Что такое Матрёшка Войтова и как она помогает мне планировать дела на год, месяц, неделю и день
Меня зовут Алексей Войтов и я человек, у которого 30 часов в сутках. А меньше было бы мало, потому что у меня очень много проектов: я совладелец франшизы суши-баров Kapibara, франчайзи международной сети кофеен Coffee Like и федеральной сети детских парикмахерских Воображуля. Веду подкаст «Бизнес, роботы, мечты» и езжу по стране с выступлениями от Сбера. При этом успеваю много путешествовать! Не сойти с ума от такого графика мне помогает Матрёшка. Но не обычная, а по-войтовски. =) Как это? Рассказываю редакции WEEEK.
Живу по принципу: делай по кайфу и будет тебе счастье. У меня есть собственная система личной продуктивности, которая позволяет добиваться поставленных целей и при этом не выгорать. Двигатель системы – многоступенчатое планирование, а надстройка в ней – полезные привычки, ритуалы и практики.
Свою систему я называю Матрёшкой Войтова и она включает в себя планирование на год, месяц, неделю и день.
Мы в Kapibara планируем задачи на год вперед. 2022-й не стал исключением. Несмотря на геополитическую ситуацию, экономический кризис и постоянные потрясения мы смело смотрим в будущее и уже планируем стратегические улучшения компании на 2023 год. Мы верим в наш продукт и в его рост, несмотря на экономический кризис.
Мой личный горизонт планирования сейчас – 6 месяцев. Командный горизонт – 1 год.
Планов на год должно быть не больше 5-ти, а хотелки “от балды” не подойдут
Обычно планы на год заношу в календарь в первых числах января. План включает в себя хотелки и 4-5 крупных годовых цели – это тело нашей матрешки. Каждая цель представляет собой реальный, достижимый и многосоставной проект в рамках одного года. Как пример цели – открыть не менее 3-х кофе-баров или вывести ресторан на 1 млн чистой прибыли.
Хотелки – это то, чего хочется. Это раскраска матрешки. Хотелки нужны, чтобы наполнить жизнь энергией и смыслом. Пример одной из моих хотелок на год – увидеть лед Байкала или помыть слона в Таиланде.
При этом на этапе планирования хотелок важно сделать прогноз по доходу на следующий год и понять, что реально вы сможете сделать, а что – нет. Это важно, потому что если напишете 100 хотелок “от балды”, в конце года получите большое разочарование, что так мало удалось сделать и вообще жизнь – боль.
Цели на месяц должны постоянно быть на виду и напоминать о себе
Цели на месяц формируются строго из годовых целей и представляют их декомпозицию. 4-5 годовых целей дробятся на более мелкие проекты и образуют собой месячные цели. В начале каждого месяца определяем 4-5 месячных целей и раскидываем их по неделям. Поставленные цели размещаем на дашборде – это может быть меловая доска или экран, всё, что угодно. Главное – цели должны постоянно находится на виду.
Недельные цели надо делить на процессные и проектные
Планировать дела на неделю я люблю по воскресеньям. Это отдельный ритуал, во время которого я:
- Анализирую цели за прошлую неделю.
- Рефлексирую на тему самочувствия и работы над целями.
- Закрываю хвосты – не выполненные задачи.
- Ставлю цели на следующую неделю.
На каждую неделю ставлю не более 4-5 целей, которые относятся к месячным проектам и при этом содержат в себе не менее 3-5-ти дневных целей. Ключевое правило – каждая недельная цель соответствует месячной и приближает к выполнению проекта.
Про постановку целей на следующую неделю хочется сказать отдельно, так как уже в воскресенье мы пытаемся спланировать свое время на ближайшие 7 дней и защититься от вмешательств других задач или людей. Вот как я предлагаю планировать дела на будущую неделю:
1. Разделите все задачи на процессные и проектные
Процессные – задачи, которые выполняются регулярно, по расписанию и не зависят от внешних факторов. Эти задачи, как дыхание, поддерживают жизнедеятельность направления, которое вы курируете и за которое несете ответственность. Обычно это задачи из разряда планерок, проверок, анализа, совещаний и так далее.
Проектные – задачи, которые напрямую касаются вашей матрешки целей и, в нашем случае, ведут к выполнению недельных целей.
2. Раскидайте процессные задачи на всю неделю
Сразу поставьте в календарь планерки, проверки, выезды, встречи и остальное. Так вы сможете понять, сколько времени осталось для проектных задач на каждый день.
