реклама
разместить

Мегаплан как аналог Notion для разработки и хранения регламентов

Мегаплан как аналог Notion для разработки и хранения регламентов

Рабочие пространства Мегаплана предназначены для ведения базы знаний: инструкций, регламентов и рабочих чек-листов. Рассказываем, зачем нужны регламенты, как создать свод правил, а ещё где хранить и как распространять регламенты внутри команды.

В любой серьёзной компании существует регламент, помогающий сотрудникам в работе. Это определённый свод правил и рекомендаций, который можно рассматривать как своеобразную инструкцию для различных ситуаций. Регламенты вводят стандарты, касающиеся взаимодействия между отделами, заполнения рабочих документов, общения с клиентами и контрагентами. На любой бизнес-процесс может быть отдельный регламент — он делает работу компании прозрачной и организованной.

Регламенты, используемые в компании, могут различаться по своему назначению:

  • Обучение персонала. Чтобы избежать затрат на услуги тренера, достаточно прописать должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники. Благодаря этому у персонала появляется строгий алгоритм, который они должны соблюдать.
  • Оптимизация рабочих процессов. Если регламент предписывает начинать рабочий день с чтения корпоративного чата или почты, можно не сомневаться — сотрудники не пропустят нововведения. Это избавит от дополнительных напоминаний о новых правилах, а персонал не будет тратить время на обращение к руководителю за помощью.
  • Повышение эффективности. Это неизбежно, когда вся работа компании организована с учётом строгих правил — даже в форс-мажорных ситуациях сотрудники будут реагировать быстро и корректно.
  • Прозрачность при контроле. Любой стандарт, принятый в компании, обеспечивает прозрачность бизнес-процесса. Это упрощает жизнь руководителю.
  • Равномерное распределение нагрузки. Благодаря регламенту каждый сотрудник четко знает свои обязанности. При необходимости руководитель сможет проанализировать работу персонала и перераспределить задачи, если в этом будет необходимость.
  • Минимизация искажений. Регламент можно рассматривать как своеобразную базу знаний, поэтому вероятность того, что какое-либо правило будет трактовано неверно, минимальна.

Но чтобы добиться подобных эффектов, регламент должен быть составлен максимально подробно и не оставлять возможности для неверной трактовки правил. Кроме того, важно обеспечить его прозрачность и доступность для сотрудников.

Как создать эффективный регламент

Изначально при составлении регламента важно определиться с его предназначением. Затем, когда норматив прописан, а сотрудники оповещены о новых правилах, начинается не менее важный этап — контроль за выполнением. В противном случае велика вероятность создания «мёртвого» документа, который не будет использоваться сотрудниками. Также стоит опросить сотрудников о сложностях, которые возникают при соблюдении регламента, чтобы при необходимости скорректировать его.

Разумеется, регламент должен быть написан простым и понятным языком, иначе сотрудникам придётся несколько раз перечитывать его, чтобы вникнуть в суть. Если есть необходимость в иллюстрациях — сделайте их. Также важно соблюдать структуру. Если в компании нет сотрудников, которым можно поручить эту задачу целиком, лучше воспользоваться помощью со стороны — наймите людей, способных сформулировать правила так, чтобы персонал понял описанный порядок действий.

При составлении регламента важно задействовать опытных сотрудников компании, которые хорошо знакомы с описываемыми процессами. Это поможет сделать правила живыми и по-настоящему эффективными.

Разновидности рабочей регламентации

У всех регламентов, которые используются в компании, есть своё предназначение. Можно выделить несколько типов:

  • Должностная инструкция. Этот норматив помогает в ежедневной работе — в инструкции прописаны все возможные действия сотрудника в различных ситуациях.
  • Сервисный регламент, в котором обычно указана общая последовательность оказания услуг. Его можно рассматривать как общий алгоритм действий.
  • Памятка по управлению персоналом. В этом документе обычно прописаны права и обязанности и руководства, и рядовых сотрудников. Он регламентирует взаимодействия внутри коллектива.
  • Технический регламент. Обычно используется на производстве для описания всех технологических этапов и ожидаемого результата.
  • Правила ведения документооборота. Этот регламент стандартизирует всю работу с документами, от оформления до рекомендаций по хранению и утилизации.
  • Нормы общения с клиентами описывают, как вести себя в конфликтных ситуациях — сотрудники всегда знают, что и как говорить заказчику, если он высказывает недовольство.
  • Техника безопасности. Очень важный регламент, без которого не обойтись на производстве.

Чтобы любой из перечисленных регламентов хорошо работал и был эффективным, нужно регулярно проверять рекомендации на актуальность и при необходимости вносить правки. Также стоит прислушиваться к мнению сотрудников — они могут внести ценные правки в тот или иной норматив, чтобы он стал ближе к реальности.

Мегаплан как аналог Notion для разработки и хранения регламентов

Где хранить регламент

Чтобы регламенты были эффективными, важно правильно выбрать платформу для их хранения. Многие компании для этого используют облачные сервисы для управления и совместной работы, которые обеспечивают доступ к базе данных с любого компьютера или смартфона. Это очень удобно, особенно когда речь идёт об организациях с сетью филиалов или о компаниях, практикующих сотрудничество со специалистами на удалёнке.

Одним из таких сервисов для управления бизнесом является «Мегаплан. Рабочие пространства». Преимущества сервиса:

  • Российская локализация серверов — не возникнет проблем с доступом и оплатой.
  • Единое хранилище для всех документов и инструкций, которые используются в компании.
  • Простая настройка доступа — при необходимости можно настроить права не только на чтение, но и на редактирование регламентов.
  • Понятный русскоязычный интерфейс.
  • Профессиональная помощь в настройке от учебного центра Мегаплана.

Мегаплан используют компании, работающие в различных отраслях, от веб-разработки до тяжёлой промышленности. И создание системы регламентов — лишь малая часть функционала этого сервиса. Программа помогает на всех этапах работы, от оформления заказов до составления отчётов.

Мегаплан как аналог Notion для разработки и хранения регламентов

Мегаплан с рабочими пространствами используют не только как хранилище базы знаний — программа помогает в различных рабочих задачах. Это современный многофункциональный сервис для управления проектами в любой сфере, который создает для работников единое цифровое пространство. При этом данные надежно защищены, а права доступа к информации регулируются руководителями.

Узнайте обо всех возможностях программы на официальном сайте.

99
реклама
разместить
Начать дискуссию
[]