Перевод счетов на ЭДО — неочевидные вещи, на которых можно сэкономить и заработать

Зачастую без ЭДО счета теряются, тормозят оплаты, а менеджеры атакуют бухгалтеров бесконечными расспросами. Из-за этого все процессы тянутся медленно, и каждый счёт приходится контролировать вручную — бизнес тратит деньги и время. Рассказываем, как исправить ситуацию с помощью ЭДО и заработать на этом.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это сервис, который оцифровывает работу с документами. Мы помогаем компаниям избавиться от бумажной рутины и ускорить бизнес-процессы.

Одна из возможностей нашего сервиса — работа со счетами. Мы автоматизируем работу с этими документами, из-за чего они всегда под контролем: менеджеры в любой момент могут отследить статус документа. Это отражается на прибыли компании — закупки становятся динамичнее, а сотрудников для обслуживания документов требуется меньше. В статье рассказываю обо всех преимуществах, благодаря которым компании тратят меньше денег, а зарабатывают больше.

Одна из головных болей любой компании и руководителя — оплата счетов поставщикам. Даже когда есть бюджеты, это не спасает. Да и на бумаге этот процесс в любом случае превращается в кошмар.

Обычная история: в компанию поступает счёт. Подрядчики или поставщики могут отправить его менеджеру через мессенджер или соцсети либо вообще доставить в бумажном виде курьером. В общем, первым делом счет еще нужно найти :)

Дальше менеджер прибегает к своему руководителю. Начинает рассказывать, что заплатить крайне важно, ведь иначе наступит катастрофа. Нужно срочно перевести деньги — только в таком случае компания будет процветать. Руководитель к тому моменту еще не знает о счете, и ему нужно время подумать и всё взвесить.

В итоге процесс согласования затягивается, и руководитель смотрит счет лишь после нескольких напоминаний. Изучает документ, сверяет с бюджетом и согласует, а затем передает его бухгалтеру. Бухгалтер проверяет условия договора и оформление, а затем ставит назначение в платежный календарь. Всё это время менеджер, который ждет подтверждения оплаты, треплет нервы бухгалтеру: «Ну как там, скоро?»

Когда счет оплачен, остается прислать поставщику квитанцию об оплате. В итоге на всю возню ушло несколько дней, нервы бухгалтера и менеджера, который ждал оплату, — проиграли все.

В истории выше была компания, где решение о покупке принимает директор. Но чем больше компания, тем сложнее становится цепочка согласования. Например, она может выглядеть так: сотрудник → руководитель отдела → финансовый контроллер → операционный директор → бухгалтер.

Количество этапов в такой цепочке может быть самое разное, но если их больше двух, всё неизбежно усложняется. Сразу возникает ряд организационных вопросов:

Когда в компании постоянно возникает вопрос «Где мой счет сейчас, что с ним?», а менеджерам хочется больше контроля над бизнес-процессами, назревает автоматизация.

Обслуживать счета на ЭДО гораздо быстрее и проще: например, в нашем EnDocs достаточно один раз настроить маршруты, и согласование можно запускать в пару кликов. Это означает, что не нужно больше тратить время на ручное отслеживание и контроль оплат.

После внедрения автоматизации компания почти сразу может ощутить преимущества от изменения в процессах. Ниже разобрали некоторые из них.

С ЭДО работа с платежами становится динамичнее. Этот эффект распространяется как на входящие, так и на исходящие счета.

Входящие счета зачастую теряются в недрах документооборота. ЭДО решает и эту проблему, ведь все документы попадают в единую систему. Мы в EnDocs пошли еще дальше: снабдили продукт ИИ-распознаванием, с которым не нужно регистрировать счет в системе вручную.

Поступление и распознавание документов в EnDocs работает так:

Распознанный документ всегда идет по настроенному маршруту согласования: например, сначала к руководителю, потом попадает к бухгалтеру. Участие менеджера в процессе не требуется, а бухгалтер спокоен, что начальник точно заверил документ.

Когда счет согласован, он попадает в 1С. Бухгалтер может сделать платежное поручение без ручного ввода с помощью интеграции между программами. После оплаты инициатор счета получит оповещение и копию платежки, которую сможет предоставить поставщику.

Если нужно выставить счет клиенту, менеджер пишет бухгалтеру и начинается беготня: «Тамарвасильевна, вы получили письмо? А счет оплатили?»

Пока затягивается оплата счета клиентом, в компании нет денег, которые уже могли бы работать. Еще хуже, если компания уже заказала уйму товаров, рассчитывая на оплаты клиентов, а платить за них нечем — долго выставляли счета.

В EnDocs всё сильно быстрее: после формирования в 1С и CRM счета для клиента он автоматически выгружается в EnDocs. Менеджер получает уведомление, что клиенту выставлен счет — можно идти и просить оплату. Когда счет будет оплачен, менеджеру приходит оповещение об этом.

Мне кажется, ЭДО просто незаменим в товарном бизнесе, где счета нужно оплачивать и выставлять постоянно. Здесь важна внимательность: не оплатил вовремя аренду склада — нарвался на переплату по договору. Пропустил платеж по интернету — отключили связь, и логистика навернулась.

ЭДО ускоряет процесс закупок: в течение дня оплатили счет, через неделю уже загрузили склад товаром. Еще через пару дней выставили товар на полки. Склады не простаивают, магазины не пустеют — от этого продажи идут динамичнее, и бизнес наращивает прибыль.

Чтобы не возникало штрафов и кассовых разрывов, в некоторых системах ЭДО есть инструменты аналитики. Например, у нас есть блок отчетов, где можно просмотреть все входящие и исходящие счета, планируемые оплаты, задолженности и прибыль. Это сильно облегчает планирование работы, ведь не нужно постоянно считать, сколько денег получит компания.

В EnDocs также есть платежный календарь, в нем фиксируются все даты оплат. Это поможет планировать расходы компании без сложных табличек в Excel.

Когда бизнес переводит счета на ЭДО, он избавляется сразу от множества проблем. Обычно эти сложности не попадают в фокус внимания, потому что воспринимаются частью рутины. Однако на деле компания снимает уйму рисков:

Электронный документооборот открывает компании новые перспективы. Ее расходы на штат и обслуживание бумаг перестают расти, сотрудники не зашиваются в работе, а рисков становится сильно меньше. Важно, что у руководителя бизнеса тоже перестает болеть голова из-за ерунды — он может сосредоточиться на развитии своего дела.

Если ведете бизнес или часто работаете со счетами, переходите на сайт EnDocs. Мы собрали на нём много обучающих материалов, которые помогут облегчить работу бухгалтеров, менеджеров и владельцев компаний.