{"id":6322,"title":"\u042d\u043a\u0441\u043f\u0435\u0440\u0442\u044b Microsoft \u2014 \u043e \u0442\u0440\u0435\u043d\u0434\u0430\u0445 \u0432 \u043e\u0431\u043b\u0430\u0447\u043d\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0437\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u043a\u0435","url":"\/redirect?component=advertising&id=6322&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/292291-korotko-konferenciya-dlya-razrabotchikov-ot-vedushchih-ekspertov-microsoft&placeBit=1&hash=375c2d721b2d9852bb87139c0426790661017b1f7b417f646406981606618620","isPaidAndBannersEnabled":false}

Виртуальный офис агентства в Discord: раньше играли, теперь ведем проекты

​Вечером ребята общаются в Discrod, играя в командные шутеры, днем — обсуждают проекты. Настя, иллюстратор в Multiways

Начался карантин и компании по всей России вынуждены переводить людей на удалённую работу. Если у команды не было такого опыта, то, скорее всего, её продуктивность упадёт: люди дома чаще отвлекаются на сиюминутные дела, быт, уборку и готовку. Рабочего времени остаётся меньше, задачи делаются дольше.

Как предотвратить эту проблему и помочь команде создать рабочую атмосферу у себя дома? Мы нашли простой ответ — виртуальная копия офиса.

Мы решили сделать виртуальную копию офиса в Discord.

В статье мы расскажем о том, как это работает у нас, чтобы вы смогли так же настроить удалённую работу. Эффекта живого общения в офисе наверняка можно достичь по-другому, к тому же для некоторых компаний он не так критичен, как для нас. Но если ваш бизнес сосредоточен вокруг креативных проектов для клиентов — видео, графики, дизайна или текстов — этот метод отлично подойдёт.

1. Выбрали инструмент и с чатами, и с аудио

В нашем агентстве работа и до карантина была выстроена вокруг цифровых инструментов. Фундамент — это система управления Planfix: туда заводятся все сделки, документы, фиксируются контакты с клиентами и отмечаются внутренние задачи. Работа в Planfix дополняется чатами в Телеграм и программами для видеозвонков — Zoom или Skype. Ещё мы пользуемся комплектом Яндекс.Коннект, куда кроме Диска и Почты входят, например, Чаты. Это проверенная и привычная связка, которая помогает нам сдавать проекты в срок.

Когда стало ясно, что команду из 17+ человек пора отпустить на удалёнку ради безопасности, мы поняли, что в нашей системе управления проектами было ещё одно ключевое звено — офис. Мы уверены, что совместная работа креативной команды проходит гораздо эффективнее, когда все работают в одном помещении: лучше циркулирует информация, проще договориться или попросить совет, больше неформального общения и ощущения команды, дружеского плеча. На карантине нужно восполнить отсутствие такой атмосферы.

Мы знаем, как удобно чатиться в каналах в Slack и какое хорошее качество у видеосвязи в Zoom или Google Hangouts, но всего этого недостаточно, чтобы создать рабочую атмосферу офиса. Проблема в том, что в этих инструментах легко дистанцироваться от собеседника и команды в целом, проигнорировать вопрос: не ответить в чат или отключить звук во время звонка. Когда вы сидите в офисе рядом друг с другом, так легко выпасть из общего потока работы и общения не получится.

Чтобы воссоздать офис, мы выбрали мессенджер Discord. Там есть и голосовые каналы, и похожая на Slack система каналов-чатов, причём это программа абсолютно бесплатна.

Настя, иллюстратор в Multiways

Discord часто используют команды в онлайн-играх. Это неудивительно: им тоже важно координировать действия голосом в реальном времени, одновременно имея под рукой чат.

Discord внедрился в работу быстро и безболезненно. Некоторые уже были знакомы с ним, потому что использовали во время онлайн-игр, некоторые легко освоились, потому что у них был опыт в Slack. Для всех остальных мы провели короткий ликбез ещё до того, как окончательно перешли на удалёнку. Словом, Discord нативно внедряется в любой молодой коллектив за несколько дней.

2. Продублировали потоки работы и офисные пространства

Наш офис разделён на четыре пространства: есть опенспейс для сотрудников, две переговорки, кабинет менеджеров и кабинет партнёров. Трое партнёров сидят отдельно от сотрудников, но всегда можно обратиться друг к другу: подойти, спросить, по сути, выдернуть в любой момент. Переговорки тоже можно занять, когда удобно: если никого нет — переговорка ваша.

