Как мы победили рутину в документообороте агентства

К чему привела интеграция «1С-Бухгалтерии» и amoCRM в агентстве интернет-маркетинга.

Из этой статьи владельцы малого бизнеса узнают, как с помощью IT-автоматизации мы ускорили выставление счетов, создание договоров и КП.

Руководители малого бизнеса – те еще бедолаги. На начальном этапе развития компании на их плечи ложится огромная ответственность за множество рутинных процессов. С первого взгляда, это простые повторяющиеся операции. Делегировать их без печальных последствий для бизнеса не так-то просто.

Каждая компания по-своему настраивает документооборот. Но, прежде чем ее разработать, руководитель вынужден пройти настоящий ад. Для нас самая жесть – это создавать новые документы с нуля в обычном текстовом редакторе: Word или Google Docs.

Мы всегда понимали, что нам нужно оптимизировать создание и оборот документов, освободить руки от рутины. Но нам еще предстояло найти оптимальное решение. Для себя мы интуитивно интегрировали AmoCRM, стали официальными партнерами AmoCRM, хотя профессионально внедрением не занимались. Долгое время в агентстве документация велась в программе «Эльба». Все изменилось с появлением в штате бухгалтера. «Эльба-бухгалтерия» создана для микробизнеса, где все задачи привык решать собственник. С ее помощью руководитель может самостоятельно оформлять все документы. Но для профессионального бухгалтера функционал программы слишком ограничен.

Попробовали «Контур.Бухгалтерию», но из-за плохой автоматизации документооборота отказались от данного решения. Я действительно пытался неоднократно настроить продукт под себя, потратил на это десятки часов, но в 2018 году сервис «Контур.Бухгалтерии» развивался очень медленно. Особенно удручало, что я не могу автоматически поставить на счет подпись и печать. Вместо одного действия приходилось делать четыре:

И это лишь одна рутинная операция. А сколько их за день? Несколько раз проверить почту, ответить на сообщения в мессенджерах, провести переговоры в Skype, встретиться с контрагентами лично, оплатить счета, подписать договоры, настроить сотрудников на трудовые подвиги...разве не жесть?

С приходом бухгалтера появился 1С, который мы арендовали в облаке Scloud. Такое решение было необходимо для мобильности, позволило пользоваться программой без привязки к рабочему кабинету.

Scloud — это виртуальный хостинг для 1С. Такая же 1С-ка как и коробочная, но на удаленном компьютере. Ее функционал полностью устраивает бухгалтера. Но я, как собственник бизнеса, могу описать работу в этой программе одной яркой, но грубой фразой — «пытки паяльником в жопу». Простите, но другое выражение подобрать сложно. И ведь не скажешь, что разработчики намеренно стремятся усложнить жизнь руководителям компаний. Они стараются сделать проще, но, как только заходишь дальше 3-ей вкладки, становится страшно, очень. Другими словами, это решение для обученного специалиста.

С появлением 1С мы настроили зарплатный проект, цифровые подписи, автоматический обмен с банком, обмен цифровыми копиями документов. В общем, весь фарш. Бухгалтер счастлив. Я и другие собственники бизнеса перестали париться по документам.

У нас нет отдела продаж. Система работает так. Я – один из собственников бизнеса, занимаюсь продажами и считаю, что это последняя делегируемая отрасль из-за того, что мы не продаем маленьких потоковых услуг одним и тем же клиентам. После валидации лида я передаю сделку действующему проджект-менеджеру, который получает дополнительный процент за заключение новых договоров.

Проджект – это опытный интернет-маркетолог, который делает оценку сайта, конкурентов, спроса, стоимости клика. После анализа он создает индивидуальное КП под потенциального заказчика для решения его задачи. Это оптимальное предложение с плавающей стоимостью и часто разными условиями для клиентов. Такой подход позволяет проджекту:

В результате проджект-менеджер получает двойной бонус – процент за заключение нового договора и клиента, который в будущем увеличит его ежемесячный оборот.

Оказалось, что выиграть сделку можно, если создавать предложение для клиента за один день, а не за неделю, как мы это делали. Клиенту наплевать, что высокое качество требует времени. Он не может оценить и проверить, сработает наше предложение или нет. КП собирают менеджеры, которым поручили принести на стол руководителю предложения рынка.

В начале 2018 года мы создавали индивидуальное КП за 1-2 дня. Это оказалось очень долго. Создание проекта договора и выставление счета занимали еще 1-2 дня. Причины? Бухгалтер и юрист работают удаленно на полставки. Шаблоны документов отсутствуют. Проджекты не могут зайти в 1С. Но даже если бы они имели доступ в бухгалтерию, им было бы проще застрелиться, чем разобраться с функционалом программы. А еще у проджект-менеджеров нет стандартов продаж и единой системы учета договоров. В довершение ко всему сказанному, у нас не была выстроена коммуникация между отделом продаж, бухгалтером и юристом.

Как происходила потеря времени:

Менеджер: «Нужен счет, клиент покупает».

Собственник: «У меня сейчас встреча, я не могу выставить счет».

Менеджер: «А бухгалтер на связи?»

Менеджер: «Да, закинь ей задачу»

Менеджер (в 11-00): «Закинул».

Бухгалтер (в 17-55): «Вот счет».

Менеджер отправляет счет клиенту и уходит с работы.

Клиент уже ушел с работы.

