Маркировка парфюмерии: как начать управлять DataMatrix-кодами

Когда мы впервые услышали, что каждый флакон духов объёмом больше 5 мл теперь должен быть промаркирован, подумали: «Ну, зарегистрируемся в Честном ЗНАКе, закажем и распечатаем коды. Всё будет нормально». И так же думают другие предприниматели, пока не попробуют сделать это с реальным товаром.

В общем, мы не сразу поняли, что маркировка — это не только и не столько про бумажку с кодом, сколько про реорганизацию всего бизнеса. Да мы вообще не думали про правильное выстраивание процессов! А потому потратили кучу времени на исправление ошибок, возвраты и нервные встречи с клиентами, которые не могли принять товар из‑за отсутствия кодов.

Рассказываем, что делать, во что можно «наступить» и как превратить DataMatrix из проблемы в инструмент, который помог нам открыть вторую точку на Садоводе и выйти на маркетплейсы.

Прежде чем заказывать первую партию кодов, стоит точно понять: что вообще подпадает под требования? Потому что мы вообще первый раз коды не нанесли на часть товара. А по итогу наш оптовый клиент не смог принять его, так как марок не было. Пришлось срочно заказывать DataMatrix-коды, отправлять курьером, там наносить. В итоге поставку удачно оприходовали, но нервов мы потратили немало.

Обязательно маркировать нужно всё, что продаётся как парфюмерия (духи, туалетная вода, одеколон), упаковано в потребительскую тару и имеет объём более 5 мл. Это касается и подарочных наборов: если внутри есть хотя бы один флакон свыше 5 мл — весь набор должен быть учтён, и каждое вложение — промаркировано.

А вот что считается исключением из правил:

Звучит просто, согласитесь! Для нас сейчас — тоже. Потому что мы давно прошли тот этап, когда «мини-тестер для презентации» и «мини-тестер в продаже» были для нас в принципе одинаковым товаром. И перепутать, например, пробник в 3 мл, который вы даёте клиенту понюхать в магазине, и точно такой же флакон в 3 мл, но уже упакованный как отдельный товар в подарочном наборе или как travel-версия, — очень легко. Первый маркировать не нужно, второй — обязательно.

Честный ЗНАК про такие товары говорит, что если в системе учёта они обозначены одинаково, а вы не проверили назначение партии, можно случайно отправить непромаркированный товар в продажу. И получить за это штраф.

Не могу сказать, что нам повезло. Да, мы не платили штрафы, но только лишь потому, что проверяли каждый свой шаг. И прежде чем отправить товар покупателю, сверялись с распечатанной инструкцией, которая сейчас висит в рамочке на стене — как напоминание просто быть внимательными и не торопиться. И всё же мы знаем, сколько пришлось бы заплатить…

Вот что говорит по этому поводу Честный ЗНАК:

Процесс подключения стандартный, но и здесь нужно быть не менее внимательными, чем при нанесении марок. Сначала нужно получить усиленную квалифицированную подпись (ЭЦП) — подойдёт, например, от Контур или КриптоПро. У нас от Контура.

Потом — заходите на честныйзнак.рф, загружаете данные, подключаете учётную запись. Это займёт максимум пару дней. Мы получили доступ уже на следующий день.

Дальше — заказываете коды. Можно вручную, через личный кабинет. Но если вы планируете отгружать хотя бы по 500–1000 флаконов в месяц, лучше сразу делать это через интеграцию с 1С. Почему? Потому что вручную вы быстро запутаетесь: кодов очень много, сроки нанесения фиксированные, статусы «введено / не введено / отозвано» — всё это нужно отслеживать.

И самое важное: код наносится ДО ввода в оборот, и только после этого вы можете отгружать товар.

Да, забыл сказать, что до начала вообще всей этой истории с маркировкой мы работали как и все остальные — считали только деньги. Нам не нужна была никакая система учёта. Когда ты столько лет в торговле, уже по обороту понимаешь свои доходы и расходы. Малый бизнес меня поймёт. Но тут нам пришлось учиться новому: переносить деньги в 1С, считать приход-расход по-другому, разбираться со списаниями (потому что просто так выбросить флакон, если он разбился, нельзя), разделять опт и розницу, прописывать цены и многое-многое другое.

Розница работает не так, как оптовое направление. У магазинов с ноября 2024 года появилась ещё одна обязанность — проверять каждый код на кассе перед продажей. Это значит, что касса онлайн запрашивает разрешение в Честном ЗНАКе. И если КМ не введен в оборот или заблокирован, покупатель — в лучшем случае — уйдёт ни с чем. А в худшем — напишет на вас жалобу в Роспотребнадзор, потому что вы вдруг отказали ему в покупке, так как не смогли быстро разобраться с кодом.

С марта 2025 года ко всему прочему добавился ещё и оффлайн-режим (локальная база на кассе для работы без интернета). Он требует обновления кассового ПО (если вдруг вы этого ещё не сделали) и получения ключа доступа в личном кабинете Честного ЗНАКа.

Ситуации, когда вы распечатали 2 000 DataMatrix-кодов, наклеили их на флаконы, отправили партию, а клиент при приёмке товара не может отсканировать половину кодов, будут и у вас, поверьте. Но дело здесь всё в той же банальной невнимательности.

Потому что:

Мы тоже через всё это проходили, пока работали вручную. Из-за подобной ошибки нам даже вернули всю партию — 1 700 флаконов. Сейчас уже можно говорить спокойно, но в те моменты нам казалось, что бизнес разваливается, так как мы теряли и деньги, и клиентов.

Excel — отличный инструмент учёта. Но его проблема в том, что он не видит статус кода в Честном ЗНАКе. И вам всё равно придётся тратить время, чтобы сначала зайти на сайт регулятора, проверить все КМ, внести статусы в табличку. И это даже не двойная работа. Человек может ошибиться, причём неоднократно. Примерно на этом этапе мы поняли, что нам нужно что-то менять.