Над проектами мы работаем в небольших командах: в каждом проекте есть как минимум один менеджер и несколько специалистов. Бывает, что менеджер ведёт сразу 2-3 проекта. Сотрудники — сценаристы, иллюстраторы, дизайнеры, моушен-дизайнеры, съёмочные группы — тоже могут быть нужны в нескольких проектах сразу.

Настя, иллюстратор в Multiways

Все четыре пространства офиса, а еще потоки работы по каждому проекту виртуально воссозданы через Discord с помощью системы голосовых и текстовых каналов.

  • Голосовой канал в Discord — это бесконечный скайп-колл, только без видео. Можно подключиться когда угодно, общаться со всеми, кто тоже подключён, и выйти, если вопрос исчерпан.
  • Текстовый канал в Discord — это чат. Там можно общаться текстом, обмениваться файлами, отмечать участников канала, если нужно обратиться именно к ним.

У нас шесть голосовых каналов, не связанных с конкретными проектами:

  • Основной — канал, в который все сотрудники подключаются в начале рабочего дня и остаются в нём до вечера, если не уходят в каналы по проектам, или в переговорки. В этом канале мы каждый день проводим летучки, озвучиваем общие объявления, обсуждаем проекты. Это наш виртуальный аналог опенспейса.
  • Устный бар — это канал для неформального общения. Сюда может подключиться кто угодно и общаться на темы, не связанные с работой.
  • Партнёры — это канал, в котором всегда сидят партнёры, виртуальная копия кабинета. Сотрудник может зайти туда и что-то спросить.
  • Менеджеры — это канал менеджеров проектов, они сидят там весь рабочий день.
  • Переговорка 1, Переговорка 2 — это виртуальные копии переговорок. Команды проектов или просто группы людей могут собраться там, чтобы не мешать общаться в Основном канале или в Устном баре.

Ещё мы завели четыре текстовых канала, не связанных с проектами. Они дублируют голосовые: Основной, Текстовый бар, Партнеры и Менеджеры.

Голосовые каналы приоритетнее, чем текстовые: если что-то надо спросить, ты сначала спрашиваешь голосом. Но в чатах удобно делиться файлами, записывать резюме звонков и переговоров, оставлять несрочные запросы.

Помимо основных, мы создали по одному текстовому каналу для каждого нашего проекта. В него вступают только те люди, которые занимаются этим клиентом. У некоторых проектов возникают и голосовые каналы: если команда большая, это становится необходимо.

Получается, что сотрудник в течение всего рабочего дня сидит как минимум в одном голосовом канале: в «Основном», в канале своего проекта или в переговорке. То есть, люди непрерывно поддерживают связь друг с другом, как будто за соседними столами в офисе. Во всех каналах большую часть времени тишина, но если кто-то все-же мешает всегда можно уйти в более тихий канал.

В итоге наш Discord выглядит примерно так:

​Скриншот с компьютера иллюстратора, слева видно много заблюреных игровых серверов. Но теперь среди них есть и рабочий 😎 Настя, иллюстратор в Multiways

3. Дали менеджерам и партнёрам особые роли

Как и в жизни, в виртуальном офисе важно дать менеджерам полномочия для работы. Они должны иметь возможность подойти к своим командам или к конкретным сотрудникам и узнать, как дела. Ещё они должны иметь прямой канал связи с партнёрами. Только так получится, например, быстро отработать правки и комментарии от клиента.

Настя, иллюстратор в Multiways

В Discord есть настраиваемые роли — в нашем случае, мы использовали роль «@администратор» для партнеров, создали роль «@менеджер», и добавили остальных как участников (роль «@everyone»).

Администраторы и менеджеры могут в любой момент перетащить участника в какой-то голосовой чат.

Для нашей команды такого уровня контроля вполне достаточно: троим партнёрам и ещё троим менеджерам мы дали права перетаскивать и заглушать участников и управлять сообщениями. То есть, партнёр может, например, добавить дизайнера в голосовой канал «Партнёры» и они сразу окажутся в групповом звонке. Не нужно договариваться, выбирать время и ждать, пока все подключатся: всё как в настоящем офисе.

