Обзор российских систем электронного документооборота

Эффективную работу современных компаний сложно организовать и даже представить без систем электронного документооборота. Это решения, которые способствуют оптимизации работы с документами, при этом данные остаются доступными для всех сотрудников и надежно защищенными.

На что следует обращать внимание при выборе системы электронного документооборота? Один из ключевых моментов – это функциональность. Если выбор делается в пользу коробочного решения, важно учитывать, какие именно задачи и модули автоматизированы, сколько времени занимает масштабирование и насколько сложно его реализовать. Сроки, которых требует внедрение системы электронного документооборота, также имеют значение, равно как возможность разместить решение на серверах компании, его безопасность.

Важный момент, на который стоит обращать внимание сегодня – это страна-разработчик, место фактического нахождения специалистов вендора, обеспечивающих техническую поддержку. Также необходимо уточнить, включена ли система в Реестр отечественного ПО и имеет ли она сертификат ФСТЭК.

Учитывая все перечисленные требования и моменты, мы сформировали перечень наиболее востребованных и распространенных в настоящее время систем электронного документооборота. В список включены только решения от российских разработчиков. Обзор включает анализ систем электронного документооборота с акцентом на их основных возможностях и преимуществах.

Эта система – продукт вендора «ЛАНИТ», и внедряется она в рекордно короткие сроки: всего за один день. Система предусматривает функционал расширенного типа, адаптированный специально под цели автоматизации внутреннего документооборота, причем, даже в коробочной версии. Решение входит в рейтинг систем электронного документооборота от Cnews.

СЭД LDM.Express:

• Автоматизирует документы (исходящие, входящие)
• Позволяет создавать документацию организационно-распорядительного типа и знакомиться с ней
• Позволяет создавать, согласовывать и подписывать внутренние документы
• Обеспечивает хранение документов во всех версиях и редакциях
• Систематизирует документы и бизнес-процессы
• Позволяет контролировать выполнение задач и соблюдение поставленных сроков
• Минимизирует риски утраты важных документов.

Доступ к системе обеспечивается с любого электронного устройства.

В числе достоинств LDM.Express:

• Удобный и понятный интерфейс
• Открытый API и возможность масштабирования
• Коробочная версия включает базовый функционал.

Как уже отмечалось, коробочное решение устанавливается всего за один день, что для современной компании может считаться важным преимуществом.

СЭД разработана компанией ELMA, основное назначение продукта – автоматизация документооборота и сопутствующих процессов в современной компании. Решение создано на базе принципов BPM (Business Process Management) и входит в ТОП СЭД, представленных на отечественном рынке.

Что можно автоматизировать с Elma 365 ECM:

• Канцелярия
• Обработка организационно-распределительной документации
• Архивы
• Процессы, связанные с документами.

Решение интегрируется с различными информационными системами, охватывает весь цикл, предусмотренный в рамках работы с документами. Система гибким и понятным образом настраивается, что существенным образом упрощает взаимодействие с ней.

Цифровой продукт компании «СИНТЕЛЛЕКТ», разработанный для оптимизации процессов управления документами на современных предприятиях и в компаниях. Система имеет отдельные отраслевые решения, регулярно ее включают в ТОП 10 СЭД по функциональности и удобству в использовании.

Система Tessa:

• Автоматизирует документы (входящие и исходящие)
• Позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение
• Позволяет формировать шаблоны, по которым могут быть согласованы документы
• Архивирует документы и оперативно находит их
• Позволяет отслеживать изменения, вносящиеся в текст договоров
• Версионирует документы.

В числе преимуществ системы – высокая скорость работы, разнообразные настройки, доступная и понятная разработка.

Система разработана для оптимизации документооборота и бизнес-процессов при помощи технологий low-code, а также готовых решений. Разработчик – компания «Директум».

Возможности решения:

• Управление документами
• Выполнение всего комплекса действий – подписание, согласование, контроль исполнения, регистрация
• Наличие опции совместной работы с документами в системе
• Возможность ставить задачи и контролировать их выполнение, следить за ходом реализации проектов.

Систему можно масштабировать в соответствии с уровнем развития компании и расширением спектра потребностей конкретного бизнеса, что позволяет ей регулярно попадать в рейтинг СЭД с наиболее высокими адаптивными характеристиками.

Среди преимуществ системы Directum – широкий выбор интеллектуальных сервисов, возможности для гибкой настройки и адаптации под конкретные задачи.

Разработка компании «Первая форма» - система, позволяющая автоматизировать процессы управления документами, работу с корреспонденцией, а также повышать качество контроля за исполнением поставленных задач.

Система позволяет:

• Работать с документами разного типа
• Управлять документами, искать их
• Управлять корреспонденцией – исходящей и входящей
• Контролировать статус задач.

Решение интегрируется с другими IT-системами. В нем предусмотрены гибкие возможности в том, что связано с настройкой, обеспечивается высокий уровень безопасности данных. Реализована возможность работы с системой посредством специального мобильного приложения.

Решение позиционируется как универсальная система электронного документооборота, которая позволяет оптимизировать бизнес-процессы и переводить в цифру.

Возможности системы:

• Автоматизация документооборота
• Оптимизация процессов в канцелярии
• Постановка задач и контроль их выполнения
• Организация и проведение совещаний
• Сравнение документов, их распознавание
• Утверждение и согласование документов
• Внесение в документы правок в режиме реального времени.

В системе реализована возможность использования электронной подписи и электронного документооборота, который имеет статус юридически значимого. Решение интегрируется с целым рядом учетных систем.

Среди преимуществ системы можно выделить ее высокие интеграционные характеристики, наличие веб-клиента с расширенным функционалом и доступ к инструментам low-code с целью внесения изменений.

Система разработана компанией «ДоксВижн» и используется для работы с различными документами в рамках современных предприятий.

Система позволяет:

• Обеспечивать надежное и удобное хранение документов в электронном виде
• Формировать документооборот по имеющимся договорам
• Вести делопроизводство
• Работать с документами в разных форматах
• Отслеживать процессы редактирования документов.

В системе реализованы специализированные решения, также предусмотрена удобная опция отправки и получения уведомлений о событиях, новых задачах. В числе ее преимуществ – гибкая и понятная настройка, возможности для масштабирования и высокий уровень безопасности хранения данных.

Как выбрать систему электронного документооборота и какому решению отдать предпочтение – зависит от штата конкретной компании и ее актуальных потребностей. Необходимо принимать во внимание и стоимость как самого решения, так и его внедрения, обслуживания, наличие возможностей для интеграции с другими системами, если они уже используются в компании.

Для вашего удобства мы составили сводную таблицу, включающую наиболее популярные СЭД на российском рынке и их сравнительные характеристики.

Многие компании выбирают коробочные решения, и в этом случае необходимо с вниманием подойти к изучению их функционала. В системе обязательно должны быть предусмотрены те функции, которые необходимы для работы конкретной компании, более того – они должны входить в базовую поставку, к примеру, если в перспективе будет принято решение работать именно с коробочной версией.

Наши эксперты рекомендуют выбирать проверенные системы, разработанные известными и успевшими зарекомендовать себя с положительной стороны вендорами. Важно, чтобы решение было успешно протестировано после разработки. Для того, чтобы ориентироваться среди разнообразия цифровых продуктов, можно регулярно изучать актуальные обзоры СЭД.

Система должна быть масштабируемой – то есть, способной развиваться в перспективе, подстраиваться под новые задачи активно растущего бизнеса, соответствующей технологическим трендам, и, разумеется, требованиям российского законодательства.

Обращайтесь за консультацией к нашим специалистам:

[email protected]

+7 (495)-877-34-57