Как автоматизировать учет в магазине
Ведение товароучета в розничном магазине является неотъемлемой частью деятельности. Постоянный мониторинг товарооборота позволяет руководителю владеть актуальной информацией об остатках, эффективно управлять персоналом, торговыми и складскими процессами. Это способствует своевременному заказу товаров, точному заполнению бухгалтерских и налоговых отчетов, анализу результатов и снижению финансовых потерь.
Ниже рассмотрим методы ведения учета в рознице, расскажем, как его организовать и автоматизировать.
Методы учета в розничном магазине
Применяются два основных метода товароучета:
- Суммовой метод. Подойдет для небольшого бизнеса. Осуществляется исключительно в цифрах, без указания номенклатуры. Однако его недостатком является ограниченный анализ продаж конкретных товаров и управление ассортиментом.
- Аналитический метод. Подходит для розничных предприятий и торговых сетей. Ведется по номенклатуре, количеству и стоимости товаров индивидуально для каждой торговой точки. Этот метод обеспечивает возможность детально анализировать работу торговых точек, определять маржинальности товаров, отслеживать движение от закупки до реализации.
Вне зависимости от выбранного метода учета, он ведется одним из способов:
- Ручной учет. Используются тетради, книги. Метод трудозатратен, неудобен, высок риск ошибок.
- Полуавтоматический учет. Осуществляется с использованием таблиц, таких как Excel. Несмотря на простоту, данный метод также подвержен ошибкам, требует ручного ввода, нет интеграции с кассовым оборудованием.
- Автоматический учет. Включает использование специализированных программ и систем. Есть один минус — требуются финансовые затраты. Такой учет обеспечивает минимизацию влияния человеческого фактора, контроль остатков, получение аналитической и статистической отчетности, контроль персонала и проведение инвентаризации без закрытия магазина.
Таким образом, автоматизация — наиболее эффективный подход к учету в розничной торговле. Ниже подробно рассмотрим процесс автоматизации.
Как правильно вести учет в магазине продуктов
Условно есть четыре вида товароучета. Эти виды взаимосвязаны, взаимодополняют друг друга и обеспечивают представление о движении товаров и результатов работы магазина.
- Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему накопления и регистрации на специальных счетах сведений о торговых операциях с использованием проводок. Такой учет обязателен для среднего и большого бизнеса. Малым предприятиям разрешается использовать упрощенный способ ведения бухгалтерии, а ИП освобождены от этой обязанности. Проводки могут быть осуществлены в таблицах Excel, однако использование специализированных программ, таких как, 1С, автоматизирует этот процесс.
- Оперативный учет представляет собой метод для отслеживания ежедневной, недельной или другой краткосрочной деятельности магазина. Ведение осуществляется с помощью аналитических карточек, таблиц, графиков. Применяется для контроля прихода финансов от контрагентов, объема принятых и реализованных единиц товара и иных показателей работы магазина.
- Статистический учет базируется на информации бухгалтерского и оперативного учета. Подразумевает накопление и анализ информации о товарообороте за длительные временные промежутки, прогноз прибыли и маржу продукции. Подача статистической отчетности регулируется законодательством России и обязательна для юрлиц.
- Складской учет представляет собой систему внутреннего контроля и анализа движения остатков товаров на складах. Помогает своевременно заказывать необходимые товары, управлять остатками, предотвращать потери, порчу и уменьшать риски недостачи при приеме товаров.
Все виды учета товаров опираются на данные, полученные на разных этапах взаимодействия с продукцией:
Приемка. Данные накладной поставщика сверяются кладовщиком с фактическим поступлением. Затем поставка принимается, маркируется и размещается на хранение. В учете отражается поступление товара согласно информации из первичных документов. Рассчитывается себестоимость с учетом наценки - в рознице это 10–30%.
Перемещение. Проводится при необходимости переместить товар со склада в розничную точку, либо на хранение в иное место. Документальное подтверждение перемещения представляется накладной ТОРГ-13, заполняемой в учетной программе. Требуется, чтобы накладную подписали кладовщик и сотрудник, принявший продукцию со склада.
Выбытие. Осуществляется при реализации продукции покупателю или списании брака, порчи.
Контроль остатков. По завершению смены проверяется введение первичных документов в учетную программу. Рекомендуется ежемесячно делать инвентаризацию для выявления недостач и излишков продукции.
Длительность инвентаризации напрямую влияет на успешность предприятия. Ручная инвентаризация требует закрытия магазина на 1–3 дня, что приводит к потере клиентов. Автоматизированный учет не требует закрытия торговой точки, обеспечивая легкую и безошибочную инвентаризацию.