4. Написали правила для общения

В Multiways и до карантина было больше 200 записей в базе знаний: коротких регламентов, ответов на частые вопросы, инструкций к приложениям. Мы системно подходили к проектному управлению, поэтому какие-то правила работы были в компании практически с самого начала.

Чтобы адаптироваться к работе из дома, мы добавили в нашу систему регламентов несколько правил для общения в Discord. Задача была простая: обеспечить эффективную работу на удалёнке и предотвратить балаган, не перегрузив людей контролем и бюрократией.

Ключевые правила общения в нашем виртуальном офисе Discord:

  • В рабочее время сотрудник всегда подключён к одному из голосовых каналов с выключенным микрофоном, но с включёнными наушникам. Рабочее время такое же, как до карантина: если раньше вы начинали в 10 и заканчивали в 19, то и сейчас с 10 до 19 должны быть в Discord.
  • Если сотрудник отошёл или отвлёкся на обед, он отражает это в статусе, никуда писать не надо. Если к сотруднику обращаются голосом в канале, к которому он подключен, а он не отвечает без видимых причин, считаем, что он отсутствует на рабочем месте.
  • Если сотруднику нужно подключиться позже или отключиться раньше, он предупреждает менеджера и свою команду.
  • Если сотрудник больше часа не реагирует на обращение в текстовом канале в Discord без видимых причин, считаем, что он ушёл с работы, не предупредив.
  • В «Основном» могут говорить все и в любое время, но там мы обсуждаем только общую работу. Для неформального общения есть «Устный бар», а если нужно обсудить точечную задачу — сотрудники общаются в любой из двух свободных «Переговорок» или в каналах проектов.
  • Менеджеры и партнёры не пишут «пожалуйста, зайдите в такой-то канал». В рабочее время они могут перетащить любого сотрудника в канал и начать общение.
  • По рабочим дням мы собираемся в 12:00 в «Основном» и проводим летучку. Если сотрудника нет на летучке без видимых причин, считаем, что он он ушёл с работы, не предупредив.

Правила помогают нам сохранять контроль над командой и точно знать, когда сотрудник присутствует на рабочем месте, а когда — отошёл. В нашем виртуальном офисе сотрудник никогда не пропадёт на полдня, не предупредив, и не перестанет вдруг отвечать на сообщения.

Мы работаем в Discord уже три недели. По ощущениям, просадка в продуктивности всё равно есть, но небольшая: 10-15% процентов. Но, с другой стороны, коммуникация не прерывается ни на минуту: в рабочее время люди общаются во всех каналах, отвечают на текстовые сообщения, вовремя выполняют задачи.

Кажется, что, когда карантин снимут и мы вернёмся к мирной жизни, то о Discord останутся приятные воспоминания. Уж очень он похож на офис.

Настя, иллюстратор в Multiways

Подытожим: как создать виртуальную копию офиса

  • Выберите инструмент, в котором есть и чаты, и возможность общаться голосом в реальном времени. Всё это есть в Discord, а ещё он бесплатный и нативно зайдёт в любой молодой коллектив, потому что популярен среди геймеров.
  • Создайте в Discord голосовые каналы, которые дублируют все пространства в вашем офисе. У нас был опенспейс, две переговорки и кабинет партнёров: для каждого пространства есть свой голосовой канал в Discord.
  • Создайте голосовой канал для руководства. Там общаются менеджеры и партнёры.
  • Создайте для голосовых каналов дублирующие текстовые каналы. Там будет обмен файлами и несрочные вопросы.
  • Создайте текстовый канал для каждого проекта, клиента или отдела. Мы работаем проектами, так что создали по одному текстовому каналу на проект.
  • Дайте менеджерам права администраторов: так они смогут обратиться к любому сотруднику, переместив его к себе в канал.
  • Напишите правила для общения в Discord. Правила должны помочь избежать балагана, и быстро понять, если сотрудника нет на месте. Главное правило у нас: в рабочее время сотрудники всегда подключены к общему голосовому каналу.
Что лучше работает на удалёнке? 
⌨️ Текст
🎙 Голос
🤦🏻‍♂️ Верните нас в офис! 
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать

Спасибо, что дочитали до конца. 😉

У нас есть еще много внутренних правил, инструкций и полезной информации, которой мы будем рады поделиться с вами.

Напишите в комментариях, какие вопросы организации работы в малом бизнесе вас беспокоят, и если ответ на вопрос найдется в нашей базе знаний или в нашем опыте, мы им поделимся.

