4 тенденции в электронном документообороте: что важно знать бизнесу

Как именно ЭДО поддерживается государством, какие новые цифровые полномочия получили работодатели в 2023 году и что за обязанности появились у операторов электронного документооборота.

Только в первом квартале 2023 года через ЭДО было передано на 35% больше документов, чем в первой четверти предыдущего года.

При этом быстрее всего число пользователей систем электронного документооборота прирастает в секторе общепита (+ 45%), сфере FMCG (+ 41%), в прочей торговле (+ 30%), в области туризма (+ 27%).

Государство учитывает эти тренды и ведет серьезную работу по внедрению и распространению ЭДО. Ожидается, что до конца 2024 года в электронную плоскость переведут до 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных, а объем цифровых документов в деятельности бизнеса в целом увеличится на 20%.

В течение 2022 года для развития цифрового документооборота было сделано следующее:

1. Форматы от ФНС

В едином цифровом формате уже создаются такие документы:

В текущем году будут обновлены существующие формализованные цифровые МЧД, УПД/УКД и ТН, а также введены семь новых электронных форматов для таких документов, как:

Важно: законодательство обязывает сдавать формализованные документы только в утвержденном формате!

2. Новые правила

Отныне любой работодатель имеет право перевести свою кадровую документацию в цифровой вид и не дублировать ничего не бумажных носителях (ч.1 ст. 22.2 ТК РФ).

При этом с 1 марта 2023 года введены в действие единые требования к 123 электронным документам – в том числе о приеме на работу и об увольнении, об оплате труда и др. (подробности в приказе).

3. Новое про Честный ЗНАК

С 1 января прошлого года информация о переходе права собственности на определенные товары в систему Честный ЗНАК передается лишь через системы ЭДО.

С той же даты в рамках 44-ФЗ поставщик обязан оформлять приемку товаров/услуг исключительно в цифровом виде (актуально для госконтрактов, заключенных после 1 января 2022 года).

Есть и новшество этого года: с 1 января 2023-го все учреждения должны оформлять первичные документы и регистры бухучета через внутренние системы ЭДО.

4. Новые обязанности операторов

С 1 января текущего года на операторов ЭДО распространяются обязанности предоставлять Федеральной налоговой службе электронную документацию, содержащую информацию о прослеживаемых импортных товарах. Это необходимо сделать в течение 1 рабочего дня после того, как документ отобразился в системе ЭДО.

Этот инструментарий успешно применяется уже около 15 лет, но сейчас происходит стандартизация данных принципов, благодаря чему появляется возможность кастомизировать системы ЭДО под любой проект без привлечения программистов.

В частности, система ЭДО от СберКорус имеет коннекторы к платформам ELMA365 и Comindware.

С 1 января 2023 года действует предварительный национальный стандарт ПНСТ 799-2022, содержащий определения 199 терминов криптозащиты данных (ЭЦП, ключа проверки и его сертификата и пр.).

Ключевая особенность систем ЭДО — маневренность, позволяющая адаптировать их под задачи того или иного бизнеса. Данные сервисы быстро отлаживают цифровой обмен юридически легитимной документацией с контрагентами и помогают без задержек и нарушений сдавать отчетность в государственные органы.

Сервис электронного документооборота «СФЕРА Курьер» от СберКорус работает с более чем 260 видами документов, позволяет формировать, подписывать и отправлять их за считанные секунды и дает возможность экономить на каждой отправке свыше 100 рублей. А при открытии расчетного счета в СберБанке сервис электронного документооборота предоставляется за 0 рублей.