Как с помощью BI повысить продажи и прибыль ресторанной сети
Сегодня рынок общественного питания становится все более конкурентным и требовательным. Если вы работаете в этой отрасли, то достижение планов, оптимизация затрат, развитие и удержание команды, ускорение принятий управленческих решений — все это вам знакомо не по наслышке.
В этой статье расскажу, как это можно сделать при правильном внедрении и использовании BI и получить рост в продажах и прибыли.
Пара слов о себе, у меня 26 лет опыта в сетевом общественном питании, прошла путь от рядового сотрудника до операционного директора в больших корпоративных сетях, реализовывала стратегии развития от 1 до 1000+ точек.
Сейчас развиваю свою консалтинговую и менторскую практику, в которой сопровождаю компании по пути роста и масштабирования и веду свой блог в ТГ https://t.me/velenaQSR, делюсь опытом и наблюдениями в отрасли.
Базируясь на своем опыте и насмотренности я считаю, что основные боли общепита по оцифровке и вовлечению команд в работу над результатом, закрываются грамотными внедрением BI.
Делюсь, как это делать и что можно и нужно ожидать по итогу.
Итак, пройдем по технике «почему» и развернем логическую цепочку от основной проблемы до причин.
Основная проблема:
Невыполнение планов по продажам и прибыли. Или если план делают, но кажется, что можно больше.
(если кажется, то скорей всего не кажется, но это надо подтверждать фактами)
Почему план не делают или не делают больше?
- Медленно принимают управленческие решения или не принимают их совсем.
Почему медленно принимают решения?
- Недостаточно или не вовремя поступают данные, на основе которых можно и нужно их принимать.
- Не всегда обращаются к данным и аналитике.
- Не знают какие показатели надо смотреть.
А почему?
Длительный сбор данных (сводные по точкам, по отделам).
Ошибки при сборе данных (от ЧФ и сбитых формул никто не застрахован).
- Все данные в разных источниках (финансовые показатели в одном месте, качественные в другом, отзывы гостевые в третьем, информация по персоналу в четвертом и т.д.) Пока дойдешь до 5-го источника то уже забудешь что в первом было.
- А зачастую многие и не смотрят на нефинансовые показатели, не используют их для анализа и соответственно теряют возможность найти причину и устранить ее здесь и сейчас или по крайней мере начать работать с ней.
Почему?
- Потому что сложно и долго все это собирать и анализировать, проще сразу бежать и что-то делать, а вдруг сработает или не делать вовсе.
Вот так и бегаем, работаем много, устаем. Что-то получаем на выходе, но полноценность выхлопа непонятна.
Сегодня общепиту необходимо не только следить за финансовыми показателями, но и обращать внимание на нефинансовые аспекты своего бизнеса. Именно здесь BI играет ключевую роль, объединяя все показатели вместе и выстраивая логику для анализа.
BI позволяет контролировать такое количество показателей, которое человеческий мозг не в состоянии эффективно переварить и выдать решение.
К этим показателям можно отнести:
- Качество продукции, эффективность меню, себестоимость, инвентаризации.
- Удовлетворенность покупателей по всем ключевым индикаторам.
- Эффективность, обученность, текучесть и заполненность штата персонала.
- Соблюдение стандартов сервиса на каждом этапе.
- Маркетинговые активности, привлечение новых гостей и удержание существующих.
- Управление запасами и издержками.
- Рутинные задачи персонала.
Анализ данных с помощью BI позволяет быстро выявить узкие места в бизнесе и принять меры для их устранения.
Что дает грамотно выстроенный BI:
- Все показатели в одной системе.
- При правильно разработанном отчете сразу будет предварительная аналитика и цветовое кодирование показателей.
- 15-30 мин на ежедневное ознакомление и проверку данных и основные причины понятны. Вот теперь можно бежать, устранять сложности и реализовывать возможности.
- Отчетность дает алгоритмы анализа сотрудникам, тем самым обучая их.
Кейс построения BI для сети ресторанов
Задача построить отчетность, которая позволит управлять статьями P&L на ежедневной основе.
Как часто мы видим этот отчет? Раз в месяц.
Как влиять на свой P&L ежедневно? На Какие показатели надо смотреть и ежедневно реагировать?
Выстраиваем отчетность BI через основные статьи P&L: продажи, себестоимость, ФОТ, прочие затраты.
Разберем на примере продаж
На примере ход построения матрицы показателей и данных, которые нам потребуются. Восстанавливаем причинно-следственную связь по всем показателям, которые могут оказать влияние на выполнение плана продаж.
Строим отчетность по этим показателям.
Как это выглядит в BI
Отслеживая показатель продаж в сравнении с планом, выявляем тех, кто не справился с задачей за вчера. Проваливаемся в анализ и выясняем, что просело: средний чек или количество чеков.
Обнаруживаем, что это чеки и проваливаемся в почасовые показатели чеков.
Видим, что основной провал относительно плана в период с 15 до 18 часов.
Проваливаемся в данные план/факт по часам сотрудников и видим, что в эти 3 часа не хватало людей.
Подтверждением спроса в эти часы видим жалобы на низкую скорость обслуживания. Корректируем расписание на последующие дни и больше не теряем продажи в эти 3 часа.
Разберем на примере себестоимости
На примере себестоимости так же строим логическую цепочку показателей.
Как это выглядит в BI:
Ежедневно просматриваем списания по точкам и выделяем тех, кто в норму план/факт не вписался.
Погружаемся в состав списаний тех, кто сильно превысил, там смотрим ТОП продуктов и выясняем системные проблемы с качеством сырья (это легко увидеть по скачку списания по сети).
В данном примере скачек списания по томатам. Выясняем, что начали приходить некачественные томаты, что привело к скачку списаний. Возвращаем проблему поставщику.
На другом примере наблюдаем точку с минимальным списанием на протяжении нескольких дней, проваливаемся в данные по стопам продаж и выясняем, что один из ТОП продуктов (картофель фри) заканчивался в 18 и вечером был недоступен гостям.
Решаем вопрос с заказом и более не теряем гостей и продажи из-за отсутствия продукции.
Читаем данные как историю, при правильно построенной аналитике можно увидеть сложности и потенциал бизнеса и без физических выездов на объекты.
Строим всю отчетность в порядке роста отклонений, подкрашиваем цветом где сильно разошлись и в ту и другую сторону. Стимулируем обратить внимание и предпринять действия. Вот так, собираем все данные в одном месте, делаем их доступными для ежедневной аналитики и принятия решений. Создаем условия, при которых не увидеть проблему или возможность сложно.
Исходя из моей практики внедрения BI, правильная и системная работа с этим инструментом повышает продажи и прибыль на 5-10%.
Вторичные выгоды
- Развитие управленческого персонала. Зашивая алгоритмы анализа отчетности в сами отчеты, вы развиваете их и у управляющего состава. Они осваивают методологию и смогут применять ее и в полевых условиях.
- Экономия времени управленческого персонала. Автоматизация сложных действий по сбору информации на один дашборд и все показатели в одном месте экономит до 2-3-х рабочих дней в месяц.
В заключение
Если смотреть на аналитику в динамике (дни, недели, месяца, кварталы и года), а это точно нужно и можно делать, то находятся закономерности и тренды, появляется возможность проводить сравнительный анализ и подсвечивать текущие ограничения бизнеса. Если есть желание разработать и внедрить BI у себя в компании, обращайтесь в ТГ @LenaVlasovaS.