Кадровый электронный документооборот: сложности или выгоды?
Сегодня кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это добровольное делопроизводство, однако в 2021 году объем этого рынка составил около 350 миллионов рублей. Прогнозы специалистов на 2022 год – рост объемов в 8-10 раз, и это вполне реально. По данным ассоциации РОСЭУ около 70% опрошенных работодателей уже перевели кадровые процессы в цифру или планируют сделать это в обозримом будущем. Продиктована ли такая активность исключительно тем, что КЭДО планируют сделать обязательным для всех? Давайте разбираться.
Что получает работодатель, перейдя на кадровый электронный документооборот
Еще 10 лет назад никто не мог подумать, что регулярное посещение офиса потеряет свою важность и актуальность для ряда востребованных профессий. Более того — сегодня около половины российских компаний имеют в штате дистанционных сотрудников, а статья 312.1 ТК РФ устанавливает и регулирует нормы дистанционной работы.
Изменения в ТК РФ (см. закон от 21 ноября 2021 года No 377-ФЗ) позволяют компаниям создавать и использовать в электронном виде большинство кадровых документов, кроме:
- акта о несчастном случае на производстве;
- приказа об увольнении сотрудника;
- бумаг по охране труда.
Перевод документооборота в цифру позволяет сократить расходы на печать и хранение документов. В среднем на это работодатель тратит от 2 тыс. рублей в год на одного сотрудника. КЭДО снижает подобные расходы до нуля.
Цифровизация кадровых документов позволит сократить не только денежные, но и временные ресурсы. Например, трудозатраты отдела кадров на операционку. Для оформления одного единственного документа для дистанционного сотрудника «традиционным способом», необходимо пройти через цепочку действий с множественными составляющими — от распечатки и подписания документов до сортировки, отправки курьерской службы и сдачи в архив.
КЭДО позволит сотрудникам отдела кадров выполнять операционные задачи по подписанию и согласованию документов через сервис, сэкономив при этом массу времени.
Список компаний, которым стоит задуматься о КЭДО
- Фирмы со штатом более 100 человек. Такая компания выпускает до нескольких десятков кадровых документов в год на человека. Приказы об отпусках и командировках, распоряжения о переводе сотрудников оформляются в режиме нон-стоп HR-отделом. На стратегические задачи у кадровых работников не остается ни времени, ни сил. Внедрение КЭДО на 65% повышает эффективность работы HR-отдела.
- Компании, которые имеют филиалы. Даже если у компании один-два дополнительных офиса в других городах — кадровое делопроизводство все равно усложняется. Ведь помимо оформления и подписания документов, необходимо осуществлять постоянную пересылку документов курьерами и контролировать обратную отправку из филиалов. В постоянном потоке отправок и получения документов не удивительно, что что-то может потеряться, а что-то будет оформлено ненадлежащим образом.
- В компании есть удалённые сотрудники. Сегодня можно выделить минимум несколько десятков профессий, которые отлично справляются со своими задачами и без посещения офиса, находясь, например, в других городах или даже странах. В то же время компании важно сохранить квалифицированных работников в штате, не оформляя как фрилансеров. Например, группу программистов, которые работают над сложным продуктом. Или компанию маркетологов, которая занимается разработкой стратегии продвижения нового продукта. В таких ситуациях КЭДО является единственно возможным способом ведения документооборота.
- Фирмам и компаниям, которые заинтересованы в HR-бренде. Важность экономии средств не дает большого простора в поддержании HR-бренда. КЭДО — одно из решений, которое позволит и сэкономить, и получить лояльность действующих и потенциальных сотрудников. С точки зрения работников это означает возможность дистанционного сотрудничества, отсутствие необходимости тратить время на посещение отдела кадров. А работодатель сможет подчеркнуть позицию современной, лояльной компании.
Какие выводы можно сделать
- Несмотря на то, что кадровый ЭДО пока не является обязательным, сегодня можно четко проследить тренд на перевод документов в цифру.
- КЭДО поможет улучшить взаимодействие головного офиса с филиалами и позволит расширить географию найма работников.
- КЭДО поможет привести кадровые процессы в порядок, сделать их прозрачными и для самой компании, и для возможной проверки госорганами. Все документы, которые подписываются электронно, имеют юридическую значимость.
Сегодня оптимальное время для перевода компании на КЭДО. Часть процессов отлажена и позволяет быстро внедрять цифровые решения, не останавливая привычные бизнес-процессы. Пока не будет закона об обязательном введении КЭДО, не будет и штрафов за случайные нарушения в процессах. Это значит, что у компаний есть возможность подстраивать процессы под новые цифровые реалии методом экспериментов, проб и ошибок.
"работодатель тратит от 2 тыс. рублей в год на одного сотрудника. КЭДО снижает подобные расходы до нуля" есть сравнение с ценой сервиса? не будет ли того, что сервис выходит дороже
Добрый день! Вы можете рассчитать выгоду в нашем калькуляторе https://www.esphere.ru/products/kedo/kalkulyator-raschyota-effektivnosti-vnedreniya-kedo