: так бизнес будет владеть своими данными.

Важно: это не обзор всех open-source-решений для настройки корпоративной почты, чата и файл-шеринга, а только один из множества вариантов. Чтобы повторить шаги из инструкции, можно пользоваться любым удобным хостингом — нам с серверами согласился помочь NetAngels.

Для начала создадим аккаунт в панели управления NetAngels. Его можно сделать как для физического, так и для юридического лица: разницы не будет ни в работе хостинга, ни в видах оплаты — только в том, кому юридически будет принадлежать аккаунт и кому будут выставляться счета. Оплатить услуги можно картой (как российской, так и иностранной), банковским переводом по договору, переводом через Систему быстрых платежей или с помощью «ЮMoney».

Мы будем работать с DNS через панель управления NetAngels. У вас, скорее всего, уже есть домен для бизнеса и на нём настроен DNS для показа сайта и других сервисов.

Вы можете воспользоваться панелью вашего регистратора (у редакторов DNS часто схожий интерфейс) либо перенести DNS-хостинг в NetAngels, добавив домен в разделе DNS и указав у вашего регистратора такие NS-серверы:

Если вы только открываете бизнес и домена пока нет, его надо купить. Мы приобрели домен у регистратора RU-CENTER через NetAngels, поэтому он уже делегирован на NS-серверы хостинга. Процесс автоматический: нужно выбрать и оплатить домен, а потом подождать, пока его зарегистрируют. У нас это заняло 50 минут, но лучше закладывать пару часов.

После покупки домена настроим корпоративный почтовый сервис. Для этого нам понадобится VDS — облачная виртуальная машина, к которой мы будем иметь полный доступ.

Подойдёт тариф с двумя ядрами CPU, 2 Гб RAM и SSD. Важно лишь определиться с размером диска — именно на нём будут храниться все письма и вложения. Например, Gmail предлагает 15 Гб каждому пользователю в виде объединённого хранилища для файлов и писем. Если ваши сотрудники пересылают много аттачей, можно ориентироваться на эту цифру и выделить 15 Гб диска для каждого сотрудника, добавив ещё около 10 Гб для операционной системы и почтового сервера — для трёх пользователей хватит 55 Гб.

После того как вы определились с тарифом и размером диска, выберите Ubuntu 22.04 в качестве операционной системы и создайте сервер. По умолчанию в панели управления выбрана Ubuntu 22.04 + LAMP, но LAMP нам не понадобится (это набор софта для хостинга сайтов, а нам нужна только почта). Через несколько минут на почту, указанную при регистрации, придёт письмо с данными для входа на сервер и IP-адресом.

Укажите DNS-записи в редакторе:

После создания записей обратитесь в техподдержку (в чате в углу экрана или создав тикет) и попросите изменить PTR-запись для VDS vm_12345, чтобы IP 111.111.111.111 указывал на mail.example.com. В текст подставьте ID созданного VDS (можно посмотреть в списке серверов, это строка, которая начинается с vm_), его IP-адрес и выбранный вами поддомен. Пока вы будете продолжать настройку, сотрудники поддержки обновят запись и оповестят вас об этом, а пока можно двигаться дальше.

Теперь, чтобы начать установку почтового сервера, к серверу нужно подключиться по SSH из терминала на вашем компьютере или прямо из браузера в терминале, который доступен на вкладке «Управление доступом» на странице свежесозданного сервера (на неё можно попасть, выбрав пока что единственный сервер в списке).

После подключения обновите систему и установите пакет lsb-release. Для этого запустите в терминале следующие команды:

Если скорость скачивания у этих команд медленная, замените файл /etc/apt/sources.list на версию с зеркалами «Яндекса». Это ускорит процесс на серверах, находящихся в России.

