Импортозамещение в HR-Tech. Что потеряла и что обрела группа компаний Element после перехода с Microsoft SharePoint на Битрикс24

Привет, меня зовут Александр Григорян, я соучредитель и директор по развитию Digital-интегратора «Улей».

Мы 15 лет занимаемся внедрением и доработкой интранет-порталов на базе Битрикс24 и реализовали более 60 комплексных проектов для компаний от 1000 до 40 000 сотрудников. Работали с брендами DNS, Пеноплэкс, AP Trade, Альфа Капитал, Автодом, МосТрансПроект и другими.

Сегодня расскажу про АО «Майнинг Элемент», которым в срочном порядке после ухода из России Microsoft SharePoint пришлось перенастраивать все свои бизнес-процессы, спасать документацию, реформировать формат офисной работы и всё это на отечественном софте – Битрикс24. О том, как было создано новое коммуникативное пространство читайте ниже (спойлер: факапы тоже были).

Группа Element (АО «Майнинг Элемент») – производитель альтернативных запасных частей и поставщик сервисных услуг для горнорудного оборудования. На начало 2024 года в компании работает 120 сотрудников .

До 2022 года «Майнинг Элемент» входила в состав группы Element Group Oy. В компании использовались международные стандарты и инструменты взаимодействия между сотрудниками. В частности, для взаимодействия с европейскими коллегами использовался Microsoft SharePoint. После ухода из России Element Group Oy и угрозы отключения российских компаний от сервиса Microsoft Sharepoint, команда «Майнинг Элемент» приняла решение переносить внутренний портал для сотрудников на Битрикс24. В условиях экстренно меняющихся реалий, отсутствие единой площадки распространения новостей и обмена информацией могло вызвать коммуникационные риски – сотрудникам не были понятны новые ценности и актуализированная стратегия. Нужно было оперативно найти качественное решение, которое позволило бы в короткий срок объединить сотрудников, дать им эффективный инструмент для коммуникации внутри команды.

Руководством компании было принято решение о переходе на новую коммуникативную платформу, которая должна была отвечать следующим требованиям:

1. Иметь разнообразный функционал, который создавал бы в компании благоприятную коммуникационную среду: понятная рубрикация, комментарии, лайки и т. д.

2. Быть удобной в администрировании для сотрудников без знаний html.

3. Предоставлять возможность кастомизации: потребности компании меняются и всегда есть необходимость в доработке функционала.

4. Укладываться в имеющийся бюджет.

Кроме этого, новая площадка должна была решить ряд конкретных задач HR. Во-первых, обеспечить хранение и редактирование корпоративных документов всеми сотрудниками в одном мультимедийном пространстве. Во-вторых, организовать самостоятельное бронирование рабочих мест в офисе: компания использует гибридный формат работы, и количество столов в офисе меньше, чем общее число сотрудников. Ну и разумеется, повысить вовлеченность сотрудников.

«Майнинг Элемент» изучил отечественные разработки и остановился на готовых решениях Улья. К корпоративному порталу на Битрикс24 «Майнинг Элемент» подключил четыре модуля: «Главная страница», «База знаний», «Карта офиса + Бронирование рабочего места», «Интерактивные подсказки».

В приоритете компании была задача по обеспечению единого информационного пространства для всех сотрудников: после отделения «Майнинг Элемент» от европейской материнской компании персонал был дезориентирован, необходимо было сформулировать и донести до сотрудников ясные цели, определить и мягко объяснить новые ценности, дать общее направление движения, чтобы сотрудники вновь почувствовали сопричастность к компании. Важно было создать позитивный рабочий фон и постоянно рассказывать о том, что происходит в компании, чтобы не терять контакт. Это было самым сложным: избежать классической ситуации барьеров в коммуникации, когда новости пишутся и размещаются, но не читаются. Работа проделана, а результата нет. Сотрудники на портал не заходят, просмотры новостей исчисляются количеством сотрудников HR-отдела, ценности так и остаются на уровне ТОП-менеджмента. Так было и в «Майнинг Элемент»: одну корпоративную новость на новом портале на момент обращения в Улей просматривало в среднем 16% сотрудников.

Для решения этой задачи Улей предложил использовать модуль «Главная страница», который включает: верхний баннер с функцией прокрутки, блок новости, живую ленту, сервисы и заявки, фото- и видеогалерею.

