Как 700 сотрудников Dodo Brands оформляют командировки самостоятельно
Dodo Brands делится на управляющую компанию, собственный розничный и франчайзинговый бизнес — пиццерии, донерные, кофейни. Офисы есть в Москве, Сыктывкаре, Нижнем Новгороде, коворкинги для сотрудников — в Санкт-Петербурге, Алматы, Дубае. Команда часто ездит на конференции, участвует в тимбилдингах и обучениях. Рассказываем, как Dodo Brands удалось сэкономить время и деньги на деловых поездках.
Командировки в Dodo Brands раньше
Для организации деловых поездок компания обращалась в тревел-агентства. С какими трудностями сталкивалась команда:
- Ждать от менеджеров подтверждение бронирования приходилось часами, а закрывающие документы — неделями.
- Невозможно быстро купить авиабилеты, гостиницу или оперативно изменить что-то в бронировании.
- Бухгалтерия вручную вносила в систему данные о каждом билете. Часто это приводило к ошибкам.
До подключения Smartway я одна оформляла все командировки. К концу 2021 года я поняла, что одному менеджеру оперативно забронировать все билеты и гостиницы невозможно. 90% моего рабочего времени уходило только на это. Другие задачи оставались нетронутыми, а количество поездок только росло.
Почему компания задумалась о цифровом решении
В Dodo Brands начали тестировать сразу несколько сервисов для управления командировками онлайн. Сначала компания воспользовалась пробной версией Smartway, а через месяц решила сотрудничать на постоянной основе. Сервис привлек большим количеством функций для управления поездками и удобным интерфейсом.
Сервис систематизировал и автоматизировал все этапы оформления командировок, включая изменения бронирований и отмену билетов. Управлять поездками в одном окне стало гораздо быстрее, чем ждать ответов от менеджеров агентств.
Командировки в Dodo Brands сейчас
- Тревел-менеджер тратит в 2 раза меньше времени на организацию деловых поездок. Появилось больше времени на работу с общей стратегией тревел-политики компании.
- Вместо сбора документов вручную стали выгружать «закрывашки» в один клик.
- Отчеты стали формироваться автоматически.
- Интеграция с «1С» помогла настроить обмен данными с системой документооборота. Бухгалтерия тратит на отчетность одной командировки 5–7 минут.
- 700 сотрудников начали оформлять командировки самостоятельно без долгих согласований. А у компании появились инструменты для контроля расходов.
Мы подключили самобронирование для сотрудников и решили тестировать функцию на девелоперах Dodo Brands. Именно они каждый день ездят в другие города. Эксперимент оказался удачным. После этого мы добавили самобронирование для остальных членов команды.
Я продолжаю контролировать каждую поездку, но это гораздо легче и быстрее, чем все бронировать самостоятельно. Так я экономлю больше половины рабочего дня.
Как в Dodo Brands делегировали командировки сотрудникам
Чтобы члены команды бронировали поездки сами, компания настроила тревел-политики. Это ограничения на стоимость и класс билетов и отелей. Они помогают компании экономить и заботиться о комфорте сотрудников.
Сформировать уникальную тревел-политику в каждой компании помогает аналитика. В Smartway есть подробная статистика по количеству покупок, популярных направлений и авиакомпаний, стоимости билетов и отелей.
- Обратная связь от команды Dodo Brands помогла понять, что нужно увеличить суточные и лимиты, потому что стоимость билетов и гостиниц постоянно растет. Ограничения на стоимость поездки в отдельных юрлицах компании изменились со 100 тыс. рублей до 400–500 тыс. рублей.
Если сотрудник нарушает тревел-политику, он указывает причину. Тогда менеджер может согласовать или отклонить выбор в два клика. Небольшие отклонения в Dodo Brands согласуются, поскольку цены постоянно меняются.
В месяц сотрудники Dodo Brands сами оформляют 30—60 командировок.
Что еще получилось у компании по итогам работы со Smartway:
- Оптимизировали бюджет на командировки. Стали анализировать количество купленных билетов и их стоимость, в том числе по отдельным сотрудникам и отделам.
- Полностью избавились от ручного ввода данных и ошибок, которые были с ним связаны.
- Экономят благодаря 3Д-договорам с гостиницами, в которых часто останавливаются сотрудники.
- Оперативно решают любые форс-мажоры с тревел-помощником, который работает 24/7.