Некст

Четыре разгневанных бухгалтера — о рутине и любви к работе

В этой статье не будет перекладывания бумажек и чая с плюшками.

Бухгалтеров часто представляют грустными офисными клерками, которые часами пьют чай на кухне, а в остальное время скучающе перекладывают бумажки из одной стопки в другую. При этом самих бухгалтеров такое представление об их профессии бесит. Мы дали им слово и попросили рассказать, чем они на самом деле занимаются и где находят поводы искренне любить свою работу.

«Бухгалтер умеет предсказывать финансовые риски и снижать их»

Александр Пятинский
В профессии около 10 лет

Я часто сталкивался со стереотипом о том, что мужчина не может быть бухгалтером. Мне несколько раз отказывали в собеседованиях только по этой причине: объясняли, что ищут на работу женщину.

Ещё меня раздражает стереотип о том, что профессия умирает. Это не так: она трансформируется благодаря автоматизации. Роль бессловесного оператора, который вносит в компьютер первичную документацию, уходит в прошлое.

Например, на одном из предыдущих мест работы мы упростили отчётность об отпусках. Раньше, когда сотрудник возвращался из командировки, он сдавал бухгалтеру стопку своих документов и чеков, а бухгалтер их разбирал и вводил данные в компьютер. Одна командировка — это, как минимум, два билета туда и обратно, чеки за трансфер, счёт из гостиницы, ресторанов. Все эти документы бухгалтер должен по закону успеть внести за три рабочих дня после возвращения сотрудника.

Мы ускорили процесс: сотрудник авторизуется в специальном сервисе, сканирует свои документы и фотографии. Из этого сервиса они подтягиваются в налоговый ресурс, а затем в учётную систему бухгалтерии. Это освобождает бухгалтера от трудоёмкой и рутинной работы.

Бухгалтер — не оператор, который вносит данные в форму, а человек, который умеет предсказывать финансовые риски и снижать их.

Не все компании могут одинаково выстроить процессы: у каждой своя специфика бухучёта и разное программное обеспечение. «Испытания» вносят в работу элемент творчества. Поэтому, несмотря на то, что другие сотрудники видят нас скорее сосредоточенными или даже «закопавшимися» в документы, сам я считаю свою работу скорее весёлой.

«Многие не готовы тратить средства на программы, оптимизирующие нашу работу»

Оксана Борух
В профессии 14 лет

Работа бухгалтером — это не «перебирание бумажек», мы помогаем бизнесу экономить деньги: законно снизить налоги, уберечься от штрафов. Когда мне удаётся помочь, я чувствую отдачу от своей работы.

Многие не готовы тратить средства на программы, оптимизирующие нашу работу. Допустим, покупают ERP-систему, но не готовы доплачивать за услуги техподдержки этой программы и за справочно-правовую систему — «Гарант», «Консультант Плюс» или «Контур». Считают, что всю информацию сейчас можно найти в интернете. Проблема в том, что законодательство часто меняется и не всегда понятно, как действовать в новых обстоятельствах.

К сожалению, не все собственники или управленцы прислушиваются к мнению бухгалтера.

К примеру, в июле ввели систему, которая помогает государству отслеживать движение импортного товара и контролировать легальный оборот. Многие бухгалтеры были в панике: никто не понимал, какие именно товары будут прослеживать, зависит ли это от формы налогообложения. Чтобы хоть что-то понять, нужно потратить целый день. Но когда работодатель оплачивает справочно-правовую систему, на это уходит не больше 10 минут.

В бухгалтерии есть процессы, которые пока не автоматизированы: оформление авансовых отчётов, расчёт зарплаты, отпускных и больничных. Причём после того, как больничный начал напрямую выплачивать ФСС, работы у бухгалтера не стало меньше.

Чтобы ФСС заплатил сотруднику, бухгалтер должен занести в отчёт стаж сотрудника, его среднюю зарплату за два предыдущих года, выбрать способ оплаты и добавить реквизиты (к примеру, если сотруднику удобнее получить деньги на личную карту). Кроме того, нужно попросить сотрудника написать заявление о перечислении денег по определённым реквизитам. На оформление одного больничного у бухгалтера уходит по два-три часа.