На первом этапе внедрения модуль не принёс ожидаемых результатов: количество просмотров новостей не увеличилось. Когда стали разбираться, поняли, что готовый модуль «Главная страница» не обладает функцией нотификации (отправки уведомлений о новых сообщениях), в отличие от ленты SharePoint, к которой привыкли сотрудники компании. Благодаря возможностям кастомизации Битрикс24, модуль был оперативно модернизирован – теперь все сотрудники «Майнинг Элемент» получают оповещения о важных событиях компании. Среднее количество просмотров одной новости увеличилось на 400%.

Вторая задача, которую решали в «Майнинг Элемент», – организация единого хранилища корпоративных данных, которое можно постоянно пополнять и легко редактировать всеми сотрудниками компании. Уход SharePoint ставил компанию перед рисками потерять все корпоративные файлы и документы. Вариант использовать сетевые диски, общие папки и электронную почту – шаг в прошлое, на который компания была не готова. Здесь снова приходилось конкурировать с SharePoint, который предоставлял удобный доступ к корпоративной информации и совместной работе над документами.

Под эту задачу Улей предложил использовать модуль «База знаний» в качестве альтернативны Sharepoint.. Теперь в базе знаний «Майнинг Элемент» хранятся документы, к которым сотрудники не обращаются каждый день, а пользуются по необходимости: локально-нормативные акты, инструкции, кадровые документы, политики по контролю качества и др.

Оставалась проблема с форматом работы офиса. Уже более года сотрудники «Майнинг Элемент» работают в формате гибридного графика: приходят в офис два раза в неделю и выбирают индивидуальный график начала рабочего дня. Офисное пространство компании – это два open space офиса, работающих по типу hot-desking: у сотрудника нет закреплённого рабочего места, а само количество мест меньше, чем сотрудников в компании. В таких условиях любители поспать с утра чуть дольше своих коллег рискуют остаться без рабочего места. Во избежание драматических ситуаций и битв за стол и стул «Майнинг Элемент» внедрили решение «Улей: Карта офиса + Бронирование рабочих мест», которое позволяет обеспечить каждого сотрудника рабочим местом в нужное время и дату.

Система бронирования встроена в корпоративный портал компании и позволяет видеть схематичное изображение офиса и сводный календарь занятости. Кроме того , модуль помогает планировать и офлайн-встречи.

На последнем скриншоте видно, что в «Майнинг Элемент» используют модуль «Бронирование рабочих мест» не только для того, чтобы обеспечить местами сотрудников, но позаботились и об автомобилях своего персонала.

Основные задачи «Майнинг Элемент» были решены с помощью разработок Улья:

Однако при всём очевидном успехе было одно «но» – сопротивление персонала, который привык к старому функционалу. Сотрудники компании постоянно сравнивали «Битрикс24» со своим старым корпоративным порталом. Чтобы облегчить процесс знакомства пользователей с новой платформой Улей предложил подключить модуль «Интерактивные подсказки»: всплывающие сообщения, которые облегчают процесс адаптации персонала к новому корпоративному порталу.

При оценке эффективности использования модуля «Интерактивные подсказки» выяснилось, что сотрудники почти не пользуются этим функционалом, им проще и приятнее запросить помощь напрямую у коллег. Это специфика компании, которая поддерживает личные коммуникации, где каждый открыт к общению и легко отзывается на просьбу о помощи. Подключая модуль с подсказками, HR-департамент перестраховался в своей заботе о персонале компании, но лучше так, чем оставить работника один на один с неизвестной системой.

«Майнинг Элемент» не останавливается на достигнутых результатах. В планах компании следующие пункты:

(1) Интеграция корпоративного портала с модулем «Геймификация» для ещё большей вовлеченности сотрудников.

(2) Кастомизация модуля «База знаний»: есть желание сделать его более юзерфрендли через проработку структуры и визуализации.

В целом, кейс «Майнинг Элемент» показывает, что при тесном сотрудничестве штатного ИТ-специалиста с техподдержкой интегратора Улья перенести корпоративную систему на отечественную платформу не так уж и сложно.

А как вы справились с уходом систем? Поделитесь опытом в комментариях.