Электронная подпись или рукописная: какую выбрать для бизнеса?

Предположим, вы опытный предприниматель, владелец дизайн-студии. Каждый день через ваши руки проходят сотни документов: вы закупаете новый софт для архитекторов, заказываете макеты, нанимаете сотрудников, заключаете договоры оказания услуг с клиентами, подписываете акты. Какую подпись выбрать для всех этих задач, чтобы обезопасить себя и свой бизнес от возможных рисков – разберем в данной статье.

Некоторые предприниматели до сих пор предпочитают рукописную подпись электронной, так как не хотят разбираться в относительно новом и по их мнению сложном продукте. Так ли это на самом деле? Вернемся к нашему примеру с дизайн-студией. Если вы используете обычную подпись, вам необходимо каждый раз распечатывать документы и лично встречаться с клиентами, сотрудниками или подрядчиками для их подписания. Если в договоре обнаружилась ошибка, нужно заново все печатать и переподписывать. В случае же использования электронной подписи (ЭП) расходы компании уменьшаются минимум в два раза. Те деньги, которые раньше вы тратили на закупку бумаги, краски для принтера и курьерские услуги, можно вложить в расширение бизнеса. То время, которое раньше вы тратили на стояние в пробках и личные встречи, можно использовать с большей пользой. ЭП позволяет подписывать все акты, договоры и соглашения удаленно и при этом юридически значимо. Какие еще преимущества ЭП перед рукописной – разберем на конкретных примерах.

• Удаленность

Одно из главных преимуществ ЭП – возможность подписывать документы дистанционно, что для некоторых видов бизнеса критически важно. Например, для туристических фирм, которые не хотят ограничивать себя рамками своего города. Клиенты приходят к ним по сарафанному радио, но все они живут в разных городах России. Как тогда подписать договор? В случае с рукописной подписью вариант один: отправлять курьера с документами. Но это накладно и затягивает сроки оформления путевки. Тогда как ЭП позволяет подписывать документы онлайн. То же самое касается кадрового документооборота – при помощи ЭП его можно перевести в гибкий удаленный формат и нанимать сотрудников из разных городов.

• Скорость

Как выглядит процесс подписания документов на бумаге? Возьмем, к примеру, работу риелтора. Ему необходимо предварительно согласовать договор, назначить дату и место встречи с клиентом, потратить время на дорогу, на месте еще раз просмотреть все документы и только потом подписать их. На это уйдет не один час. ЭП позволяет экономить время: ваше и ваших клиентов. Так, например, риелтор может подписать договор услуг или аренды квартиры с клиентом, не выходя из офиса. Процесс занимает минимум времени, позволяет зарабатывать больше и комфортен как для самого риелтора, так и его клиентов.

• Экономия

Бумажный документооборот обойдется предпринимателю в среднем примерно в 2 раза дороже электронного. В зависимости от масштаба бизнеса и объема документооборота показатель экономии от внедрения электронной подписи может расти. Рукописная подпись сопряжена не только с расходами на бумагу и краску для принтера, но также на курьерские услуги и содержание архива для хранения подписанных документов. Сертификат ЭП оформляется на год. Вы платите один раз и можете подписывать неограниченное количество документов, отправлять их по электронной почте или в мессенджер. Все документы хранятся в электронном виде и доступны для просмотра в любой момент.

• Безопасность

Большинство мифов вокруг ЭП связаны с вопросом безопасности, однако и тут преимущества на ее стороне. Предположим, злоумышленник узнал, как выглядит подпись генерального директора крупной компании по производству протеиновых батончиков, и подделал ее. Он подписал договор, по которому компания должна была отгрузить товар мошеннику и его организации, но не сделала этого вовремя. Сроки прошли, и теперь компания вынуждена платить неустойку. В ходе судебного разбирательства филигранно выполненная поддельная подпись смогла пройти почерковедческую экспертизу. Суд признал, что документ действительно подписал генеральный директор. Компания терпит колоссальные убытки за то, чего она не совершала. Такая ситуация может встретиться довольно редко, но не стоит ее списывать со счетов. Ведь даже успешно пройденная почерковедческая экспертиза, как и юридическое сопровождение во время судебного разбирательства, – вещь дорогостоящая.

В отличие от рукописной, электронную подпись невозможно подделать, поскольку она защищена криптографией. Это система, использующая две уникальные последовательности знаков, связанные между собой математически. Если после подписания в документе изменят хотя бы одну букву, подпись автоматически станет недействительной из-за нарушения математической связи. Алгоритмы криптографии настолько сложны, что взломать их не смогут даже все компьютеры мира.

Если вы не нарушаете технику безопасности при использовании электронной подписи – не передаете ее третьим лицам – то никакие мошеннические схемы вам не страшны и ваши данные под самой надежной защитой.

• Сервис

Для клиента наличие у компании электронной подписи станет большим преимуществом. Рассмотрим ситуацию пошива платья в швейной мастерской. Клиент приезжает к вам впервые на консультацию, выбирает ткань и снимает мерки, но с фасоном определиться так и не удалось. Через несколько дней после обсуждения с друзьями и родителями, девушка все-таки выберет дизайн платья, но приезжать снова в мастерскую, чтобы подписать договор на бумаге – довольно далеко и долго. Предложив подписать договор электронной подписью онлайн, вы снизите уровень отказов у ваших клиентов и сэкономите их время.

По статистике, 99,9% мошеннических схем с документами осуществляется не посредством хакерских атак, а с помощью простой шариковой ручки. ЭП невозможно взломать или подделать. На сегодняшний день она является не только самым быстрым и удобным, но также самым безопасным методом подписания документов. ЭП позволяет сэкономить ваши деньги и время, расширить географию бизнеса и перевести весь документооборот в удобный онлайн-формат, когда на подписание договора уходят не часы, а секунды.