ЭДО в облаке или с локальной установкой: сравниваем по 4 критериям

Одни предприниматели говорят, что документооборот нужно строить целиком на собственных серверах. Мол, так выходит надёжнее и можно плодить бесконечные интеграции. Тогда как другие заявляют, что в облаке всё быстрее и дешевле. Начинается драка. Чтобы разрешить бесконечный спор, в статье взвесил все плюсы и минусы каждого подхода.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это сервис, который переводит работу с документами в цифровой вид. Он помогает компаниям оптимизировать процессы — обработка документов ускоряется в десять раз. Так бизнес экономит на кадрах, бумаге, печати и пересылке документов.

Я часто наблюдаю за спорами бизнесменов по поводу ЭДО: многие из них настаивают на локальной или облачной версии программы и не допускают компромиссов. Из-за таких убеждений легко ошибиться и выбрать неподходящий вариант установки. Наш сервис доступен в двух версиях: в облачной версии и с локальной установкой. В статье на примере EnDocs рассказываю о преимуществах и недостатках каждого формата и объясняю, как определиться с выбором.

Система электронного документооборота в облаке — это сервис для работы с документами, который располагается в дата-центре. Клиент может получить доступ к нему из любой точки мира, где есть интернет, и с любого устройства, на котором работает браузер. Нужно лишь ввести пароль, после чего можно назначать и подписывать документы.

Документооборот с локальной установкой отличается тем, что вся информация хранится на компьютерах компании: и программа, и документы для обработки. Бизнес самостоятельно закупает оборудование для поддержания работы сервисов, команда настраивает сервера и поддерживает обновления либо нанимает для этих процессов дополнительного подрядчика. В любом случае вся ответственность за работоспособность программы полностью переходит на компанию.

У программ с локальной установкой или в облаке могут быть схожие опции — в EnDocs интерфейсы разных версий полностью дублируют друг друга. Главное различие в вариантах установки — в форме оплаты и процессе внедрения. О них я расскажу далее.

Для подключения ЭДО потребуется время, его количество будет зависеть от инфраструктуры компании и формата установки. Внедрять программу можно тремя способами:

СЭД в облаке и при локальной установке оплачиваются по-разному: в облачной версии клиент платит за подписку, при локальной установке — за внедрение и доработку программы, обслуживающей инфраструктуру. Если посчитать траты крупной компании за пять лет, они выйдут приблизительно одинаковыми, но локальная установка обойдётся дороже в самом начале.

При подключении облака клиент платит по подписке. Чем больше сотрудников использует ЭДО, тем дороже выходит сервис. В облачной версии клиент платит только за пользование системы — обновления, резервирование, базовая техподдержка обычно включены в тариф.

При локальной установке придётся тратиться на установку системы. Помимо стоимости самой программы, компании нужно заложить деньги на размещение сервиса и обслуживание:

В процессе использования также возникают эксплуатационные расходы: сервер тратит электроэнергию, за ним нужно следить, устанавливать обновления системного ПО, проводить регламентные работы по поддержке системы, следить за безопасностью — всё это потребуется закладывать в бюджет.

Внедрение СЭД при локальной установке обойдётся дороже, однако сервисами можно пользоваться без платы за подписки. Расчёты для разных типов подключения в компании из 100 человек могут выглядеть так.

Облачная версия (пример расчёта)

Итого: 37 500 ₽ в месяц, или 426 000 ₽ в год. При оплате сразу за 12 месяцев можно сэкономить 15% — получится 362 100 ₽. За пять лет компания заплатит 1 810 500 ₽.

Локальная установка

Итого без учёта трат на доработку системы, обслуживание оборудования и обновления версии программы: 1 350 000 ₽ за внедрение плюс ежемесячная оплата работы по поддержанию системы — от 20 000 ₽, или от 240 000 ₽ в год.

Локальная установка подойдёт компаниям, которые выстраивают ИТ-инфраструктуру из собственных продуктов. Обычно по таким соображениям локальную версию выбирают в нескольких случаях:

Облачная версия СЭД поставляется в универсальном варианте: в ней предусмотрены интеграции с популярными сервисами и учтены все стандартные бизнес-процессы. Такой программой можно пользоваться сразу после авторизации, без долгих и сложных настроек — в ней уже предусмотрены все необходимые опции.

Чтобы не требовалось дополнительных доработок и систему могла использовать любая компания, мы добавили в EnDocs конструктор маршрутов согласования. Это low-code-инструмент, с помощью которого можно настроить различные маршруты и процессы, по которым будет происходить работа с документом. Такая опция позволяет предусмотреть разные сценарии работы, когда система сама определяет исполнителей и направляет им документы или передаёт их во внешние системы, например 1С, либо проводит различные автоматизированные проверки.

При локальной установке компания может дорабатывать систему под свои нужды, однако и облачную версию можно расширить под потребности бизнеса. Зачастую разработчики программ идут навстречу, если им предлагают полезные обновления. Например, когда мы подключали «Мон’дэлис Русь» к EnDocs, внедрили в облако две дополнительные опции, которые порекомендовали специалисты компании.

При локальной установке компания самостоятельно выстраивает безопасность. Обычно руководство не тревожится по этому поводу, ведь сервер стоит в офисе, под боком, и стащить данные из него весьма трудно. Поэтому многие компании считают локальную установку надёжнее: можно настроить систему так, чтобы данные вообще не выходили за пределы локальной сети.

Однако и вся ответственность при локальной установке тоже ложится на штат компании. Надёжность хранения и передачи данных целиком зависит от того, насколько качественно работают отдел безопасности и ИТ-специалисты. Можно организовать доступ любой сложности — хоть по талонам, которые выдаёт охранник на входе. Легко допустить и утечку данных, если специалисты компании ранее не работали с системами документооборота.

В облаке безопасность гарантируется поставщиком программы. Облачные провайдеры заботятся о своей репутации, поэтому защищают дата-центры как от физического проникновения посторонних, пожаров и других опасностей, так и от виртуальных неполадок. Обычно в СЭД предусмотрен контроль уязвимостей, защита от DDoS-атак и взломов, а в случае выхода из строя одного сервера данные воспроизводятся в других.

Система EnDocs размещена в облачной инфраструктуре ведущего российского IaaS-провайдера, в дата-центре, защищённом по III классу безопасности и сертифицированном на соответствие №152-ФЗ. Такой механизм шифрования предотвращает несанкционированный доступ к передаваемым пакетам между рабочими станциями пользователей и EnDocs.

Сложно однозначно сказать, какой вариант установки окажется выигрышнее: в каждом из них есть свои преимущества и издержки. Стоит отталкиваться от того, в каких условиях работает бизнес. Если утрировать, то варианты будут такими:

Эти правила — не абсолютные истины. У нас бывали случаи, когда громадные корпорации подключали облачную версию EnDocs и когда совсем крошечные стартапы разворачивали локальную установку на своих серверах. В каждом конкретном случае стоит взвесить все за и против и лишь потом принять решение о внедрении.

Если вы тоже задумываетесь о внедрении электронного документооборота в своей компании — напишите нам. Мы расспросим об условиях вашего бизнеса и порекомендуем решение, которое лучше всего подойдёт для вашей компании.