Как небольшой компании выбрать СЭД? Разбираемся с клиентами EnDocs

Малому и среднему бизнесу бывает сложно подобрать систему ЭДО. Многие поставщики выставляют огромные сроки и гонорары, а обслуживание программ выходит очень сложным. Мы пообщались с клиентами и расспросили, на что они обращали внимание, когда подбирали ЭДО для своих компаний.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это сервис, который оцифровывает работу с документами. Мы помогаем компаниям избавиться от бумажной рутины и ускорить бизнес-процессы.

Раньше я часто слышал от предпринимателей, что ЭДО — это игрушки для богатых. Будто разработчики ПО запрашивают несколько миллионов на внедрение, а затем требуются долгое подключение и целый штат программистов на обслуживание инфраструктуры. Я точно знаю, что сейчас можно избежать таких проблем, поэтому опросил наших заказчиков, по каким критериям они выбирали СЭД для своих компаний.

Программы для ЭДО бывают разными: универсальные работают со всеми документами, а узкопрофильные специализируются только на бухгалтерии, кадрах или другой сфере. Поэтому нужно определить, что именно хотите оцифровать: от этого зависит, какой сервис искать. Вот какими способами пользовались наши клиенты, чтобы разобраться:

Основных направлений для ЭДО я вижу четыре: кадровые документы, бухгалтерские документы, внутренние согласования и работа с контрагентами. Определитесь, что из перечисленного вам ближе, и сфокусируйте свои поиски.

Если вам нужно закрыть сразу несколько сфер документооборота, ищите универсальные программы. Такой способ также подойдет, если вы хотите автоматизировать как можно больше процессов в компании со временем. Многие наши клиенты переводили на ЭДО сначала небольшую часть документов, а затем оцифровывали весь документооборот.

Если вы начали бизнес недавно, не стоит сразу же бросаться на ЭДО. Сперва оцените, насколько целесообразно внедрять систему — возможно, эти деньги можно распределить более удачно. Определите два фактора:

Подсчеты помогают оценить целесообразность внедрения ЭДО. Как правило, сервис окупается, если в компании обрабатывают от 300 - 500 документов в месяц, либо в ней работают от 30 сотрудников. Бывают и исключения — например, если у вас в компании сложный процесс согласования и подписание документа отнимает много времени.

Разработчики ПО без конца меряются между собой фичами — это норма рынка. Во вкусовщине можно разбираться бесконечно, но есть функциональность, которая определяет целесообразность установки ЭДО. Среди своих клиентов мы выделили топ-опции, на которые они обращали внимание при выборе сервиса:

Юридическая значимость документов. Абсолютно всем клиентам было важно, чтобы документы можно было использовать в налоговой, суде и других инстанциях. Как правило, это базовая функциональность, которая есть в ЭДО, но некоторым программам требуются дополнительные сервисы, чтобы документы имели правовую силу.

Поддержка цепочек согласований. Обычно документ в компании проходит через нескольких специалистов — например, через бухгалтера, юриста и руководителя. Чтобы не направлять запросы каждому работнику отдельно, предприниматели ищут сервисы с цепочками согласований. Это алгоритм, по которому документ проходит между сотрудниками в зависимости от решений, которые те принимают. Например, если бухгалтер формирует документ, тот отправляется к юристу, а затем к руководителю на подпись. Если кто-то из них не согласует файл, тот отправляется на доработку.

Масштабируемость. В начале бизнеса сложно понять, какие опции пригодятся в перспективе. Поэтому лучше подбирать сервисы, которые легко адаптировать к новым условиям. Тогда не придется искать новый сервис при расширении команды, усложнении бизнес-процессов или внедрении новых типов документов.

Систему документооборота можно устанавливать в трех вариантах. Каждый из них отличается подходом к внедрению и безопасности, а также моделями оплат. Мы писали об этом отдельную статью, сейчас перечислю только основные различия:

Как правило, небольшим компаниям и молодому бизнесу я рекомендую облачную версию: ее можно быстро настроить и легко обслуживать. Поэтому предпринимателю не потребуются услуги айтишников или собственное оборудование.

Электронный документооборот будет сложно внедрить, если сотрудники начнут сопротивляться. Это нормально: многие люди с опасением относятся к нововведениям, поэтому до внедрения лучше пообщаться с ключевыми работниками. Побеседуйте с юристом, бухгалтером, кадровиком и менеджерами, чтобы узнать об их переживаниях. Обычно их несколько:

Бухгалтеры и юристы тревожатся, что программа окажется сложной. Чтобы специалистам было легче разобраться, договоритесь с поставщиком системы о мастер-классах либо составьте подробные инструкции под каждое необходимое действие. А еще лучше — заранее подберите программу с удобным интерфейсом, чтобы вся работа была интуитивно понятной.

Руководители волнуются, что систему будет сложно внедрить. С таким переживанием часто сталкиваются менеджеры, которые не готовы переключать сотрудников с текущих задач на внедрение. Чтобы снять это переживание, можно нанять внешних подрядчиков, которые настроят серверы и программу под ключ. Либо подобрать облачный сервис, где достаточно лишь оплатить подписку, чтобы перейти к настройкам.

Управленцы переживают, что ЭДО обойдется дорого. Обычно из-за этого волнуются руководители финансовых направлений. Чтобы их успокоить, можно найти программы с пакетными предложениями либо запросить детальный расчет у поставщика системы.

Когда присмотрите для себя несколько вариантов СЭД, проведите сравнение. Удобнее всего будет, если вы внесете параметры разных сервисов в одну таблицу. Ключевые факторы, по которым можно сравнить программы:

После составления таблицы выделите собственный рейтинг, но не принимайте решение сразу: у многих поставщиков программ есть демоверсии для ознакомления. Договоритесь с менеджером по продажам на тестовый созвон, где вам покажут возможности сервиса ЭДО — это поможет вам в выборе.

Если тоже планируете переходить на ЭДО — напишите нам. Мы проконсультируем вас, подскажем оптимальный вариант внедрения и предоставим доступ к демоверсии, где вы сможете самостоятельно опробовать сервис.