Исполнительская дисциплина: что это и как ей управлять

Сотрудники нарушают дедлайны по задачам? Если так происходит регулярно, руководителю стоит поработать над исполнительской дисциплиной в отделе. Как это можно сделать без лишних усилий — рассказываем в статье.

Под исполнительской дисциплиной понимают то, как сотрудники относятся к поставленным задачам. Эту метрику обычно используют в своей работе управленцы и руководители отделов.

В идеале уровень исполнительской дисциплины должен стремиться к 100%, но в реальности так бывает довольно редко. Сотрудники работают с разной скоростью и эффективностью, да и руководители ставят задачи по-разному — все это в итоге влияет на результат.

Несмотря на то, что следят и анализируют исполнительскую дисциплину руководители, сотрудники тоже могут отслеживать свои показатели — в этом помогают виджеты в таск-трекерах и системах электронного документооборота (СЭД) . Сервисы даже могут присылать уведомления на почту и в мессенджеры, если про какую-то задачу забыли.

Даже если исполнительская дисциплина ухудшилась всего у одного сотрудника, это повлияет на уровень всего отдела. Часто бывает, что задачу не выполняют в срок не потому что все причастные откладывали дела в долгий ящик, а потому что на старте проекта кто-то один не выполнил свою часть вовремя.

На исполнительскую дисциплину влияет множество факторов, и проблемы с ответственностью у сотрудника — не самая частая причина срыва дедлайна. Вот, из-за чего еще поручения руководителя выполняют с опозданием.

Неправильная постановка задачи — одна из самых частых причин. Впрочем, это легко исправить, если руководитель начнет применять специально разработанные шаблоны или формулировать суть задачи по методике SMART. Сотруднику в этом случае стоит поработать над пониманием задачи — самостоятельно формулировать то, что от него хотят и согласовывать свои действия с руководителем в самом начале.

Нереалистичный срок выполнения. Конечно, очень хочется, чтобы все задачи были готовы «еще вчера», но так не бывает. Руководитель должен понимать, что кроме отдельных поручений, у сотрудника всегда есть «текучка» — регулярные задачи, которые он должен выполнять. Если на сложное поручение менеджер дает всего несколько часов, проблема явно не в сотруднике. Лучше всегда закладывать небольшой люфт на форс-мажор и ставить дедлайн, отталкиваясь от среднего времени выполнения предыдущих аналогичных заданий.

Задач слишком много. Если сотрудник перегружен задачами, неудивительно, что какую-то он не успеет сдать в срок. Здесь стоит объективно сравнить общее количество задач в месяц каждого сотрудника отдела и перераспределить поручения, если у кого-то есть перекос.

В компании нет удобной системы планирования и постановки задач. Задачи стоит ставить в едином канале, а не сразу в нескольких — почте, по телефону, в мессенджере. Так сотрудники будут сразу видеть, что для них есть новое поручение.

«Как следить за исполнительской дисциплиной?» — вопрос, который рано или поздно задает любой руководитель. Можно, конечно, считать процент выполненных вовремя задач вручную, но проще всего воспользоваться благами автоматизации. Проще говоря, настроить автоматический сбор аналитики.

Например, встроенные виджеты в СЭД LDM. Express показывают всю необходимую статистику в режиме онлайн: руководитель может сразу увидеть, сколько поручений сотрудник выполнил без опозданий, а сколько задач еще в процессе выполнения. Там же видно и загрузку каждого подчиненного. А еще можно формировать отчеты о задачах сотрудника с планируемым дедлайном и фактической датой выполнения.

Сотрудники тоже могут следить за своими делами с помощью еще одного полезного инструмента — канбан-доски. За счет своей наглядности она сразу показывает, на каком этапе находится конкретное поручение.

Работодатель может установить в качестве KPI (ключевого показателя эффективности сотрудника) коэффициент исполнительской дисциплины. Порядок действий в этом случае будет таким:

• Принимается решение о способе расчета коэффициента исполнительской дисциплины и целевой планке показателя для разных должностей.
• Разрабатывают Положение о KPI или другой аналогичный ЛНА, в котором закрепляют выбранный способ расчета и коэффициенты. Также можно дополнить коллективный договор.
• В завершении дополняют систему мотивации сотрудников премиями или надбавками по новому KPI.

Помните о том, что ухудшать условия оплаты труда или устанавливать штрафы за невыполнение KPI работодатель не имеет права — за это может оштрафовать Трудинспекция.

Формула расчета коэффициента исполнительской дисциплины:

Просто рассчитать уровень исполнительской дисциплины недостаточно, нужно регулярно его отслеживать, сравнивать с предыдущими результатами и анализировать причины изменений.

Коэффициент исполнительской дисциплины:

от 0 до 0,5: До половины задач выполняют с нарушением дедлайна, надо срочно принять меры

от 0,5 до 0,7: Результат ниже среднего, руководителю стоит разработать план по повышению уровня исполнительской дисциплины.

от 0,7 до 0,9: Исполнительская дисциплина на хорошем уровне, с «отстающими» сотрудниками можно поработать индивидуально.

от 0,9 до 1: С исполнительской дисциплиной все в порядке.

Когда отдел только начинает использовать новую систему для работы — таск-трекер или СЭД — коэффициент исполнительской дисциплины может быть ниже ожидаемого. Так может получиться из-за того, что члены команды просто забывают отмечать выполненные поручения, а фактически все делают вовремя.

Анализировать исполнительскую дисциплину стоит регулярно, например, раз в месяц. Для этого можно настроить в системе электронного документооборота ежемесячную отправку отчета по работе своих сотрудников. Так руководитель сможет оценивать показатель в динамике.

Кроме анализа коэффициента исполнительской дисциплины, можно анализировать и фактическую загрузку. Чтобы сотрудники не выгорали от постоянного наплыва задач, надо распределять задачи и планировать занятость равномерно.

Оптимизировать работу с документами и повысить уровень исполнительской дисциплины поможет система электронного документооборота LDM. Express. В ней можно быстро ставить задачи, отслеживать их выполнение и согласовывать документы. А встроенные виджеты и канбан-доска упростят работу сотрудников. Оставьте заявку на демонстрацию LDM. Express прямо сейчас.