КуулКлевер: как возможность быстро собирать данные и видеть магазины изнутри может повысить прозрачность работы

«КуулКлевер» - уникальная для России компания-производитель, которая на собственных заводах создает натуральные продукты с честными и чистыми составами. У торговой сети более 250 магазинов КуулКлевер в Москве и Нижнем Новгороде, а также 7 собственных заводов, чтобы радовать гостей натуральными продуктами МясновЪ. Компания развивает винную культуру в России: привозят напитки напрямую от виноделов из 23 стран мира.

КуулКлевер обратились в CheckOffice еще в 2018 году. Тогда вопрос автоматизации контроля работы магазинов становился все более актуальным. Об опыте долгого и продуктивного сотрудничества сети “КуулКлевер” и CheckOffice нам рассказала Елена Папазян, менеджер-аналитик отдела управления магазинами.

Удаленно контролировать работу магазинов, структурировать фотографии по результатам проверок, автоматизировать работу с полученными данными.

Использование сервиса CheckOfficе, в том числе функционала фотофиксации, модуля планирования и аналитики.

Появилась возможность видеть магазины изнутри в режиме реального времени и быстро собирать данные: от контроля наличия объявлений до получения фото выкладки сезонных товаров. Работать с фотографиями теперь удобнее, потому что они собраны в одном месте. Стало проще контролировать работу магазинов, выявлять и устранять нарушения.

Раньше мы контролировали состояние торговых точек визуально - при визите в магазин территориальный управляющий делал фотографии и добавлял их в отдельные папки на сервере. Таким образом проводили как регулярные аудиты состояния магазинов, так и разовые проверки - например, фиксировали, правильно ли наклеены объявления на входных дверях.

Дополнительно территориальные управляющие присылали руководителю на почту отчет в свободной форме, упоминали детали, которые сами считали важными. Такой подход не был структурированным, отсутствовала единая система. Главное неудобство состояло в сложности сравнения - если нужно проанализировать нарушения в динамике, приходилось искать фото в разных папках вручную, а это занимало много времени.

Изначально мы выбирали между тремя сервисами, которые позволяли систематизировать процесс проведения проверок, затем сократили список до двух, среди которых был CheckOffice. Мы организовали «пересеченное тестирование», чтобы попробовать оба сервиса, посмотреть, как его воспримут сотрудники, которые должны будут работать с таким сервисом. Около 2 недель в Москве тестировался один сервис, а в Нижнем Новгороде - другой. После этого группам было предложено посмотреть второй вариант сервиса, и по итогам дать обратную связь. Проанализировав отзывы, мы решили остановиться на CheckOffice - этот сервис оказался более понятным и быстрым для работы. А главное - в нем не было ничего лишнего!

Cейчас сервис используют сразу несколько отделов компании.

Именно с этого отдела в 2019 году мы начали внедрение сервиса, и он до сих пор остается основным пользователем CheckOffice. Механика работы проста - за каждым территориальным управляющим закреплено несколько магазинов. Работники приезжают с проверкой в среднем раз в 1-2 недели и оценивают общее состояние магазина: чистоту, правильность выкладки товаров, оформление витрин.

Эти проверки достаточно объемные, потому что нам важно видеть весь магазин от и до. Если в процессе аудита выявляются нарушения, территориальный управляющий на месте указывает сотрудникам магазина на ошибки и затем отслеживает их устранение.

Иногда мы проводим более короткие специальные проверки. Например, когда в сети начали появляться кофе-бары - станции, где посетители сами могут сделать кофе, а потом оплатить его на кассе. В рамках контроля работы кофе-баров территориальный управляющий должен проверить, следят ли сотрудники за кофемашиной - она должна быть чистой, исправно работать, в ней должны быть все нужные ингредиенты. Мы ввели систему KPI по этим проверкам - если сотрудник выполняет нормативное количество проверок кофемашины, то он получает бонус. Бывают и другие короткие проверки, которые проводятся по запросу, например, когда нужно оценить размещение товаров в определенном месте магазина или проверить плакаты на входной двери.

Сервис используют и для обучения новых сотрудников работе внутри магазинов. Им ставят задачу: приехать в магазин, поработать с персоналом, посмотреть, как сделана выкладка и провести проверку. То, как сотрудник выполняет задачу - это тоже результат нашего объяснения. Если он делает фото и пишет, что нарушений нет, когда нарушения на самом деле есть, то это повод разобрать ошибку.

При помощи CheckOffice в отделе отслеживают выкладку конкретных товаров - например, правильно ли выставлены новогодние подарки. Если сотрудники видят нарушения, они связываются с территориальным управляющим и просят проконтролировать их устранение.

Отдел по подбору персонала через сервис собирает информацию о качестве работы новых сотрудников - руководителям новых работников назначают чек-листы, где они отвечают на вопросы о том, как новичок себя проявил. Также сервис используют для контроля размещения объявлений о поиске новых сотрудников и фиксируют:

За несколько дней территориальные управляющие успевают собрать фотографии со всех магазинов, а отчеты по проверкам автоматически отправляются сотрудникам отдела по подбору персонала. В большой торговой сети сложно быстро получить достоверную информацию по какому-то параметру во всех магазинах сразу, и сервис - это инструмент, который решает эту проблему.

Аналогично CheckOffice использовали во времена пандемии. Тогда в Москве и Московской области была введена система QR-кодов, которые нужно было размещать на входных дверях. Важно было регулярно отслеживать наличие и состояние QR-кодов, чтобы оперативно устранять нарушения.

С 2019 года мы использовали разные модули CheckOffice в зависимости от наших задач.

В среднем мы создаем 1-2 новых чек-листа в год. Какие-то чек-листы теряют актуальность, их также важно обновлять. Удобно, что есть возможность быстро внести изменения в чек-лист - поменять формулировки или пункты местами, чтобы отслеживать нужные параметры.

Сейчас активно используем функционал массового назначения проверок, когда нужно в короткие сроки посмотреть и оценить отдельные параметры сразу во всех магазинах - выкладку товаров или наличие нужных плакатов.

На момент начала работы с сервисом у нас не было внутреннего таскменеджера, поэтому было важно, чтобы по выявленным нарушениям можно было сразу поставить задачи. Например, в магазине в ходе проверки обнаружено разбитое стекло на входной двери. Раньше решение этой проблемы могло затянуться. У нас не было возможности оперативно узнать, поменяли стекло или нет - это мог сделать только территориальный управляющий при следующем визите в магазин. Задачи в CheckOffice систематизировали процесс устранения нарушений. Мы очень плодотворно использовали этот функционал до тех пор, пока не внедрили собственный HelpDesk внутри компании.

Мы используем REST API для интеграции и передачи данных в сторонний сервис, где через таблицы анализируем результаты. Часть данных оцениваем визуально - заходим в проверки и смотрим фото за нужный период, сравниваем их между собой и отслеживаем изменения.

При трудоустройстве мы проводим обучение по использованию CheckOffice по инструкциям, которые составили сами еще в 2018-2019 годах, а затем сразу создаем новую учетную запись в сервисе.

Сейчас мы используем CheckOffice как инструмент наблюдения и оценки работы магазинов. Появилась возможность видеть торговые точки изнутри в режиме реального времени и быстро собирать данные: от контроля наличия объявлений до получения фото выкладки сезонных товаров. Стало гораздо удобнее проводить проверки и отслеживать результаты, в том числе благодаря удобной работе с фотографиями - любой руководитель может рассмотреть работу магазина и сотрудников в динамике, отследить нарушения, выявить закономерности.