Вернуться в строй: как за 7 месяцев после ухода зарубежного собственника вернуть единое информационное поле производственной компании

Привет, меня зовут Александр Григорян, я соучредитель и директор по развитию Digital-интегратора «Улей».

Мы 15 лет занимаемся внедрением и доработкой интранет-порталов на базе Битрикс24 и реализовали более 60 комплексных проектов для компаний от 1000 до 40 000 сотрудников. Работали с брендами DNS, Пеноплэкс, AP Trade, Альфа Капитал, Автодом, МосТрансПроект и другими.

Сегодня расскажу об опыте перехода кофейного бренда Poetti (брендом управляет компания «МилФудс») на отечественный софт в области внутренних коммуникаций и управления персоналом.

Poetti – бренд натурального кофе российской компании «МилФудс». Кофеобжарочный завод Poetti находится в Тверской области и работает уже более 12 лет. Компания насчитывает более 200 человек, в том числе в Тверской области, Москве, Санкт-Петербурге и ряде других регионов России.

В мае 2022 года финская компания по производству и обжарке кофе Paulig Group продала свой российский бизнес инвестору из Индии Викасу Сои. После ухода иностранной компании бизнес фактически «обнулился»: бывший собственник забрал с собой всю ИТ-инфраструктуру компании. Крупное производство и большая команда остались без системы внутренних коммуникаций, в том числе без корпоративного портала. При этом руководство ставило перед командой амбициозные цели – разработать конкурентоспособный ассортимент, занять солидную долю рынка и запустить ряд инновационных продуктовых платформ. Чтобы команда в турбулентных условиях смогла эту цель достичь, было необходимо наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании. Было принято решение о внедрении нового корпоративного портала.

Новый корпоративный портал должен был отвечать следующим требованиям:

Кроме того, портал должен был помочь HR решить ряд конкретных задач:

Оптимально под все эти требования подошёл корпоративный портал на платформе Битрикс24 в связке с модульными решениями Улья «Главная страница», «Брендирование Битрикс24», «База знаний», «Управление целями 2.0», «HelpDesk», «Статистика использования портала», «Опросы», «Интерактивные подсказки», «Массовая настройка уведомлений», «Фото- и видеогалерея», «Геймификация».

Первостепенной задачей Poetti было создание у сотрудников ощущения уверенного движения компании к своим целям. Для этого HR оперативно и адресно информирует сотрудников о происходящих в компании и отрасли изменениях с помощью функционала модуля «Улей: Главная страница». В центральной области страницы отображаются блоки, которые дают максимум информации о внутренней и внешней среде компании: баннер, новости компании, интервью и мнения, заявки и обращения, номинанты Вилби, кадровые изменения, фотоальбом и видеоальбом, живая лента.

Для распространения информации о происходящих изменениях в отрасли Poetti использует формат дайджестов. Под эту потребность на корпоративном портале был переименован стандартный блок «Новости СМИ».

В блоке «Заявки и обращения» собраны полезные для сотрудника ссылки на сервисы как внутри корпоративного портала, так и на внешние системы (Eduson, КЭДО), а также ссылки на рабочие группы и страницы в социальных сетях.

4К – название мотивационной программы Poetti. В рамках программы существует четыре категории: leadership, innovation, opportunity, nobility. Отличившемуся в одной из категорий сотруднику начисляются баллы, которые он может потратить в корпоративном онлайн-магазине или копить.

Стандартный блок «Битрикс24» пришлось значительно переработать под потребности компании: каждое кадровое изменение подробно анонсируется. В карточку сотрудника вносится название его должности, контактные данные, указывается непосредственный руководитель и бизнес-партнёр по персоналу, а также подробная информация об образовании и опыте работы.

В Poetti придерживаются открытой корпоративной политики и для её реализации в корпоративный портал интегрировали форму обратной связи – Speak-Up. Оставить сообщение можно анонимно или от имени автора.

Кроме того, портал был оформлен в фирменном стиле Poetti с помощью модуля «Улей: Брендирование Битрикс24». Помимо стандартного функционала модуля интересным решением стал блок, в котором отображается количество дней на предприятии без происшествий. Поскольку у Poetti есть завод и важным фокусом операционной деятельности является безопасность, то этот блок дополнительно мотивирует персонал следовать инструкциям.

Важным моментом для Poetti был вопрос вовлеченности сотрудников в общее дело компании с помощью корпоративного портала. Мотивация персонала в Poetti опирается на два инструмента: систему управления эффективностью (4К) и геймификацию.

Традиционно процесс управления эффективностью в Poetti базируется на четырёх составляющих: (1) Ключевые показатели эффективности, (2) Команда, (3) Компетенции, (4) Культура, – 4К. Необходимо было встроить привычный для компании процесс в новый корпоративный портал. Командой Улья под эту потребность Poetti был значительно доработан модуль «Управление целями 2.0».

Кроме того, существенную роль в мотивации персонала Poetti играет внутренняя валюта – Вилби коины. Сотрудник может «заработать» Вилби коины и потратить их в Вилби Маркете. В зависимости от количества Вилби коинов на счету сотрудника меняется его грейд. В компании разработали креативные названия для каждого уровня с учётом специфики бизнеса: расти можно от ароматного эспрессо до лавандового рафа. Для реализации задачи к корпоративному порталу подключили модуль Улья «Геймификация».

Оставалось решить вопрос с автоматизацией бизнес-процессов: компания хотела сократить временные затраты сотрудников на оформление и согласование документов – сохранить комфорт, который предоставлял предыдущий корпоративный портал. Для этого команда Улья автоматизировала процесс оформления командировок: теперь при оформлении заявки сотруднику стали доступны дополнительные фичи: он может выбирать вид транспорта, страну, город отправления и сразу видеть временные изменения и суточные расходы.

Масштабный проект по переходу заказчика на отечественный софт с автоматизацией бизнес-процессов, геймификацией, брендированием корпоративного портала был реализован в достаточно короткие сроки благодаря слаженной и проактивной работе обеих сторон.

Главная цель Poetti достигнута – в компании создана комфортная информационная среда.

Запуск портала состоялся - 18 марта 2024 года.

7 месяцев – прошло от первого контакта клиента с Ульем до готового решения.

Свыше 65% сотрудников компании ежедневно заходят на портал: больше 10% сотрудников успели накопить и потратить вилби коины на корпоративный мерч и разные бонусы всего за 2 месяца.