Иногда в поликлинике допускают ошибки — опечатываются в фамилии или дате рождения пациента. Тогда ФСС отказывает в выплате, и бухгалтер вынужден выяснять, в чём дело, и отправлять сотрудника в поликлинику, чтобы там исправили данные.

Сергей Красильников
Начальник отдела разработки и поддержки программного обеспечения ЦТР «Некст»:

«Бухгалтерия — главный поставщик кейсов для программной роботизации RPA. Люди устали заниматься рутиной и не хотят тратить на это время.

Показательный кейс, который упомянула Оксана, — оформление электронного больничного листа. Данный процесс можно легко роботизировать. Робот RPA будет собирать данные из действующей ИТ-системы компании, заполнять электронный больничный лист работника и отправлять его в ФСС, обеспечивая тем самым полную автоматизацию обработки ЭЛН.

Робот работает 24/7/365, не болеет и не отвлекается, ошибки полностью исключены. Мы понимаем желание бухгалтеров больше заниматься аналитикой операций и данных — это действительно приносит больше экономических выгод компании».

«Со стороны это почти незаметно, но работа бухгалтера меняется»

Ирма Гучуа
В профессии 18 лет

Бухгалтер постоянно должен изучать что-то новое и держать руку на пульсе. Если он не следит за изменениями, то может нанести вред компании. Он не просто вводит цифры в отчёт, но и анализирует их.

В моей практике случались абсурдные ситуации. Семь лет назад я пришла работать в компанию с несколькими подразделениями и целым штатом бухгалтеров. Оказалось, что главбух продавала товары своему же филиалу, который не является отдельной структурой: она просто путала его с дочерней компанией. А весь этот процесс противоречил законодательству. Когда я сказала, что так делать нельзя, мне просто не поверили, и на объяснения я потратила в итоге целую неделю.

Со стороны это почти незаметно, но работа бухгалтера меняется, многие процессы автоматизируются. 15 лет назад я работала в компании, у которой было несколько юридических лиц. Одно производило товары и отдавало их другому — своему дистрибьютору на реализацию. Бухгалтерия в этом холдинге выполняла много ненужных задач: специалист со стороны производителя создавал документы на реализацию, со стороны дистрибьютора — документы на поступление.

В итоге четыре сотрудника делали одно и то же. Я предложила синхронизировать выгрузку документов: так реализация у одного юрлица конвертировалась в поступление у другого. То, на что тратили 8 часов, стало занимать всего час.

Пожалуй, единственная сфера, где от бухгалтера до сих пор требуется много «ручного труда», — розничная торговля. Если он целый день вбивает накладные с 40 позициями, на более важную работу вроде анализа финансовых потоков времени просто не остаётся.

В других сферах тоже встречаются устаревшие процессы. К примеру, авансовые отчёты — оформление документов на одну поездку сотрудника в командировку, которая стоила работодателю тысячу рублей, может отнимать у бухгалтера до часа времени. В итоге трудозатраты от работы бухгалтера дороже, чем расходы от самой командировки.

Если сотрудник потеряет чеки или у него не будет обоснования, придётся вписывать эту сумму ему в доход и с неё платить НДФЛ.

Ещё одно слепое пятно в автоматизации бухгалтерии — путевые листы. Например, сотрудник пользуется служебной машиной и отчитывается, сколько потратил бензина, куда ездил. В одних компаниях путевой лист заполняют каждый день, в других — раз в неделю.

Сергей Красильников
Начальник отдела разработки и поддержки программного обеспечения ЦТР «Некст»:

«Рынок предлагает новые технологии для решения бухгалтерских кейсов. Например, Ирма говорит о том, что бухгалтер может потратить целый день на ввод накладных в учётную программу.

Эту работу можно поручить роботу, который будет распознавать сканы документов и заносить данные из них в любую систему, работающую в компании.

