Ресурсное управление в проектах: как сократить пропасть между планами и реальностью
Управлять ресурсами — непросто. Как спланировать трудоемкость так, чтобы разница между плановым и фактическим показателем была минимальна? Как корректно посчитать потраченные на этап проекта ресурсы? Справиться с этими задачами поможет автоматизированная система управления проектами, в которой сотрудники отслеживают распределение ресурсов в реальном времени.
Чтобы проект прошел успешно, РП должен понимать, сколько трудовых, технических и материальных ресурсов уже задействовано и сколько еще доступно для резервирования. Чем больше проектов в организации, тем выше риск конфликта между командами за кадры, оборудование или финансы. На примере Directum Projects расскажу, какими возможностями должна обладать ИСУП, чтобы ресурсное управление было эффективным, а количество разногласий стремилось к нулю.
Как корректно распределить ресурсы
В Directum Projects есть 2 типа ресурсов:
Сотрудник — действующий работник с определенной трудоёмкостью и ставкой, из которых складывается стоимость использования ресурса. Если назначить сотрудника на этап проекта, система автоматически распределит его загрузку в соответствии с рабочим календарём.
Производственный — абстрактный ресурс, с помощью которого РП планирует стоимость затрат на этапы работ. Эта сущность — условно-безлимитная и не привязывается к рабочему календарю.
В справочнике с пулом ресурсов РП может распределить их загрузку по этапам. Это особенно актуально при использовании метода «набегающей волны», когда проект планируется на ближайшие этапы, а последующие элементы плана расписываются в общем виде без указания конкретных сотрудников.
В нужный момент РП может заменить абстрактные ресурсы на конкретных сотрудников. Производственные ресурсы в справочнике — основа для расчета общих трудозатрат. Под ними менеджер может указать внешние ресурсы: работу подрядчиков или арендованное оборудование. При этом их стоимость будет учитываться в общем бюджете проекта.
Как рассчитать стоимость ресурсов
У каждого этапа в плане есть интерфейс назначения ресурсов. Если в качестве ресурса выбрать сотрудника, система покажет доступен ли он в выбранный период. А при указании трудоемкости рассчитает плановые затраты. Полная картина бюджета проекта станет видна после распределения ресурсов по всем этапам.
На диаграмме Ганта формируется сетка распределения ресурсов относительно этапов. При изменении графика этапов автоматически корректируются назначенные ресурсы. Если ресурс уже задействован в других проектах, система выделит конфликтующие периоды, а РП сможет распределить их с учетом загруженности в других инициативах. Такой подход помогает достичь более глубокой интеграции проектных команд.
Как увидеть факт потраченных ресурсов
В системе учитывается рабочее время исполнителей (Timesheet). Сотрудник отмечает количество часов, потраченных на задачи по проекту. Далее отметку утверждает руководитель.
В карточке этапа автоматически заполняются фактические трудоемкость и затраты в соответствии с отметкой сотрудников. Это упрощает контроль за работой исполнителей. РП в режиме реального времени наблюдает за фактическим расходом запланированных ресурсов. А исполнители быстро и без проблем отчитываются по своим активностям.
Сотрудник может отмечаться как на этапы плана проекта, так и в тикетах на Agile-досках. Это ещё одно преимущество при гибридном подходе к управлению проектами.
Преимущества ресурсного планирования
При грамотном ресурсном планировании организация точнее оценивает свои возможности в проектах. Одна из метрик успешности — минимальное расхождение между предварительным планированием и реальным расходом ресурсов. Компания может проводить анализ и работу над ошибками в этом направлении, увидеть, на каком этапе и по какой причине случился разрыв.
В стратегическом масштабе появляется полная картина по загрузке подразделений. С помощью отчета «Анализ загрузки ресурсов» руководство видит занятость сотрудников в разрезе проектов, портфелей и программ, сотрудников и подразделений. Параметры отчёта можно настраивать самостоятельно.
Благодаря инструментам ИСУП ресурсы становятся управляемыми и контролируемыми. Повышается точность планирования, которая укрепляет успешность сложного проекта.