УНЭП в КЭДО: преимущества использования и особенности применения

Перевод кадрового документооборота в электронный формат решает как минимум две важные задачи: экономит время и помогает сохранять ресурсы. Причем ресурсы как финансовые (не надо тратиться на бумагу, отправку документов курьерами и хранение архивов), так и природные (меньше бумаги = меньше вырубленных деревьев).

Но если документы цифровые, то и подпись на них тоже должна стать электронной. Расскажем, как в таком случае работает наиболее популярный вид ЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Только задумайтесь: по действующему законодательству все организации должны хранить кадровые документы в течение 50 лет. Даже для небольшой компании это требование создает огромный объем документов, которые надо где-то разместить. Внедрение ЭДО в кадровом делопроизводстве решает не только вопрос хранения, но и позволяет минимизировать расходы на бумагу и канцелярские товары. А еще это существенно экономит время на согласование и поиск документов и исключает их потерю и порчу.

НЭП в таком случае является универсальным решением, поскольку электронная подпись совместима с большинством существующих платформ и систем кадрового электронного документооборота. Это позволяет безопасно интегрировать НЭП в существующие системы и использовать электронную подпись в различных бизнес-процессах.

Если выстраивать кадровый ЭДО с нуля, это будет дорого, а сам процесс займет продолжительное время. Лучший вариант — воспользоваться готовым решением от разработчиков ПО для КЭДО. Готовое программное обеспечение настраивается специально под нужды кадровика. В данном ПО формируются различные реестры, формы документов, приказов и т.п.

Использование НЭП в КЭДО делает процесс подписания и согласования документов более удобным для всех участников процесса, независимо от их местоположения.

Всего существует три вида ЭП: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УНЭП – настоящая золотая середина: она безопаснее, чем ПЭП, и доступнее УКЭП. При этом УНЭП хорошо защищена: для ее формирования используются средства криптографической защиты информации.

Что касается юридических аспектов: УНЭП полностью соответствует закону, а ее выпуск и применение регламентирует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Использование неквалифицированной электронной подписи в кадровом электронном документообороте закреплено статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ.

Может показаться, что более сложная архитектура решения и высокая защищенность УНЭП (в отличии от ПЭП) усложнит способ получения и применения ЭП, но все зависит от наличия или отсутствия третьей стороны в процессе идентификации.

При выпуске УНЭП в КЭДО идентификация может осуществляться тремя способами:

При использовании первых двух способов идентификации в процессе появляется третья сторона – удостоверяющий центр. Это организация, уполномоченная на выпуск сертификатов электронной подписи юридическим и физическим лицам.

Сертификат электронной подписи – это документ, содержащий данные паспорта, СНИЛС и ИНН пользователей. Сертификат подтверждает, что документы пользователя прошли проверку.

Выпуск сертификата ЭП добавляет дополнительные шаги в пользовательский путь. Но по закону наличие сертификата при выпуске УНЭП – не обязательно. В соответствии с пунктом 5 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», УНЭП можно выпустить как с сертификатом, так и без него. Наличие или отсутствие сертификата влияет только на длину пользовательского пути и объем собранных данных.

Отправка документов на подписание может проводиться, например, из личного кабинета на сайте сервиса, в мобильном приложении или из информационной системы компании, если у вас подключена интеграция.

Разберем на примере интеграции сервисов Sign.Me. В Sign.Me есть два сервиса, которые выпускают УНЭП: Cайн.Клик и Сайн.Смарт.

Cайн.Клик – это сервис молниеносного документооборота с максимально удобным и легким пользовательским путем. Сервис можно максимально быстро, просто и бесшовно интегрировать в IT-системы вашей компании. В процессе использования специалисту отдела кадров нужно будет только создать электронный документ в корпоративной системе и отправить его коллеге. Сотруднику придет СМС со ссылкой на подписание документа, он перейдет по ней, ознакомится и подпишет в 1 клик. Документ подписывается усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) без сертификата, которая выпускается в момент подписания, а идентификацию сотрудников компания осуществляет самостоятельно. Все документы после подписания можно хранить в электронном архиве HR-специалиста.

Сайн.Смарт – это сервис электронного документооборота в мобильном приложении.

В случае, если используется сервис Сайн.Смарт, сотрудник устанавливает мобильное приложение Sign.Me, проходит в нем процедуру идентификации личности с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах и выпускает электронную подпись. Дальше весь документооборот может быть интегрирован в информационную систему компании c помощью API. В мобильное приложение сотрудники будут входить только для того, чтобы оставить подпись. Хранение документов может осуществляться как в мобильном приложении (при выборе соответствующих настроек), так и в IT-системе компании.

Сервисы Сайн.Клик и Сайн.Смарт могут быть использованы и без интеграции. В таком случае документооборот в Сайн.Клике будет вестись на сайте сервиса, а в Сайн.Смарте – в мобильном приложении.

Документы, подписанные работником с использованием УНЭП, признаются юридически значимыми по Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Электронный кадровый документооборот позволяет автоматизировать рутинные процессы и оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками, в том числе удаленными.

Использование НЭП в КЭДО позволяет работодателю дистанционно взаимодействовать с сотрудниками и совершенно легитимно вести электронный документооборот с помощью ЭП.

НЭП имеет некоторые ограничения по сравнению с квалифицированной электронной подписью. Например, НЭП нельзя использовать в некоторых государственных информационных системах. Однако в целом применение НЭП в кадровом ЭДО между работником и работодателем – это удобное средство оптимизации документооборота.