Программный робот RPA может также формировать акты сверки и отправлять их контрагентам на электронную почту. А ещё, например, оплачивать полученные счета-фактуры и формировать различные аналитические отчёты».

«Много времени уходит на пустые переговоры»

Альмира Исеева
В профессии более 10 лет

Самый частый стереотип о моей профессии — что бухгалтер весь день пьёт чай с плюшками. На самом деле это, конечно, не так.

Моя компания на общей системе налогообложения, и в конце каждого квартала я должна заплатить НДС. Есть расходы, по которым я уменьшаю этот налог примерно на треть. Для этого нужны закрывающие документы. Каждый квартал приходится трясти сотрудников партнёрских компаний, чтобы они предоставили нужные документы. Это можно облегчить переходом на электронный документооборот. Но, к сожалению, не все компании работают на ЭДО: привыкли к бумаге и не хотят ничего менять.

Раздражает, что в профессии много некомпетентных специалистов.

К примеру, я обмениваюсь документами по ЭДО с коллегой из другой компании, её бухгалтер просит что-то исправить, а получив обновлённый документ под тем же номером, говорит, что не может его принять: якобы «политика компании не позволяет». И мне приходится тратить время, объясняя, что внутренняя кухня компании тут ни при чём: так положено по законодательству. В ответ меня просят прислать бумажный документ, хотя по соглашению стороны обязались работать через ЭДО, — и так по кругу.

Часть постоянной рутины бухгалтера — сбор документов. К примеру, сотруднику нужен компьютер. Нам его доставили, а сопроводительные документы — акт и счёт-фактуру — не привезли. Получается, техника есть, а в базе её нет. Приходится связываться с поставщиками и решать эту проблему.

Разнесение банковской выписки тоже приходится делать вручную. Клиенты могут не указать в назначении платежа нужную информацию, и бухгалтеру приходится отправлять запросы через менеджеров другой компании, чтобы они разъяснили, на какой договор определить эту сумму. Человеческий фактор никто не отменял, каждый может совершить ошибку.

Рутинных задач у специалистов становится всё меньше, а любви к своей работе — всё больше. Сделать работу бухгалтеров и других профессионалов комфортной просто: нужно прислушаться к их желаниям и снять с них повторяющиеся, скучные и однотипные задачи.

Это поможет сделать RPA — Robotic process automation — технология роботизации бизнес-процессов. Роботы RPA не заменят человека полностью, но помогут выстроить операции так, чтобы специалисты могли использовать свой потенциал там, где он необходим компании.

Бухгалтеров заваливает количеством транзакций и документов. Источник всех этих проблем — рост количества рутинных операций, справиться с которым можно с помощью роботизации.

Программным роботам, например, можно доверить формирование справок для сотрудников (2НДФЛ и другие), импорт и экспорт документов из системы компании в ЭДО, «Контур-Экстерн», клиент-банк и другие программы.

0
16 комментариев
Написать комментарий...
Igor Novák

Самая полезная для бухгалтера программа Print Conductor. )) Экономим до 500к в год на человеко-часах. ))

Ответить
Развернуть ветку
Алексей

"... нужно прислушаться к их желаниям и снять с них повторяющиеся, скучные и однотипные задачи... "

Не нужно делать из бухгалтеров сверхъестественных людей. Бухгалтер такая же рядовая профессия, как и, например, инженер

Ответить
Развернуть ветку
Илья Ланкевич

Очень грустное чтение.
Эти люди совсем не понимают роли бухгалтера в управлении финансами и бизнесе.
Реально их надо бейсбольной битой менять.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Цапенко

Из прочитанного понятно, что есть проблема, но четкого решения для среднего и мелкого бизнеса в тексте нет. Общие слова про ЭДО, роботизацию и т.п. Может есть ссылка на коробочный продукт, который можно установить/зарегистрировать и начать использовать самостоятельно?

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Akinin

Дмитрий, есть роботы UiPath, софт условно бесплатный (до 5млн $ оборота компании), лоу-код платформа. Посмотрите в ютубе возможности кратенько. Главный их плюс - у них открытая академия и туториалов от индусов великое множество.