И начали интересоваться способами и решениями, которые упрощают работу всем, кто имеет дело с маркировкой.

Когда мы поняли, что Excel — не для нас, начали искать решения. То, что работает в связке с 1С, умеет «общаться» с Честным ЗНАКом и не требует от кладовщика быть программистом.

Остановились на Клеверенсе — потому что у него сразу «из коробки» есть поддержка маркировки, интеграция с «1С:УНФ» (а мы как раз на ней сидим), и, главное — работа через терминалы сбора данных. Взяли пару Urovo DT50, настроили — и всё изменилось.

Теперь, когда кладовщик собирает заказ, он не листает бумажную накладную и не сверяется с экраном ноутбука. Он берёт ТСД, сканирует штрихкод на коробке — и система сама показывает, какие флаконы внутри. При отгрузке ребята по одному сканируют DataMatrix.

Если код не введён в оборот, уже отгружен или повреждён — терминал сразу пишет об ошибке. Не «может быть» или «проверьте позже», а прямо в момент сканирования. Это убирает 99% ошибок на выходе.

Технические требования к самому коду и оборудованию.

DataMatrix — это не обычный QR-код. У него есть крипто-хвост, и он должен быть минимум 10×10 мм, контрастный и стойкий к спирту (парфюмерия же!).

Что мы поняли на своих ошибках:

Да, мы потратили около 120 тысяч на технику и софт, но зато работаем спокойно и без возвратов. У нас принтер этикеток Godex G500 с термопечать и полипропиленовые этикетки 30×20 мм. Про ТСД я писал чуть выше.

Кроме того, мы настроили учёт индивидуальных упаковок. У нас много подарочных наборов: духи + свеча + мыло. Раньше приходилось вручную писать, что входит в комплект. Сейчас — создаём «упаковочный лист» в 1С, система генерирует уникальный штрихкод на весь набор, и всё внутри уже учтено по кодам. Это особенно ценно при работе с B2B — оптовики теперь спокойно принимают товар, потому что видят полную вложенность.

И ещё один момент, о котором мало кто говорит, но который нас реально спас — учёт KPI. Каждый сотрудник в начале смены логинится на ТСД. Система считает, сколько операций он выполнил, сколько времени ушло, сколько ошибок допустил. Это не «контроль ради контроля» — это возможность честно платить премии и видеть, где нужно дообучать персонал.

Когда мы вышли на маркетплейсы (Ozon, Wildberries), столкнулись с новой проблемой: возвраты. Клиент купил, понюхал, решил, что не подходит — и вернул. Флакон цел, упаковка чуть помята, но товар можно продать снова.

Но есть нюанс: оригинальный DataMatrix уже «ушёл» в оборот. Его нельзя использовать повторно — система Честный ЗНАК не разрешает. Значит, чтобы вернуть товар в продажу, нужно оформить дубликат кода.

Раньше мы делали это вручную: отзывали старый код, заказывали новый, вручную вносили в 1С, распечатывали этикетку. Процесс занимал 2–3 дня, и за это время товар лежал «мёртвым грузом».

Сейчас всё иначе. В Клеверенсе есть функция дублирования кода в коробочной лицензии — дорабатывать эту опцию не нужно, ею могут пользоваться все. Сканируете возвращённый флакон — система видит, что код уже выбыл и предлагает создать дубликат. После чего автоматически отзывает старый КМ и вводит новый в оборот. Всё, теперь отправляете на печать новую этикетку. На всё про всё 3 минуты.

Очень удобная опция по возврату выручки. Потому что чем быстрее вы вернёте товар в продажу, тем быстрее он принесёт деньги. И чем точнее учёт — тем меньше риска отправить на маркетплейс товар с неправильным или уже выведенным из оборота кодом.

Чуть не упустил ещё один важный момент: чтобы вообще получить коды на новый товар, в Честном ЗНАКе нужно загрузить декларацию или сертификат соответствия ТР ТС 009/2011 (без него система просто не даст вам заказать КМ).

Если вы возите парфюмерию сами, то с октября 2022 года наборы и флаконы без российских DataMatrix на таможне не выпускают. Приходится маркировать прямо на таможенном складе (услуги 3–7 руб. за код + курьер).

Мы теперь заказываем коды заранее и передаём перевозчику. И нам приходит уже промаркированный товар. Так гораздо быстрее и удобнее получается.

Если вы сейчас в том же положении, в котором были мы два года назад — вот что мы советуем:

И главное — не бойтесь автоматизации. Мы тоже думали, что это пустая трата денег. Но оказалось, что именно таким небольшим компаниям, как наша, автоматизация нужна больше всего: чтобы рутина не отжирала большую часть времени, не терять клиентов и спокойно расти и развиваться.

Сегодня каждый наш флакон стоит в среднем на 18% дороже, чем два года назад, но маржа выросла на 11%, потому что исчезли потери и возвраты. Маркировка стала для нас инвестицией. Мы спокойно отгружаем партии, выходим на новые площадки, готовимся к открытию ещё одной розничной точки на московском рынке Садовод. И больше не боимся нововведений от Честного ЗНАКа. Потому что учёт настроен, коды в порядке, работаем без задержек и клиенты довольны.

Если вы прочитали мою «исповедь» до конца и думаете: «А у нас ещё всё впереди» — отлично! Вы начинаете с лучшей позиции, чем мы. У вас уже есть чек-листы, опыт других, решения, которые работают на бизнес.

Остаётся только один вопрос:

Вы будете тратить следующие месяцы на исправление ошибок — или сразу внедрите в работу то, что увеличит вашу маржу?