На следующий день у клиента может быть конференция, роды, квартиру затопило. Да все, что угодно! Целый день потерян. Еще любимое от клиентов: «У нас расчетные дни в среду и пятницу». Представляете, какая это жесть, если счет был отправлен в пятницу в 17:55. Потеря времени – неделя! А вам такое знакомо?

Даже если бухгалтерия будет на полный рабочий день, процессы могут быть замедлены по-разным причинам: отчетность, проверки, больничный, отпуск. Для быстрого получения счета необходимо было предоставить менеджеру возможность формировать документ за одну минуту нажатием одной кнопки. Почему это казалось сложной задачей?

Все договоры, спецификации, отчеты и прочее хранилось в облаке Google Docs. В одной папке клиента, по годам и месяцам. Представьте, какой там был винегрет. Копия копии документа. Даже для создателя файла не сразу очевидно, что финальное, а что черновое, что отправлено и не отправлено.

Ситуацию спасли наши партнеры по интеграции AmoCRM – «Генезис». Они разработали модуль, который быстро подключает 1С к AmoCRM. В начале мы подумали, что это будет нестабильно и дорого. Бухгалтер был против. Юрист – за.

Менеджеры вообще считали, что чем проще, тем быстрее, нафиг вообще какие-то CRM.

После интеграции модуля, мы прилично бустанули процессы продаж. Результаты покажу ниже. Если совсем кратко, то модуль Генезис ставится на 1С и в AmoCRM и работает в обе стороны. Интеграция занимает несколько дней, не требует дополнительных затрат и обучения.

Это выглядит, как отдельная вкладка внутри каждой сделки:

Продавцы и проджект-менеджеры могут прямо из сделки за один клик по шаблону создать КП-шку, договор, счет и акт. От последнего мы отказались, его делает бухгалтер в 1С. Менеджерам нужно только продать и получить деньги. Мало кого волнует, что происходит дальше, кроме собственников и бухгалтера.

Как это происходит:

1. В сделку заводится основание счета;

2. По ИНН автоматом за счет Dadata подгружаются данные компании;

3. Все! Вы готовы получать сформированные документы.

Есть видео.

Шаблоны создаются в вашей папке Google Docs и хранятся у вас. Автозаменяемые поля размечаются скобками, как у всех. В итоге шаблон документа выглядит так:

При запросе генерации все данные автоматически заполняются и подставляются. Счет может быть чистый или с прикрепленной подписью и печатью.

Для создания 10 типовых договоров, шаблонов спецификации, КП и других документов нам пришлось серьезно потрудиться. Но всего лишь один раз. При этом шаблоны можно удобно редактировать в облаке.

Итог: вы на лету получаете прямо в AmoCRM ссылки на документы и прямо из CRM отправляете их клиенту.

Честно признаюсь, с секундомером не стояли, но 8 ноября мы заключили очередную сделку с помощью ускоренного документооборота. Ниже вы можете ознакомиться примерным таймингом процесса.

ВОТ ЗДЕСЬ ПОТЕРЯ ВРЕМЕНИ. Не понимаю, зачем нужны сканы. Они не имеют никакой юридической ценности. И снова необходимо напечатать договор, поставить штамп и подпись, отсканировать и объединить в PDF. После этого документы отправляются к клиенту.

Бухгалтер получает счет в 1С. Вносит в базу программы данные нового контрагента. В отдельную таблицу записывается учет договора. Мы решили не хранить договоры в 1С. Ответственный менеджер видит в копии писем и в AmoCRM движение сделки, может распределить загрузку для себя и своих коллег. Как только сделка проведена, проджект формирует задания и ставит их творческой группе в Trello. Бухгалтер и юрист также имеют доступ к AmoCRM для учета договоров и сделок. Бухгалтер узнает о завершении работ по статусу закрытия ежемесячных сделок.

При моей загрузке на маркетинг и аккаунтинг, теперь нам удается обрабатывать все лиды и не затягивать с документами. В января 2020 года мы также наняли секретаря, который пользуется AmoCRM для учета входящих и исходящих договоров (Михаил Токовинин, не бей). Я не говорю, что это идеальная схема. Идеальной нет. Но нам эта система подходит на данном этапе развития. Она оптимально адаптирована под наши процессы продаж. Вместе с тем, система имеет два недостатка:

1. Загрузка проджектов не всегда позволяет быстро прорабатывать индивидуальные КП. Здесь нужен помощник. И принято разделять производство-продажи, но в рынке профессиональных услуг, продавец — главный эксперт. Мои менеджеры не будут делать то, что напродавал юный продавец без понимания маркетинга, а шаблонные решения мы не продаем.

2. Иногда возникают расхождения интересов собственника и прожекта при выборе клиентов.

Несмотря на функционал системы Генезис, мы не реализовали некоторые возможности:

Искренне благодарен связке AmoCRM с 1С. Надеюсь, моя статья позволит вам успешно автоматизировать бизнес-процессы, и вы больше не будете засиживаться на работе до полуночи, а сможете посвятить свободное время семье. Мы будем рады, если вы поделитесь своими успешными решениями по автоматизации документооборота, расскажите, что нам еще можно улучшить. Поругайте нас, чтобы мы стали опытнее.

Если вам потребуется модуль Генезис, то узнать о нем больше вы сможете по ссылке наших партнеров. Спасибо, ребята!

P.S. Если вы интегратор, то есть партнерка.

Евгений Костров, руководитель агентства Зарядка.