Кому действительно выгодна цифровизация логистики и почему
В транспортной отрасли внедрение безбумажных технологий длится почти два года. Уже есть утверждённые стратегия, цели и планы. При этом в развитии электронного обмена документами в грузоперевозках заинтересовано не только государство, но и бизнес. Сегодня расскажем, насколько развит электронный документооборот в логистической отрасли сейчас и какие возможности и выгоды он даёт бизнесу.
Цели и планы государства
В 2021 году Минтранс России разработал Стратегию цифровой трансформации транспортной отрасли. Бесшовная грузовая логистика — один из шести ключевых проектов стратегии, — преследует цель с помощью цифровых технологий снизить для бизнеса объёмы временных и финансовых потерь при перевозке грузов и сделать логистические процессы прозрачными для всех участников и регулятора.
Стратегия Минтранса содержит прогноз развития цифровой трансформации транспортной отрасли до 2036 года. Ближайший план — к 2024 году перевести до 30% грузовых автомобильных перевозок на электронный обмен юридически значимыми документами.
Но давайте разберемся, что сделано сейчас:
- С 1 сентября 2022 года работает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Все электронные перевозочные документы через операторов ЭДО попадают в ГИС ЭПД, доступ к сведениям в которой могут получить участники грузоперевозок и представители госорганов. В 2022 году Минтранс прогнозировал избавление бизнеса от 3 млрд бумажных транспортных накладных благодаря внедрению ГИС ЭПД, а в 2023 году, после появления электронных путевых листов, — вывод из оборота 5 млрд бумажных документов в совокупности.
Таким образом, бизнес сможет существенно экономить на бумаге. Но не только это важно: применение электронных перевозочных документов поможет транспортно-логистическим компаниям ускорять сроки взаиморасчётов и снижать затраты в цепочках поставок.
- Утверждена нормативная база для промышленной эксплуатации в ГИС ЭПД.
Нормативная база устанавливает стандарты обмена данными в грузоперевозках и других транспортных сферах.
- Утверждены форматы электронных перевозочных документов.
С 11 января 2022 года действуют электронные транспортная накладная, сопроводительная ведомость и заказ-наряд, а с 1 марта 2023 года в электронную форму переведены путевой лист, договор фрахтования, заказ и заявка.
Выгоды цифровизации логистики для бизнеса
В глобальном понимании электронный документооборот выгоден всем участникам логистического процесса — грузоотправителям, экспедиторам, перевозчикам, грузополучателям. Для всех участников грузоперевозки экономический эффект заключается не только в отказе от бумаги и скорости обмена, но и в повышении эффективности труда и безопасности хранения данных.
Преимущества электронного документооборота в логистике можно выразить пятью пунктами:
- Снижение операционной нагрузки, что равносильно повышению операционной эффективности.
При бумажном документообороте специалисту нужно сформировать документ, проверить, распечатать, подписать, поставить печати, вложить в файл, подготовив к передаче контрагенту. При электронном документообороте специалист совершит меньше действий — сформирует документ, проверит и нажмёт «Подписать УКЭП», а затем «Отправить». Соответственно, потратит в разы меньше времени.
- Сокращение ошибок ручного ввода.
Если оператор допустит ошибку или не заполнит какие-то важные данные, сервис ЭДО вернёт документ с указанием ошибок. Можно быстро внести исправления и отправить документ заново. При бумажном документообороте ошибки могут обнаружить в процессе перевозки, а пока документы будут исправлять и доставлять новые, грузополучатель задержит приёмку груза и оплату.
- Исключение риска потери документов.
Бывает так, что компании заключают договор на определённое количество грузоперевозок с оплатой по факту выполнения. Стоимость такого договора может быть приличной. Представим ситуацию: водитель потерял накладную на последнюю перевозку, и грузополучатель отказывается оплачивать, пока не получит нужный документ. Возникает кассовый разрыв, из-за отсутствия оплаты страдает грузоотправитель и все, кого он привлёк к исполнению договора.
Подобные потери в ЭДО исключены: все оформленные и отправленные документы хранятся в электронном архиве на сервере.
- Прозрачность бизнес-процесса.
На бумаге бизнес-процесс не выглядит прозрачным — нельзя точно рассчитать стоимость одного документа со всеми затратами на его оформление и доставку. Она может варьироваться от 150 до 800 рублей. А в электронном документообороте чётко понятна стоимость каждой транзакции.
- Отсутствие бумажного архива.
Перевозочные документы по закону необходимо хранить до 5 лет: несложно представить, до каких масштабов может разрастись бумажный архив за это время. Ещё более очевидной становится проблема, если представить, что налоговая заинтересовалась одним из контрагентов, с которым транспортная компания работала много лет, усомнившись в его добросовестности, и требует предоставить документы по всем перевозкам. Придётся «поднимать» архив, искать все документы, какие-то, возможно, потребуется восстанавливать. Неизвестно, сколько времени это займёт и какими дополнительными затратами обернётся.
Электронные документы на сервере оператора системы ЭДО хранятся до 5 лет, а также передаются в государственную информационную систему, в которой после 5 лет они уходят на долговременное хранение. Нужные документы в ЭДО легко найти, то есть вопрос выемки документов по работе с определённым контрагентом решается значительно быстрее и проще.
В заключении надо сказать, что сегодня главные задачи логистического бизнеса — не только быть быстрее конкурентов и сокращать затраты, но и обеспечивать должное качество перевозок. Во всём этом помогают современные IT-решения. Сервис «Транспортный ЭДО» от СберКорус (входит в Реестр операторов ИС ЭПД) предоставляет возможность быстро и безопасно обмениваться электронными транспортными накладными (ЭТрН). Документы можно формировать в самом сервисе или загружать из любой учётной системы. Сервис помогает удобно и эффективно управлять логистическими цепочками, отслеживать и контролировать все этапы грузоперевозок.