Теперь установим Mail-in-a-box — открытый почтовый сервер с веб-интерфейсом, защитой от спама и синхронизацией контактов и календаря на мобильных устройствах. Для установки запустите команду:

Дождитесь псевдографического установщика — в его окошках введите адрес почты администратора (например, admin@example.com, если ваш домен — это example.com) и адрес вашего сервера в виде домена — в нашем примере это mail.example.com, где mail — это поддомен, созданный в DNS-редакторе, а example.com — ваш домен. После установщик должен скачать ещё немного нужных пакетов, уточнить локацию для выбора часового пояса, сгенерировать конфигурационные файлы, а затем попросить ввести пароль для учётной записи администратора. Придумайте надёжный пароль — при вводе его не будет видно, но когда нажмёте Enter, он отправится на сервер.

После установки появится ссылка на административную панель. Когда будете её открывать, браузер сообщит о неверном сертификате для домена. Игнорируйте предупреждение и перейдите на сайт — ниже расскажем, как выпустить верные сертификаты.

Войдите в панель управления с вашим новым адресом почты и придуманным до этого паролем. Перейдите на вкладку System → External DNS. Перенесите в панель управления DNS NetAngels все записи из таблицы, кроме А-записей для вашего домена и поддомена www, а также записей с типами SSHFP и TLSA.

Подождите, когда записи DNS обновятся — это займёт от 30 минут до часа. После перейдите на вкладку System → TLS (SSL) Certificates и нажмите на синюю кнопку Provision, чтобы сгенерировать сертификаты для всех доменов. Перед этим проверьте, что рядом со всеми доменами, кроме домена основного сайта и его www-поддомена, нет надписи «The domain name does not resolve to this machine: [Not Set] (A)». Если она есть, стоит ещё немного подождать или проверить, корректно ли заполнены DNS-записи.

Готово! Теперь можно добавить пользователей на вкладке Mail & Users → Users и создать списки пересылок в Mail & Users → Aliases. Теперь почта доступна через веб-интерфейс по адресу https://mail.example.com/mail (интерфейс администратора будет доступен по адресу https://mail.example.com/admin), а также через любой почтовый клиент — настройки можно найти на вкладке Mail & Users → Instructions.

Если установка Mail-in-a-box кажется долгой или неудобной, создать почтовый сервер для вашего домена можно в панели управления NetAngels: настройкой и хранением данных будет заниматься хостинг.

Создавать учётные записи и управлять ими можно через общую панель управления. Для всех пользователей доступен веб-клиент, а также подключение по IMAP и SMTP из любого почтового клиента.

В качестве альтернативы Slack мы будем использовать Rocket.Chat — защищённый мессенджер для групп с открытыми исходниками. Кроме общения в группах по аналогии со Slack, Rocket.Chat предлагает виджеты чата поддержки на сайтах и приём сообщений клиентов из мессенджеров. Мы настроим только рабочие переписки. Рекомендуемые системные требования для работы Rocket.Chat — 2 ядра CPU, 2 Гб RAM и SSD от 40 Гб. Поэтому нам понадобится новый VDS с тарифом Small и дистрибутивом Docker.

Добавьте DNS-запись типа A для поддомена, например chat.example.com, указывающую на ваш сервер.

Затем подключитесь к серверу по SSH и создайте новый файл compose.yaml с таким содержанием. В 69-й, 104-й и 169-й строках обновите домен rocketchat.heyvaldemar.net на нужный вам. В 138-й строке укажите адрес электронной почты, а в 170-й строке подставьте свои логин и пароль, предварительно закодировав их в BCrypt (например, с помощью онлайн-сервиса). Они не пригодятся нам прямо сейчас, но их важно сохранить: они будут полезны в случае неполадок с traefik — обратным прокси-сервером, который маршрутизирует запросы между разными частями Rocket.Chat.

Выполните следующие команды:

В появившемся списке находим ссылку на наш домен и переходим по ней — дальше вас встретит мастер настройки. С его помощью создайте первую учётную запись для администратора. Добавить сотрудников и нужные каналы можно в разделе «Администрирование» в меню в левом верхнем углу.

