Четыре разгневанных бухгалтера — о рутине и любви к работе

В этой статье не будет перекладывания бумажек и чая с плюшками.

Бухгалтеров часто представляют грустными офисными клерками, которые часами пьют чай на кухне, а в остальное время скучающе перекладывают бумажки из одной стопки в другую. При этом самих бухгалтеров такое представление об их профессии бесит. Мы дали им слово и попросили рассказать, чем они на самом деле занимаются и где находят поводы искренне любить свою работу.

Я часто сталкивался со стереотипом о том, что мужчина не может быть бухгалтером. Мне несколько раз отказывали в собеседованиях только по этой причине: объясняли, что ищут на работу женщину.

Ещё меня раздражает стереотип о том, что профессия умирает. Это не так: она трансформируется благодаря автоматизации. Роль бессловесного оператора, который вносит в компьютер первичную документацию, уходит в прошлое.

Например, на одном из предыдущих мест работы мы упростили отчётность об отпусках. Раньше, когда сотрудник возвращался из командировки, он сдавал бухгалтеру стопку своих документов и чеков, а бухгалтер их разбирал и вводил данные в компьютер. Одна командировка — это, как минимум, два билета туда и обратно, чеки за трансфер, счёт из гостиницы, ресторанов. Все эти документы бухгалтер должен по закону успеть внести за три рабочих дня после возвращения сотрудника.

Мы ускорили процесс: сотрудник авторизуется в специальном сервисе, сканирует свои документы и фотографии. Из этого сервиса они подтягиваются в налоговый ресурс, а затем в учётную систему бухгалтерии. Это освобождает бухгалтера от трудоёмкой и рутинной работы.

Не все компании могут одинаково выстроить процессы: у каждой своя специфика бухучёта и разное программное обеспечение. «Испытания» вносят в работу элемент творчества. Поэтому, несмотря на то, что другие сотрудники видят нас скорее сосредоточенными или даже «закопавшимися» в документы, сам я считаю свою работу скорее весёлой.

Работа бухгалтером — это не «перебирание бумажек», мы помогаем бизнесу экономить деньги: законно снизить налоги, уберечься от штрафов. Когда мне удаётся помочь, я чувствую отдачу от своей работы.

Многие не готовы тратить средства на программы, оптимизирующие нашу работу. Допустим, покупают ERP-систему, но не готовы доплачивать за услуги техподдержки этой программы и за справочно-правовую систему — «Гарант», «Консультант Плюс» или «Контур». Считают, что всю информацию сейчас можно найти в интернете. Проблема в том, что законодательство часто меняется и не всегда понятно, как действовать в новых обстоятельствах.

К примеру, в июле ввели систему, которая помогает государству отслеживать движение импортного товара и контролировать легальный оборот. Многие бухгалтеры были в панике: никто не понимал, какие именно товары будут прослеживать, зависит ли это от формы налогообложения. Чтобы хоть что-то понять, нужно потратить целый день. Но когда работодатель оплачивает справочно-правовую систему, на это уходит не больше 10 минут.

В бухгалтерии есть процессы, которые пока не автоматизированы: оформление авансовых отчётов, расчёт зарплаты, отпускных и больничных. Причём после того, как больничный начал напрямую выплачивать ФСС, работы у бухгалтера не стало меньше.

Чтобы ФСС заплатил сотруднику, бухгалтер должен занести в отчёт стаж сотрудника, его среднюю зарплату за два предыдущих года, выбрать способ оплаты и добавить реквизиты (к примеру, если сотруднику удобнее получить деньги на личную карту). Кроме того, нужно попросить сотрудника написать заявление о перечислении денег по определённым реквизитам. На оформление одного больничного у бухгалтера уходит по два-три часа.

Иногда в поликлинике допускают ошибки — опечатываются в фамилии или дате рождения пациента. Тогда ФСС отказывает в выплате, и бухгалтер вынужден выяснять, в чём дело, и отправлять сотрудника в поликлинику, чтобы там исправили данные.

Сергей Красильников
Начальник отдела разработки и поддержки программного обеспечения ЦТР «Некст»:

«Бухгалтерия — главный поставщик кейсов для программной роботизации RPA. Люди устали заниматься рутиной и не хотят тратить на это время.

Показательный кейс, который упомянула Оксана, — оформление электронного больничного листа. Данный процесс можно легко роботизировать. Робот RPA будет собирать данные из действующей ИТ-системы компании, заполнять электронный больничный лист работника и отправлять его в ФСС, обеспечивая тем самым полную автоматизацию обработки ЭЛН.

Робот работает 24/7/365, не болеет и не отвлекается, ошибки полностью исключены. Мы понимаем желание бухгалтеров больше заниматься аналитикой операций и данных — это действительно приносит больше экономических выгод компании».

Бухгалтер постоянно должен изучать что-то новое и держать руку на пульсе. Если он не следит за изменениями, то может нанести вред компании. Он не просто вводит цифры в отчёт, но и анализирует их.