Программное обеспечение и оборудование для учета товаров
В основе автоматизации процессов товароучета - внедрение специализированных программных решений:
- Для контрольно-кассовой техники. Чтобы создавать чеки и отправлять сведения о продажах в базу данных магазина.
- Для товароучета, например, программа "1С".
- Для терминалов сбора данных (ТСД). например, DataMobile. ТСД обеспечивают быстроту и точность торговых процессов.
Для комплексной автоматизации торговли нужно оборудование:
- Сканер штрих-кодов. Используется для распознавания штрих-кодов, передачи информации в систему учета. Бывают проводные, беспроводные, ручные и стационарные.
- Принтер этикеток. Понадобится для перемаркировки, фасовки и оприходования.
- Онлайн-касса. Используется для подготовки и печати чеков, а также передачи данных ОФД. Большинство таких устройств имеют сертификат совместимости с программами «1С».
Важно отметить: для приема и инвентаризации рекомендуется пользоваться терминалом сбора данных вместо сканера штрих-кодов. Терминал устойчив к воздействию пыли, воды и ударам даже об бетон. Он не только считывает идентификаторы, на нем можно работать с документами, принимать задания, формировать заказы и не только.
Дополнительное оборудование:
- информационный киоск для информирования покупателей о ценах и других характеристиках товаров, акциях, скидках;
- весы — порционные, торговые, фасовочные.
Мобильное приложение для автоматизации розничного магазина
DataMobile — программное обеспечение, позволяет автоматизировать товароучет в торговом зале и на складе. Программа предназначена для использования на терминалах сбора данных и мобильных устройствах под управлением ОС Андроид. Софт легко интегрируется с «1С» прямо «из коробки».
Кроме того, DataMobile обладает рядом преимуществ:
- Поддерживает коллективную работу с одним документом.
- Настройки не требуют программирования — отмечаются галочками нужные функции.
- Имеет понятный интерфейс и UX-подсказки. Что обеспечивает легкость освоения приложения и использование его полного потенциала.
- Включена бесплатная техподдержка от разработчика.
DataMobile представляет собой простое и эффективное решение для автоматизации учета товаров в магазине. Функции DataMobile включают:
- Оформление поступления товаров и отгрузки;
- Адресное хранение.
- Перемещение продукции между подразделениями;
- Мобильная переоценка.
- Товароучет по серийным номерам.
- Инвентаризация.
- Отправка с ТСД этикетки на печать .
- Внесение изменений в шаблоны.
DataMobile может быть дополнено программными модулями — Маркировка (для учета товаров, подлежащих обязательной маркировке и ЕГАИС) и модуль RFID (для учета по рфид-меткам).
RFID-учет в магазине
Для автоматизации учета в рознице, помимо штрихкодов, широко используются радиочастотные метки. Распечатать этикетки и закодировать их можно на специальном RFID-принтере.
Несмотря на то, что штрихкодирование дешевле, а RFID-идентификация — дороже, многие выбирают технологию из-за огромной экономии времени. RFID особенно успешно используется в ритейле и логистике, где большое количество позиций.
Стоит отметить, что для маркировки «Честный ЗНАК» меховых изделий применяют контрольные идентификационные знаки (КИЗ). С помощью них в системе маркировки отслеживается движение продукции от производства до покупателя.
RFID-метки считывают ТСД с RFID-считывателем. Непосредственный контакт устройства с меткой не требуется; главное, чтобы радиометка находилась в зоне действия сканирующего модуля.
Для автоматизации бизнес-процессов в магазине с использованием RFID-технологии специальное программное обеспечение DataMobile с модулем RFID устанавливается на RFID-считыватели. С ПО можно:
- распознавать сотни радиометок за одно нажатие на кнопку считывающего RFID-устройства;
- перенести информацию с радиометок в 1С и наоборот;
- находить товары по визуальной шкале дальности радиометки;
- кодировать радиометки, отправлять на печать;
- принимать и отгружать продукцию партиями без вскрытия тары;
- проводить инвентаризацию: полную или частичную.
- оперативно принимать товары, выявлять пересортицу.
Посмотрите проекты по внедрению RFID-технологии с ПО DataMobile, реализованные нашей компанией.
Вывод
Автоматизация обеспечивает прозрачность учета продукции, повышает точность операций и снижает возможность ошибок и потерь. Кроме того, оперативный анализ остатков и маржи по позициям товара повышает эффективность управления ассортиментом, ускоряет рост прибыли.