Разумеется, регламент должен быть написан простым и понятным языком, иначе сотрудникам придётся несколько раз перечитывать его, чтобы вникнуть в суть. Если есть необходимость в иллюстрациях — сделайте их. Также важно соблюдать структуру. Если в компании нет сотрудников, которым можно поручить эту задачу целиком, лучше воспользоваться помощью со стороны — наймите людей, способных сформулировать правила так, чтобы персонал понял описанный порядок действий.