В моей практике случались абсурдные ситуации. Семь лет назад я пришла работать в компанию с несколькими подразделениями и целым штатом бухгалтеров. Оказалось, что главбух продавала товары своему же филиалу, который не является отдельной структурой: она просто путала его с дочерней компанией. А весь этот процесс противоречил законодательству. Когда я сказала, что так делать нельзя, мне просто не поверили, и на объяснения я потратила в итоге целую неделю.

Со стороны это почти незаметно, но работа бухгалтера меняется, многие процессы автоматизируются. 15 лет назад я работала в компании, у которой было несколько юридических лиц. Одно производило товары и отдавало их другому — своему дистрибьютору на реализацию. Бухгалтерия в этом холдинге выполняла много ненужных задач: специалист со стороны производителя создавал документы на реализацию, со стороны дистрибьютора — документы на поступление.

В итоге четыре сотрудника делали одно и то же. Я предложила синхронизировать выгрузку документов: так реализация у одного юрлица конвертировалась в поступление у другого. То, на что тратили 8 часов, стало занимать всего час.

Пожалуй, единственная сфера, где от бухгалтера до сих пор требуется много «ручного труда», — розничная торговля. Если он целый день вбивает накладные с 40 позициями, на более важную работу вроде анализа финансовых потоков времени просто не остаётся.

В других сферах тоже встречаются устаревшие процессы. К примеру, авансовые отчёты — оформление документов на одну поездку сотрудника в командировку, которая стоила работодателю тысячу рублей, может отнимать у бухгалтера до часа времени. В итоге трудозатраты от работы бухгалтера дороже, чем расходы от самой командировки.

Если сотрудник потеряет чеки или у него не будет обоснования, придётся вписывать эту сумму ему в доход и с неё платить НДФЛ.

Ещё одно слепое пятно в автоматизации бухгалтерии — путевые листы. Например, сотрудник пользуется служебной машиной и отчитывается, сколько потратил бензина, куда ездил. В одних компаниях путевой лист заполняют каждый день, в других — раз в неделю.

Сергей Красильников
Начальник отдела разработки и поддержки программного обеспечения ЦТР «Некст»:

«Рынок предлагает новые технологии для решения бухгалтерских кейсов. Например, Ирма говорит о том, что бухгалтер может потратить целый день на ввод накладных в учётную программу.

Эту работу можно поручить роботу, который будет распознавать сканы документов и заносить данные из них в любую систему, работающую в компании.

Программный робот RPA может также формировать акты сверки и отправлять их контрагентам на электронную почту. А ещё, например, оплачивать полученные счета-фактуры и формировать различные аналитические отчёты».

Самый частый стереотип о моей профессии — что бухгалтер весь день пьёт чай с плюшками. На самом деле это, конечно, не так.

Моя компания на общей системе налогообложения, и в конце каждого квартала я должна заплатить НДС. Есть расходы, по которым я уменьшаю этот налог примерно на треть. Для этого нужны закрывающие документы. Каждый квартал приходится трясти сотрудников партнёрских компаний, чтобы они предоставили нужные документы. Это можно облегчить переходом на электронный документооборот. Но, к сожалению, не все компании работают на ЭДО: привыкли к бумаге и не хотят ничего менять.

К примеру, я обмениваюсь документами по ЭДО с коллегой из другой компании, её бухгалтер просит что-то исправить, а получив обновлённый документ под тем же номером, говорит, что не может его принять: якобы «политика компании не позволяет». И мне приходится тратить время, объясняя, что внутренняя кухня компании тут ни при чём: так положено по законодательству. В ответ меня просят прислать бумажный документ, хотя по соглашению стороны обязались работать через ЭДО, — и так по кругу.

Часть постоянной рутины бухгалтера — сбор документов. К примеру, сотруднику нужен компьютер. Нам его доставили, а сопроводительные документы — акт и счёт-фактуру — не привезли. Получается, техника есть, а в базе её нет. Приходится связываться с поставщиками и решать эту проблему.

Разнесение банковской выписки тоже приходится делать вручную. Клиенты могут не указать в назначении платежа нужную информацию, и бухгалтеру приходится отправлять запросы через менеджеров другой компании, чтобы они разъяснили, на какой договор определить эту сумму. Человеческий фактор никто не отменял, каждый может совершить ошибку.

Рутинных задач у специалистов становится всё меньше, а любви к своей работе — всё больше. Сделать работу бухгалтеров и других профессионалов комфортной просто: нужно прислушаться к их желаниям и снять с них повторяющиеся, скучные и однотипные задачи.

Это поможет сделать RPA — Robotic process automation — технология роботизации бизнес-процессов. Роботы RPA не заменят человека полностью, но помогут выстроить операции так, чтобы специалисты могли использовать свой потенциал там, где он необходим компании.

Бухгалтеров заваливает количеством транзакций и документов. Источник всех этих проблем — рост количества рутинных операций, справиться с которым можно с помощью роботизации.

Программным роботам, например, можно доверить формирование справок для сотрудников (2НДФЛ и другие), импорт и экспорт документов из системы компании в ЭДО, «Контур-Экстерн», клиент-банк и другие программы.