Поставьте задачи на оставшееся время, которое не занято встречами и экстренными делами. Это этап формирования картины дня и вашей жизни на ближайшую неделю.
При этом внутри тела каждого дня у каждой задачи будет приоритет для выполнения, но об этом поговорим в следующем пункте.
Все поставленные на неделю цели выпишите на стикер и наклейте на монитор, либо сделайте заметку в Google Keep на рабочем столе компьютера, чтобы всегда видеть их. Ведь часто бывает так, что мы всю неделю работали, много чего сделали, а к недельным целям не продвинулись, а значит, к месячным и годовым – тоже. Получается, что неделя упущена, а еще хотелки надо реализовать.
Планировать недельные и ежедневные задачи удобно в календаре WEEEK. Распределите задачи на день по приоритетности, назначьте дедлайн и исполнителя. Задачи, которые не успели сделать в понедельник, автоматически переносятся на вторник и так далее.
Не привязывайте все дневные задачи ко времени, если только это не повторяющиеся процессы
После ритуала недельного планирования у нас появляется “скелет” недели и мы понимаем объем оставшегося времени для постановки дополнительных задач на день. Вот как я советую поступать с дневными задачами:
- Планируйте 9-12 задач на день.
- Три из них – это задачи первого приоритета. Задачи, требующие максимально сфокусироваться на них и приближающие вас к выполнению недельных целей.
- Ещё 3-4 – задачи второго приоритета. Они не относятся к проектам и не требуют большого количества креативного ресурса, фокуса и энергии. Зачастую это процессные задачи.
- Остальные 2-5 задач – это мелкие задачи без приоритета, часто личные, незначительные дела, не требующие мыслительной деятельности, но все таки обязательные к выполнению. Например, когда надо получить посылку на почте или отвезти кота в лечебницу.
Вот мои константы планирования:
- Запрещено распределять задачи по времени, если они жестко к нему не привязаны. Исключением могут быть такие задачи, как уроки английского – их часто планируют в конкретные дни и часы. В остальных случаях любая попытка расписать день по времени приводит к сбоям и, как следствие, к стрессу, неудовлетворенности собой и отмене системы планирования как таковой.
- Запрещено что-либо держать в мыслях. Это одно из ключевых правил в эффективности планирования. Пришла задача – сразу записываем ее в планировщик. Криво-косо, но записываем. В конце дня мы с ней разберемся, а пока она не должны нагружать наш мозг. Вы наверное не раз замечали, когда неожиданно приходит мысль: «Блин, забыл набрать Таню по проекту», а ваш мозг все это время помнил об этом и тратил мыслительное топливо. И чем больше вы загружаете мозг такими мыслями, тем меньше в нем места для решения проектных и сложных задач.
- Нет планирования – нет работы. Пока не запланировали день – не начинаем выполнять задачи, пока не запланировали неделю – не начинаем рабочий понедельник и так далее. Планирование всегда должно превалировать над процессом выполнения задач.
9 полезных практик, что помогают мне разгрузить мозг и эффективнее выполнять задачи
- Запланируйте себе “золотой час”. Это время, в которое вы недоступны для других и уделяете время задачам, которые развивают вас лично или компанию. Обычно это обучение, стратегическое планирование или сложные креативные задачи. Идеально устраивать “золотой час” утром, когда весь мир спит и даже самые близкие вас не отвлекают.
- Используйте таймер Помодоро. Это такая практика работы над задачами по временным отрезкам. Ставите таймер на 20 мин и фокусируетесь строго на одной задаче. Я для этого использую приложение Forest.
В WEEEK тоже есть Pomodoro таймер. 1 помидор = 30 минут, из них 25 минут – на работу и 5 – на отдых.
3. Работайте над дыханием. После каждого таймера помодоро используйте короткую дыхательную практику чтобы отдохнуть. Я выбрал стандартный функционал «Медитация» на Apple Watch.
Попробуйте медитации в WEEEK. Это расслабляющая анимация с таймером: включите, чтобы отдохнуть от сложной задачи или после созвона с командой:
4. Чистите список задач. Раз в месяц выписывайте на листок все задачи и мысли по работе для того, чтобы разгрузить мозг и уйти от задач, которые сидят в голове и пожирают мыслительное топливо. После этой практики вы поймете, что одна часть задач уже выполнена, а другую необходимо переформулировать.
Вспомогательные практики для здоровья:
- Проводите регулярные чекапы здоровья и сдавайте анализы на витамины, микроэлементы и прочие показатели. При необходимости – корректируйте здоровье БАДами под наблюдением врача.
