Как цифровизация поставок помогает девелоперу не ссориться с поставщиками и подрядчиками. Опыт «Самолет» и СберКорус
Группа «Самолет» на сегодняшний день находится на второй строчке в топ-10 застройщиков России. Если говорить о цифрах, то это десятки строительных объектов, тысячи поставщиков, представительства в 100+ городах России и стран СНГ, свыше 5000 людей в штате. Объём информации в бизнес-процессах корпорации колоссален, и простой электронный документооборот тут уже не справлялся.
Застройщик использует в работе только строительных материалов более 470 видов. И важно контролировать каждый метр их пути – чтобы любая поставка добиралась до объекта в требуемом количестве и виде.
С каждым поставщиком «Самолету» приходилось работать через коробочный или самописный сервис. Сотрудники приспосабливались к каждой новой системе, с которой работал поставщик, формировали заказы вручную, а затем тратили массу времени, чтобы их проконтролировать. Это растягивало сроки стройки, а с поставщиками часто возникали недопонимания.
Обычный документооборот, пусть и в электронном виде, уже не справлялся с объемами информации. Девелопер постоянно расширяет свою деятельность, и вместе ней увеличиваются и объемы документооборота, что усложняло бизнес-процессы в геометрической прогрессии.
Проведение тендера, оформление договора, составление сметы, резервирование товара, отгрузка – каждый шаг требует своей документации.
По сути, требовалась универсальная система, которая на любом этапе позволила бы:
- во-первых, убедиться: «сколько стройматериалов заказали — столько и приехало»;
- во-вторых, быстро формировать, направлять и подписывать сопровождающие документы по каждой поставке.
Во взаимодействии с поставщиками изначально не было единого стандарта – «Самолету» приходилось иметь дело с различными коробочными и/или самописными системами заказа и работы с поставками. Это заметно усложняло и замедляло документооборот, приводило к дублированию, ошибкам ручного ввода и никак не способствовало оптимизации процессов.
Лавинообразный рост объёма документооборота усложнял процессы буквально в геометрической прогрессии.
Как EDI ускоряет документооборот
В системе обмен документами строится на базе стандартизированных форматов сообщений: стороны могут обмениваться заказами, счетами, накладными – не нужно ничего вводить вручную и дублировать каждую партию документов на бумаге.
Данные обрабатываются автоматически, а транзакции документов не приходится каждый раз с нуля подстраивать под конкретного поставщика: стандартизированные решения одинаково подходят под любой новый заказ.
Гибкость системы позволила в короткие сроки переработать его под нужды строительной отрасли. СберКорус стал первым в России, кто использовал опыт системы, традиционно применяемой в ритейле, в строительной отрасли.
EDI показала себя удобной системой для ритейла и стала также идеальной для строительной сферы.
Суть ноу-хау – в автоматизации с помощью EDI-системы модуля снабжения S.Materials, с которым работает «Самолёт». Изначально этот маркетплейс стройматериалов обеспечивал цифровизацию работы с заказами в 35 %, но этого явно было недостаточно.
Теперь объёмы информации, которые обрабатываются исходным модулем снабжения с EDI, достигли 80 %, и это не предел. «Мощность» такого симбиоза – порядка 140 тыс. документов в год и свыше 5000 отгрузок стройматериалов ежемесячно.
«Нужно понимать, что объём информации в бизнес-процессах группы «Самолет» огромен. С учётом роста нашего бизнеса и объёма строительства, простой электронный документооборот уже не справляется с этим масштабом. Мы оценивали цифровизацию процесса обработки заказов подрядчиками и поставщиками на уровне 35 % на начало 2022 года, а к настоящему моменту это уже 80 %. Наша цель заключается в 100 % цифровизации этих процессов, и внедрение СФЕРА EDI должно помочь нам достичь этого показателя к концу 2023 года. Сейчас система заказа материалов на объекты у каждого застройщика собственная, часто – самописная и очень сложная. Мы же пошли принципиально иным путем: используем опыт других отраслей, например, ритейла, чтобы автоматизировать процессы. Таким образом, у нас появился удобный маркетплейс для внутреннего заказчика»,
Результаты в цифрах
- Срок обработки заказа стройматериалов сократился с 15 до 8 дней. Дальнейшая автоматизация и вовсе позволит обрабатывать заказы в 1-2 дня.
- Количество ошибок в заказах уменьшилось вдвое — с 15 до 7,5 %.
- Ошибки ручного ввода данных уменьшились до 1 %, риск порчи и потери документов был устранен.
- На 20 % сократились ресурсы на дублирование, сортировку и хранение документации.
- На 70 % уменьшилось время обработки документов, ушёл риск их потери при доставке.
- подписание документов в сервисе S.Materials с подрядчиком занимает несколько минут, благодаря переходу на ЭДО. Теперь подрядчику не нужно передавать документы курьерами и почтой для скорейшей оплаты.
- Сокращены коррупционные риски на каждом этапе – от создания тендера до приёмки стройматериалов на объекте.
О планах на будущее
- К концу 2023 года достичь 100% цифровизации бизнес-процессов заказа и поставки материалов
- Помочь пользователям комфортно адаптироваться к работе в СФЕРА EDI. Создать лендинг для заявок поставщиков.
- «Самолет» разрабатывает обучающий курс, чтобы подрядчики и поставщики быстро освоились в системе.
- СберКорус будет участвовать в техническом подключении подрядчиков и поставщиков к СФЕРА EDI (для поставщиков это бесплатно).
- Внедрение мобильного приложения S.Materials для приёмки товаров.