{ "author_name": "Пётр Доронин", "author_type": "self", "tags": ["\u0443\u0434\u0430\u043b\u0435\u043d\u043a\u0430","\u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b","\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442","discord"], "comments": 8, "likes": 9, "favorites": 57, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 118161, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 06 Apr 2020 21:03:15 +0300", "is_special": false }
0
8 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
4

На сегодня уже третья статья о дискорде, у нас вторая :D
Мы вот школу собрали в дисе, сумели комфортно упаковать 250 учеников и 20+ учителей, все предметы и структуру ДЗ, задач и ресурсов. 
У вас тоже классно расписано, мне нравится.

Ответить
1

Да, нам ваша тоже понравилась :) Видели ее и статью Владимира Золотарева, судя по всему Discord активно врывается в рабочие процессы на фоне карантина.

Ответить
2

Вы такой типа новый умный бизнес, а совок всё равно прёт) В идее "босс взял и докопался в любой момент" нет ничего хорошего, также как и сидеть всем дышать в одном канале, чтобы начальник видел что типа все трудятся) Хохма, короче, но пишите красиво.

Ответить
1

И как, работает в итоге?

Ответить
0

Да, конечно, все супер.
Если бы не работало, писали бы о чем-то другом) 

Ответить
1

Добавьте в ваш цифровой опенспейс шум МФУ, телефоных звонков и стучания по клавишам. Органзицая работы по каналам + чаты = хорошо, сидеть всем в одном канале с 9 до 18 = безумие. 

Ответить
0

Было бы безумием, если бы все было так как вы описали, но есть один нюанс: 
Во всех каналах большую часть времени тишина, но если кто-то все-же мешает всегда можно уйти в более тихий канал.

😀

Ответить
0

Коллеги, а в discord нельзя создавать ветки ? threads ? как в slack 

Ответить
Читать все 8 комментариев
Осталось всего 3 дня, чтобы подать заявку в Finlanding
Disney построил дом Винни-Пуха в английском лесу — его можно арендовать на ночь через Airbnb Статьи редакции

Ночь стоит от 7633 рублей.

Спальная зона Airbnb
19 этикеток вина, которые намного больше, чем просто этикетка
«Модульбанк» запустил сервис для анализа продаж на маркетплейсах (даже у конкурентов)

Он доступен бесплатно всем клиентам банка.

Brooke Cagle
«Самокат» запустит доставку безрецептурных лекарств совместно со «Сбер Еаптекой» Статьи редакции

Благодаря партнёрству ритейлер планирует сократить время доставки с 1–2 часов до 15 минут.

Как успешно продавать кондиционеры с минимальными затратами на рекламу

Владелица магазина кондиционеров Светлана Исюк рассказала, как полезный контент и внимание к клиентам помогают выделиться на фоне конкурентов и как виртуальный маркетолог Макс помог продать 150 акционных моделей.

Финт ушами от Тинькофф банка

Короче начали мне названивать операторы, типо возьмите кредитку, бла бла бла, вам предодобрена кредитная карта до 700к. Ну я их шлю, нах мне ваша кредитка, религия не позволяет. И тут один из операторов, с 10го звонка пробивает меня, а повелся я на то что можно с их кредитки без % оплатить другую кредитку. Ну я так подумал в целом 120 дней без %…

Бренд спортивной одежды и обуви Under Armour вновь откроет магазины в России в 2022 году — «Ъ» Статьи редакции

Магазины бренда начали закрываться в 2019 году из-за высокой конкуренции.

«Оптимальный портфель» – новая стратегия автоследования от «БКС Мир инвестиций»

«БКС Мир инвестиций» запустил новую стратегию «Оптимальный портфель» на площадке Fintarget – маркетплейсе инвестиционных стратегий.

В Москве стартовал прием заявок на соискание премий в области охраны окружающей среды

Победителям конкурса вручат  статуэтки с символом конкурса, нагрудные знаки и удостоверения, подписанные мэром Москвы.

фото: Департамент природопользования и охраны окружающей среды города Москвы

Премия разделена на два блока и предусматривает финансовое вознаграждение. Один блок – конкурс в области охраны окружающей среды – включает 8 премий. Сумма награды составляет по 200 тысяч рублей и по 100 тысяч рублей в 4-х номинациях.

null