Ответить
Развернуть ветку
Некст
Автор

Oleg, платформа UIpath предлагает бесплатные лицензии (с ограниченным набором роботов) для малого бизнеса с оборотом до 5 млн$ в год, и количеством рабочих мест до 250.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Некст
Автор

Дмитрий, для крупного и среднего бизнеса у нас есть множество кейсов по роботизации бизнес-процессов, с которыми мы можем Вас познакомить. Коробочного продукта, для малого бизнеса, который можно установить/зарегистрировать и начать использовать самостоятельно в настоящий момент нет. Технология RPA позволяет это сделать, но в каждом конкретном случае малому бизнесу необходимо оценивать экономическую эффективность такого внедрения.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Цапенко

Кажется, что при рекламе на массовую аудиторию хорошо давать какой-то массовый продукт. Имхо, не всем захочется кастомизации, т.к. это может показать долго и дорого.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей

"Самый частый стереотип о моей профессии — что бухгалтер весь день пьёт чай с плюшками..."

На самом деле это близко к истине...

Бухгалтер на моем предприятии постоянно жаловалась на большой объем работы и просила повышение заработной платы. На что я постоянно задавал ей вопрос: если у нас сейчас порядка 100 договоров в год и вы жалуетесь на большой объем работы, то если будет 1000 договоров, мне нужно будет нанимать ещё 9 бухгалтеров? На что она утвердительно отвечала нет, дескать для неё не проблема 1000 договоров. И у меня никак не сходилось уравнение: 100 договоров это много, а 1000 договоров - не много.

В очередной раз, как бухгалтер получила отказ в повышении заработной платы, она сама предложила следующее. Дескать она вполне может всю работу по предприятию делать за два рабочих дня в неделю и одну неделю в конце года для подготовки годовых отчетов. А остальное время, с моего разрешения, она хотела бы использовать для работы на другом предприятии. Бинго, уравнение сошлось! Оказывается все можно успеть сделать за два дня работы, а остальное время можно гулять. Понятное дело с ней мы попрощались...

Новому бухгалтеру на любые попытки манипуляции рассказываю историю с её предшесвенником...

Ответить
Развернуть ветку
Ёртёмёй

В результате вы уволили человека только за то, что она хотела больше денег.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей

Уволил человека, который не хотел работать. Новый бухгалтер проведя аудит выявила большое количество ошибок и недоделок, и потом ещё полгода все за ней исправляла

Ответить
Развернуть ветку
Eugenia K

А потом тоже попросила больше денег, когда вымоталась)) ей тоже задали уравнение, суть которого хочешь больше денег - делай ещё больше. И она тоже разочаровалась, подспустила рукава и стала делать ровно столько, сколько считала нужным за эту зарплату - снова наметился упадок в бухгалтерии. Вам в аутсорсинг - стоимость услуг бухгалтера зависит от количества первичных документов.

Ответить
Развернуть ветку
Printsessa Derevyashka
Я часто сталкивался со стереотипом о том, что мужчина не может быть бухгалтером. Мне несколько раз отказывали в собеседованиях только по этой причине: объясняли, что ищут на работу женщину.

Не может такого быть – стрелочка не поворачивается

Ответить
Развернуть ветку
Чудесный сон
грустными офисными клерками, которые часами пьют

Каждый из нас порой бывает бухгалтером 😞

Ответить
Развернуть ветку
Алексей

"... доплачивать за услуги техподдержки этой программы и за справочно-правовую систему... "

Вот мне всегда было интересно, почему бухгалтерам нужна лицензионная 1С, ежемесячная тех. поддержка и обновления, справочные системы, и они при любых раскладах находят деньги на них, а купить инструменты, да и просто СИЗ для рабочих предприятия денег никогда нет?

Ответить
Развернуть ветку
Марк Сорокин

Привет всем! сорри за офф-топ. Прикиньте, щас искал RPA, наткнулся на сайт Konica Minolta.

Оказывается они тоже RPA поставляют. Как думаете, это у них свои роботы или чьи то?

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 16 комментариев
null