Как компании организовать безопасный КЭДО

Выбрать безопасную систему кадрового электронного документооборота не так уж сложно — если знать, на что обращать внимание. Рассказываем, как сберечь персональные данные сотрудников при внедрении КЭДО.

Оформление любых кадровых документов неизменно сопряжено с обработкой персональных данных сотрудников компании. Под обработкой документа имеют в виду целый комплекс действий:

Работодатель в этом случае выступает в роли оператора персональных данных и несет ответственность за их сохранность. Если произойдет утечка чувствительных данных, компании грозит судебное разбирательство и штраф.

Работу оператора регулируют два нормативно-правовых акта:

Чтобы избежать проблем с персональными данными, работодателю важно подойти к организации кадрового электронного документооборота комплексно.

Существует два варианта размещения данных — локальное (на собственных серверах) и облачное (на удаленном сервере). У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.

Локальный сервер обеспечивает высокий уровень контроля и защиты данных. Система КЭДО в этом случае развертывается во внутреннем контуре компании, что помогает снизить риск незаконного доступа к данным сотрудников. Кроме этого, в будущем можно будет доработать решение, чтобы оно закрывало больше задач.

При размещении данных on-premise, достаточно один раз получить письменное согласие сотрудников на обработку данных — потому что их видит только работодатель.

Минусы у локального размещения тоже есть:

— если собственного сервера нет, компании придется сначала на него потратиться;

— удаленным сотрудникам работать с локальной системой КЭДО чуть сложнее, чем с облачным решением.

Облачные сервисы обеспечивают доступ к данным из любой точки мира. Это удобно для компаний с филиалами или удаленными сотрудниками. Однако такой подход несет риск утечки данных или несанкционированного доступа, а также требует дополнительной организации архива кадровых документов.

Важно! Согласий на обработку персональных данных уже нужно два — одно для работодателя-оператора, а другое — для облачного провайдера.

На что обратить внимание при выборе облачного КЭДО:

— методы шифрования данных;

— способы аутентификации (есть ли двухфакторная авторизация);

— резервное копирование данных и логирование процессов;

— местоположение и безопасность дата-центров (по закону сервера должны находиться только в России);

— проводился ли независимый аудит безопасности системы КЭДО;

— гарантии и ответственность, прописанные в договоре.

Малому бизнесу вполне может подойти облачная система КЭДО, но если компания хочет максимально контролировать безопасность данных, стоит выбрать локальное размещение. Например, государственные учреждения и банки реализуют кадровый документооборот только на собственных серверах.

У разных пользователей системы КЭДО должны быть разные права доступа к информации. Как правило, права зависят от роли в системе:

— Сотрудник — видит свои документы и персональные данные, может создавать некоторые виды кадровых электронных документов и отправлять их на согласование;

— Руководитель — к стандартным правам сотрудника здесь уже добавляется возможность согласовывать некоторые документы подчиненных;

— Кадровик — может создавать любые документы и работать с ними, обычно видит персональные данные всех сотрудников;

— Администратор — управляет правами всех остальных пользователей системы КЭДО, может отслеживать действия сотрудников, кадровиков и руководителей.

Кроме настройки прав доступа, безопасная система КЭДО должна логировать процессы — отслеживать каждый шаг пользователей и уведомлять администратора о попытках доступа к чувствительным данным.

В соответствии с законодательством, подписывать электронные документы можно тремя видами электронных подписей.

Простая электронная подпись (ПЭП): имеет юридическую силу только тогда, когда заключено соглашение о взаимном принятии ЭП между работодателем и сотрудником и порядок работы с ЭП закреплен в ЛНА. Подписывать можно ограниченный круг документов, типа объяснительной записки.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП): имеет юридическую силу только тогда, когда заключено соглашение о взаимном принятии ЭП между работодателем и сотрудником и порядок работы с ЭП закреплен в ЛНА. Сотрудники могут подписывать НЭП любые кадровые документы. Представитель же работодателя не может подписывать НЭП:

Квалифицированная электронная подпись (КЭП): имеет юридическую силу без дополнительных согласований. И сотрудник, и работодатель могут подписывать КЭП любые электронные документы.

Система кадрового электронного документооборота должна уметь работать с любыми подписями, при этом постоянно проверяя срок их действия. Удобно, если в сервис сразу встроен выпуск НЭП и сотрудник может выпустить подпись за несколько минут.

Чтобы снизить риск утечки данных, компании стоит позаботиться о регулярном аудите работы в системе КЭДО. Обычно этим занимаются специалисты по информационной безопасности.

Вот что стоит периодически проверять:

— надежность паролей пользователей;

— актуальность списка пользователей с расширенными правами;

— настройки уведомлений администраторов о сомнительных действиях в системе.

Система электронного кадрового документооборота LDM.КЭДО полностью отвечает требованиям безопасности — ее используют компании любого масштаба, а также банки и госорганизации. LDM.КЭДО позволяет подписывать кадровые документы всеми видами электронных подписей, кроме этого, НЭП можно выпустить прямо в системе.

Коробочная версия LDM. КЭДО разворачивается на серверах заказчика или в арендованном защищенном облачном хранилище. За счет технологии low-code решение можно доработать под нужды конкретного бизнеса.

Оставляйте заявку на бесплатную демонстрацию LDM. КЭДО — все покажем и расскажем подробнее: )