- Принимайте мелатонин на ночь. Это гормон сна, я принимаю 3 мг ежедневно. Позволяет удлинить фазу глубокого сна и улучшает восстановление когнитивных способностей. Также помогает лучше восстановиться когда количество сна ограничено и при смене часовых поясов.
- Принимайте ледяной душ утром. Это прекрасное средство взбодриться и зарядиться на продуктивный день. Наш организм воспринимает ледяной душ как угрозу организму и провоцирует выброс гормонов счастья. Хорошее настроение после такого душа гарантированно.
- Попробуйте аппликатор Кузнецова или Ляпко на ночь. За долгий рабочий день в офисе определенные зоны организма спазмируются, критически важно их разгрузить и снять эти спазмы. Иголки аппликатора обеспечивают приток крови к проблемной зоне и состояние улучшается, а мозг перестает отвлекаться на дисбалансы тела.
- Пейте черный кофе. Если конечно же любите его и вам можно.
Обычно каждый мой день выглядит так:
Спорт нужен предпринимателю как воздух, ведь он учит побеждать и идти к цели
В прошлом я профессионально занимался спортом. Я мастер спорта по легкой атлетике, двукратный победитель первенства России и финалист первенства мира. Сейчас я конечно пожинаю плоды в виде больной спины, а еще иногда хрустит все тело, но все равно считаю, что занятия спортом – это лучшее образование в моей жизни.
Профессиональный спорт развивает качества, которые не получишь ни в одном онлайн-вузе:
- Спорт учит, что для достижения цели нужно каждый день тяжело пахать. Мы тренировались 10 раз в неделю.
- Спорт учит, что поражения и неудачи – это нормально, нужно делать выводы и идти дальше.
- Спорт учит работать в «алых и кровавых рынках» конкуренции и понимать, что с каждым днем нужно быть лучше, иначе тебя обгонят.
- Спорт учит жажде побед и честолюбию. А если мы говорим о командном спорте, то и работе в коллективе, быть в синергии и уважать всех участников команды и проекта. Обожаю спорт всем сердцем.
Путешествуйте! Это улучшает производительность и вдохновляет делать больше
Я обожаю путешествия. Идеальный формат – это бизнес-поездка на форум или выступление и совмещенные c этим туристические активности. При этом люблю и большие путешествия. Например, я уже 3 года подряд езжу на Камчатку – это лучшее место на земле! Ранее конечно возникало чувство, что я не могу уезжать так надолго и что все рухнет и нужно быть 24/7 на связи. Я испытывал тревогу по этому поводу. Но с тех пор как я стал трекать количество выполненных задач, то заметил четкую закономерность: после путешествий производительность резко растет – до 50% в периоде от 1 до 3 месяца. В итоге за 2020-й год, когда я путешествовал очень много, я поставил личные рекорды производительности и вошел в 3% пользователей Todoist по всему миру! Путешествуйте – это круто, главное это себе позволять.
И напоследок – о выгорании
Никогда не испытывал этого чувства. В 2020-м немного подустал под конец года из-за плотного графика разъездов. Но мне хватило 3 дня поиграть дома в Playstation, чтобы снова быть огурцом.
***
2022-й год близок к завершению, но я бодр, свеж и полон решимости завершить запланированные проекты и приступить к созданию Матрешки-2023. Нас ждет сложный год с постоянно меняющимся контекстом и обстоятельствами, но, в любом случае, опора на скелет планирования позволяет преодолеть препятствия с меньшим стрессом и большей эффективностью.
Прикольный план! Заберу себе в закладки. А вообще интересно, как Алексею при таком количестве бизнесов удается это всё успевать? Это наверное каждая секунда расписана... Ну то есть стресс каждый день и по несколько раз. Всегда удивлялась таким людям)) Как они вообще умудряются жить в таком бешеном графике?
Жить в таком графике весело!) Но если пытаешься управлять хаосом, то веселье быстро заканчивается. Поэтому фундаментальным жизненным процессом становится постоянное планирование!
Думаю, что это всё зависит от темперамента человека. Есть такие люди, у которых бешеная энергия и они успевают реально всё-всё и даже больше. И ощущение, будто чем больше делают, тем больше успевают при этом. =) Это их стиль жизни и по-другому они не могут.
крутая статья!
Хорошая статья. Благодарю. Про мелотонин стало интересно. В целом стараюсь не принимать в себя гормоны. Но надо почитать
Спасибо, Ильяна)