Как принимать оплату за подписку в B2B: полный обзор
Чтобы запустить успешный B2B SaaS, нужно не только разработать продукт, но и наладить процесс своевременного выставления счетов и получения оплат от клиентов. Это напрямую влияет на финансовую стабильность компании, поскольку обеспечивает регулярный и прогнозируемый денежный поток.
Допустим, вы создали CRM для строительных компаний. Раньше вы выставляли счета на оплату, вручную заполняя данные в Excel. Но когда клиентов стало много, это привело к долгому выставлению счетов и ошибкам в них. Из-за этих проблем страдала репутация вашей компании и её способность платить по счетам и инвестировать в развитие.
Этот пример иллюстрирует, что начальные решения (например, ручное выставление счетов и использование Excel), казавшиеся выгодными или временными, со временем становятся серьёзными препятствиями для роста компании.
Далее мы подробно обсудим, почему точность и своевременность в выставлении счетов критически важны для успешного управления подписочным бизнесом.
Почему важно выставлять счета без ошибок и вовремя
Когда компания строго соблюдает сроки и точность в выставлении счетов, это формирует у клиентов ощущение надёжности и уверенности в вашем бизнесе. Клиенты, уверенные в том, что их финансовые обязательства обрабатываются профессионально и честно, с большей вероятностью будут продолжать сотрудничество и рекомендовать ваш сервис другим.
Влияние на денежные потоки
Представьяте ситуацию: SaaS-компания, которая предоставляет услуги по синхронизации данных между облачными платформами, несколько раз выставила счета с опозданием или с ошибками в реквизитах и суммах. Это привело к тому, что клиенты откладывали оплату или требовали повторно выставить счёт. Поступление средств на счета было с задержками.
В результате компания испытала дефицит оборотных средств, что привело к кассовым разрывам.
Влияние на доверие клиентов
Когда клиенты сталкиваются с ошибками в счетах, это снижает доверие к поставщику услуг. Ошибка может показаться мелочью для компании, но для клиента это сигнал о возможной ненадёжности других бизнес-процессов компании.
Способы выставления счетов, обзор достоинств и недостатков
Выбор метода выставления счетов играет важную роль в оптимизации процессов и улучшении взаимодействия с клиентами в B2B SaaS. Рассмотрим основные способы выставления счетов, их преимущества и недостатки.
Рассмотрим каждый из вариантов на реальном примере из практики.
Ручное выставление счетов
Пример:
Компания, занимающаяся разработкой веб-сайтов, предлагает своим клиентам возможность подписки на регулярное обслуживание и обновление сайтов. Для выставления счетов они используют шаблоны Excel, вручную внося данные каждого клиента.
Достоинства:
- Бесплатное использование, так как не требует специализированного ПО.
- Гибкость форматирования счетов под конкретные требования клиента.
Недостатки:
- Высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.
- Значительные затраты времени на ввод данных, а также организацию и хранение всех финансовых документов в порядке, доступном для аудита и отчётности.
- Сложности с масштабированием процесса по мере роста клиентской базы. Когда число счетов увеличивается, это вызывает потребность в новых сотрудниках.
Клиент-банк системы
Пример:
Компания по техобслуживанию технологического оборудования предлагает подписку на регулярную замену компонентов.
Достоинства:
- Удобство и скорость создания счетов благодаря автоматическому заполнению банковских реквизитов, снижающему вероятность ошибок.
- Условно бесплатное использование. У компании уже есть расчётный счёт в банке и возможность выставления счетов включена в пакет банковских услуг.
Недостатки:
- Ограниченные возможности по настройке внешнего вида счетов.
- Не всегда подходит для услуг, требующих индивидуального подхода и детализации в счетах, например, когда нужно указать конкретные работы или замененные компоненты по каждому обслуживанию.
- Нет возможности перенести в бухгалтерскую систему.
Специализированные системы для выставления счетов
Пример:
Компания, предоставляющая услуги по аудиту и SEO-продвижению сайтов.
Достоинства:
- Низкая цена.
- Удобство создания счетов благодаря автоматическому заполнению реквизитов.
- Отслеживание просроченных счетов.
- Загрузка выписок из банка с разнесением оплат по счетам.
- Готовые интеграции с 1С.
Недостатки:
- Отсутствие автоматизации и интеграции с другими внутренними системами приводит к большому объему ручных операций, поэтому не подходит для организации процесса приема оплат за подписки.
- Отсутствие интеграции с платежными системами.
CRM-системы
Пример:
SaaS-платформа для организации эффективной командной работы над проектами использует CRM, которая включает также и возможность выставления счетов.
Достоинства:
- Удобство создания счетов благодаря автоматическому заполнению данных контрагента из карточки клиента в CRM.
- Настройка внешнего вида счета, добавление логотипа компании.
- Использование различных шаблонов для разных целей и услуг.
- Напоминания о необходимости выставить счет или создание регулярных счетов.
- Загрузка выписок из банка с разнесением оплат по счетам.
- Высокая степень автоматизации и интеграции с другими бизнес-процессами.
Недостатки:
- Высокая стоимость внедрения и поддержки системы.
- Необходимость ручного внесения изменений в счета клиентов при изменении состава подписки.
- Может требовать обучения персонала для эффективного использования.
Биллинговые системы
Пример:
SaaS - платформа, предоставляющая услуги речевой аналитики, использует биллинговую систему, которая автоматически выставляет счета согласно тарифным планам подписки клиентов и количеству проанализированных чатов и zoom конференций.
Достоинства:
- Биллинговые системы разработаны специально для управления процессами выставления счетов и контроля оплат.
- Высокая точность и эффективность в управлении финансовыми транзакциями и подписками.
- Полная автоматизация создания счетов, отправки напоминаний и управления подписками.
- Возможность настройки рекуррентных платежей и автоматического списания средств.
- Возможность настройки различных планов подписок и условий оплаты.
- Поддержка различных тарифных планов и скидок.
- Готовая интеграция с 1С.
Недостатки:
- Затраты на проведении интеграций биллинговой системы с SaaS-платформой и другими системами компании.
Каждый метод выставления счетов эффективен в зависимости от конкретных потребностей и масштабов бизнеса. Важно тщательно оценить текущие и будущие потребности вашей компании перед выбором подходящего способа выставления счетов, чтобы обеспечить не только эффективность, но и масштабируемость процессов.
Итоги
Итак, если вы хотите запустить B2B SaaS стартап, заранее определите, как вы будете принимать оплату и выставлять счета. Этот выбор влияет на операционную эффективность и доверие клиентов.
Есть несколько способов выставления счетов. Чтобы выбрать подходящий вариант, ориентируйтесь на специфику вашего бизнеса, тарифные планы, количество клиентов и требования к масштабируемости и интеграции.
Если вы выберете автоматизированную систему биллинга, это принесёт ощутимые выгоды: улучшение внутренних процессов и построение более крепких и доверительных отношений с вашими клиентами. Это инвестиции, которые помогут вашему бизнесу расти и развиваться в долгосрочной перспективе.
С LanbillingX вы сможете не только автоматизировать создание счетов и отслеживание платежей, но и легко адаптировать систему под изменения в вашем продуктовом портфеле и тарифных планах.