Теперь чат доступен из браузера и через клиенты на iOS и Android.

Чтобы сотрудники могли делиться файлами внутри и за пределами компании, установим SeaFile — файлообменник с открытым исходным кодом, функцией синхронизации и клиентами для популярных платформ. Мы рекомендуем использовать как минимум тариф Small (2 ядра CPU и 2 Гб RAM) и 120 Гб SSD (от размера зависит количество файлов, которые можно хранить на сервере). Мы снова будем использовать дистрибутив Docker.

Создав VDS, в редакторе DNS сделайте для поддомена новую А-запись (например, files), она поведёт на новый сервер. Подключившись к нему, создайте файл compose.yaml, на основе этого файла.

Придумайте или сгенерируйте два пароля. Укажите в 7-й и 31-й строке первый — для базы данных MySQL, в 33-й строке — свой email, а в 34-й строке — второй пароль: их мы будем использовать для входа в веб-интерфейс SeaFile. В 36-й напишите свой домен, который создали прежде: например, files.example.com, если ваш домен — example.com, а выбранный поддомен — files. Затем запустите Docker-контейнеры:

Через несколько минут, когда контейнеры запустятся, откройте ваш домен в браузере и введите email и второй пароль из compose.yaml. Файлообменник готов к использованию, осталось лишь создать (или импортировать из Excel-таблицы) аккаунты для коллег (это можно сделать в разделе «Системный администратор» в меню в правом верхнем углу) и выдать им ссылку на клиенты.

NetAngels предоставляет хранилище данных с доступом по FTP, SFTP, SCP и RSYNC. В их файлообменнике нельзя создать отдельные аккаунты для коллег, но и настраивать ничего не нужно — достаточно создать хранилище в панели управления. Подключиться к нему можно с любых устройств, используя на Windows и MacOS, например, FileZilla, на Android — AndFTP, а на iOS — FTPManager.

Для видеозвонков будем использовать BigBlueButton — сервис, который подойдёт для организации видеоконференций, вебинаров и онлайн-занятий.

В NetAngels можно установить BigBlueButton автоматически из панели управления, выбрав соответствующий дистрибутив при создании сервера. После вам придёт письмо со ссылкой на веб-интерфейс настройки. Введите в него подходящий вам поддомен и выберите установку полной версии. Пока идёт загрузка, укажите в редакторе DNS-записей A-запись для нужного поддомена, ведущую на созданный сервер, — IP-адрес будет в письме.

Когда установка закончится, вы увидите приветственный экран BigBlueButton — войдите с логином и паролем из письма, которое пришло ранее. В логин подставьте ваш поддомен. Теперь можно создать новые аккаунты в разделе «Организация» или начать звонок на главной странице.

Если вы хотите установить BigBlueButton на сервер у другого хостера, инструкция не будет сложнее. Подключитесь к серверу по SSH и выполните:

Вы получите данные для входа в BigBlueButton от лица администратора.

Чтобы постоянно не проверять, хватает ли места на жёстких дисках и не выросло ли неожиданно потребление ресурсов, настроим уведомления в Telegram — это можно сделать из панели управления.

Если место на диске закончится, его всегда можно добавить через раздел «Диски» на странице нужного сервера в панели управления — обновление произойдёт в течение пары минут, без перезагрузки сервера.

Ура! Теперь у нас есть пакет рабочих сервисов, которые запущены на серверах, принадлежащих вам, — никто не сможет ограничить к ним доступ (при условии своевременной оплаты аренды каждого сервера).

Прямо из панели управления вы можете установить GitLab для хранения репозиториев кода, если ваша компания занимается разработкой. А на VDS можно установить ещё огромное количество сервисов: например, канбан-доску для управления проектами или менеджер паролей. Больше сервисов можно найти в гитхаб-репозитории awesome-selfhosted.