Как экономить миллионы на дополнительных услугах в командировках: кейс «Модульбанка»
Модульбанк с 2014 года помогает предпринимателям растить малый и средний бизнес. Команда банка часто ездит в командировки по России, чтобы развивать филиалы в регионах, встречаться с клиентами и участвовать в деловых мероприятиях. Рассказываем, как «Модульбанк» тратил миллионы рублей там, где можно было сэкономить, и что изменилось с переходом на сервис Smartway.
Командировки в «Модульбанке» раньше
До 2018 года организация командировок в компании была дорогой и сложной. Поездок было много, согласования — хаотичны, а каждый процесс контролировался вручную. Особенно трудно было разобраться с тремя вопросами:
- Обоснованы ли покупки сотрудников?
В компании не могли выяснить, зачем менеджер поехал на конференцию на сутки раньше, почему город в авиабилете отличается от указанного в заявке или с какой целью на деловую поездку выделено целых две недели.
- Как не тратить месяц на ожидание документов от поставщиков?
Все закрывающие документы после поездки «Модульбанк» запрашивал у подрядчика по почте. В лучшем случае их могли прислать через несколько дней, в худшем — через месяц и больше. Из-за этого компания часто сдавала командировочную отчетность не вовремя.
- Как планировать бюджет?
Не было аналитики по деловым поездкам: данные приходилось собирать из разных источников вручную, чтобы прикинуть бюджет на будущие командировки.
«Я смотрела на данные и понимала, что за билеты и проживание компания платит в несколько раз больше. Остро не хватало инструментов, которые бы помогали следить за тратами. Кроме этого, согласовывать услуги могли целый день, а финальное решение сотрудник мог узнать в день командировки».
Как «Модульбанк» выбрал цифровой сервис
Когда стало ясно, что подход к управлению поездками пора менять, компания начала работу сразу с тремя онлайн-сервисами. Нужно было принять решение, какой поставщик останется с «Модульбанком». Поэтому команда проанализировала плюсы и минусы каждого решения. Руководители сравнили итоговые показатели по каждому из сервисов и выбрали Smartway. Что стало определяющим для команды банка:
- Сервис экономит время тревел-менеджера. Не нужно скачивать в сервисе бронирования документы и вручную рассылать их по почте. Вся информация появляется в личном кабинете сотрудника.
- У сервиса понятный и удобный интерфейс. «Модульбанку» не пришлось тратить время на обучение каждого сотрудника.
- Оперативный ответ поддержки сервиса. В Smartway тревел-поддержка работает 24/7. Отвечают в чате, по телефону или по почте в течение 5 минут.
- Сервис помогает анализировать траты. Встроенная аналитика Smartway помогает на основе купленных тревел-услуг корректировать смету и планировать бюджет на командировки.
Командировки в «Модульбанке» сейчас
Как изменилось управление деловыми поездками в компании:
- Перестали добавлять к заказам ранние заезды и поздние выезды в гостиницах: они увеличивают цены на проживание в 1,5 раза.
- Отменили командировки, которые выпадали на выходные дни: по законодательству такие деловые поездки оплачивают в двойном размере.
- Оптимизировали вылеты топ-менеджмента: убрали их полеты бизнес-классом.
- Выстроили алгоритм согласования поездок с интеграцией «1С» и Jira.
- Поиском билетов и отелей занялся тревел-менеджер, а не сотрудники.
→ А благодаря встроенной аналитике Smartway получилось отследить динамику ценообразования и понять, сколько переплачивала компания, когда сотрудники бронировали все сами.
«Сейчас я могу спокойно написать управляющему директору, что командировка стоит дорого, я считаю ее необоснованной и прошу перенести сроки. Аналитика помогает нам оценивать целесообразность поездок».
Что еще получилось у «Модульбанка» по итогам работы со Smartway
- Тревел-менеджер стала тратить на управление поездками в 2 раза меньше времени.
- «Модульбанк» начал экономить миллионы рублей, которые переплачивали за дополнительные услуги: поздний/ранний чек-ин, командировки в выходные, необоснованные траты.
- Команда безошибочно планирует годовой бюджет на поездки с помощью встроенной аналитики сервиса.
- Бухгалтер компании избавилась от рутинной работы — вся отчетность формируется автоматически.
- Через API Smartway подключен к системе Jira, в которой привыкли управлять крупными проектами банка. Теперь в ней планируют и согласовывают командировки за 15 минут.
Уверены, что ваша компания не переплачивает за командировки и экономит на скрытых сборах и комиссиях тревел-агентств? Попробуйте демо-версию Smartway, чтобы оптимизировать бюджет и сделать управление поездками быстрее и удобнее.