Как Lenta Tech решает проблему «эффекта лоскутного одеяла» в ЭДО

В Lenta Tech придумали и успешно реализовали архитектурное решение, которое позволяет централизовать разрозненный электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, а также построить единую ИТ-площадку для его оркестрации и контроля, начиная c момента готовности документов к подписанию и заканчивая передачей на архивное хранение для налогового мониторинга.

Причины использования ЭДО:

· дешевле: отправка через оператора ЭДО дешевле, чем почтовая, не нужно ничего печатать и хранить бумажные архивы,

· быстрее: документ моментально передается принимающей стороне,

· проще: документ отправляется прямо из системы, если, конечно, настроена интеграция

Регулятор также активно продвигает перевод юридически значимого документооборота (ЮЗДО) с контрагентами на ЭДО: его интерес тут можно понять, поскольку ЭДО более прозрачен для контроля, особенно в части налоговых проверок. Исходя из этих факторов, можно с уверенностью утверждать, что доля ЭДО будет только расти.

Взгляд изнутри: почему компании сами создают зоопарк ИТ-систем

«Лента», как и все крупные компании, сталкивается с эффектом «Зоопарка ИТ-систем» или как его еще называют «Эффект лоскутного одеяла». Это ситуация, когда разные бизнес-процессы компании автоматизированы в разных ИТ-системах. Количество ИТ-систем у разных компаний отличается. В одних компаниях таких систем может быть от 2 до 5, в других оно приближается к внушительному количеству — >10.

Одни компании приходят к «зоопарку ИТ-систем» эволюционным путем: запуская новые проекты автоматизации и выбирая для каждого из них новую ИТ-систему. «Но почему для каждого проекта выбирается новая ИТ-система и почему его нельзя сделать на существующих?», - спросите вы.

Причина проста: как правило заказчику нужно получить ИТ-инструмент быстро и с наименьшими затратами. Другими словами, он хочет получить готовый модуль, который был уже кем-то разработан. Часто «именно такого модуля» в существующих ИТ-системах компании просто нет.

Другие компании приходят к «зоопарку ИТ-систем» экспансионным путем: приобретая новые компании и выстраивая вертикальную интеграцию бизнеса. В приобретаемых компаниях уже есть свой набор ИТ-систем, и команда интеграции оказывается перед выбором:

выполнять миграцию и перенос всех процессов и данных на свои ИТ-платформы или оставить все как есть и настраивать интеграцию.

Перенос и миграция на новые ИТ-платформы может привести к существенным рискам и проблемам: в процессе миграции могут возникать ошибки, и часть данных потеряется «по дороге». Или у приобретенной компании настолько специфичные бизнес-процессы, что простая миграция не поможет, и тогда придется воспроизводить эти бизнес-процессы в своих системах, «ломая идеально сбалансированные процессы компании». Кроме этого перенос процессов и данных неизбежно приводит к временной остановке, а это уже серьезные последствия для компании, которые влияют и на прибыль, и на репутацию.

В большинстве случаев ИТ-команда идет по пути наименьшего сопротивления и выбирает путь оставить все как есть и увеличивать количество ИТ-систем.

Справедливости ради стоит отметить, что в некоторых ситуациях «зоопарк ИТ-систем» — это не так плохо, поскольку каждая система закрывает узкоспециализированную область автоматизации (например, бухгалтерский учет, электронный архив, управление логистикой и т.д.).

Но в ряде случаев возникает проблема дублирования однотипных бизнес-процессов в разных системах. Причем дублирование может быть по разным типам клиентов, по разным продуктам одной линейки, по разным службам, которые являются инициатором запуска однотипных процессов и т.д.

И это становится проблемой, поскольку возникает децентрализация контроля целостности и управления процессами. Для пользователей это тоже может стать проблемой, так как они вынуждены вносить разные данные в разные системы. Часто это приводит к ошибкам в силу человеческого фактора, ведь в потоке рутины несложно что-то перепутать или забыть, переключаясь по множеству интерфейсов разных систем.

В «Ленте» мы также увидели, что пользователям неудобно работать в разных системах, и некоторые однотипные функции повторяются. Мы разработали дорожную карту развития ЭДО, основной задачей которой является перенос однотипных функций в целевые системы. Но об этом мы расскажем в отдельной статье.

Популярная ловушка: почему готовые коннекторы к Операторам ЭДО могут выстрелить вам в ногу

Итак, как же проблема «зоопарка» или «лоскутного одеяла» ИТ-систем влияет на ЭДО?

Документы могут и должны создаваться в разных ИТ-системах, поскольку они появляются в результате различных процессов компании (логистика, продажи, сбыт, финансовый учет, взаиморасчеты с контрагентами и т.д.)

Реализовать все бизнес-процессы в одной системе часто просто невозможно, и это нормально. Поэтому надо принять тот факт, что данные для документов или сами документы будут создаваться в нескольких ИТ-системах.

Проблема с «лоскутным одеялом» в ЭДО возникает потому, что каждая система, которая создала документ, должна отправлять его контрагенту. И тут снова надо выбирать: практически у каждого поставщика ИТ-платформ уже есть готовые коннекторы к операторам ЭДО.

В результате возникает большой соблазн — взять и подключить эти готовые коннекторы. При этом можно сразу быстро перейти на ЭДО с контрагентами и начинать получать выгоды. Однако ловушка кроется в другом: документооборот остается разрозненным и коннекторы становятся якорями, которые усугубят проблему.

Особенности таких решений

· Если придется менять логику подписания документов (например, переходить на КЭП ФЛ и применение машиночитаемых доверенностей по ФЗ-63), то вам придется настраивать интерфейсы подписания КЭП ФЛ и прикрепления МЧД в каждой ИТ-системе и в каждом коннекторе к оператору ЭДО.

· Если понадобится контролировать anti-fraud в ЭДО, то вам придется подключать инструменты проверки легитимности и сверки (сопоставления согласованного текста документа с текстом документа, который был в итоге подписан) в каждой ИТ-системе.

· Если компания дойдет до необходимости подключения к налоговому мониторингу (выгоды тут могут быть очень ощутимыми), то вам придется настраивать процессы передачи в архив налогового мониторинга в каждой ИТ-системе.

· Если вы решите оптимизировать процедуру безопасности заключения договоров с контрагентами через внешние сервисы проверки контрагентов (проверить его на банкротство, фирму-однодневку, изменение учредителей, мошенничество), то вам придется настраивать процессы интеграции с этими сервисами в каждой ИТ-системе.

В «Ленте» уже придумали и запустили уникальное архитектурное решение, которое позволяет решить эту задачу. В основе архитектурного решения, которое реализует Lenta Tech, лежит концепция ЭДО HUB — создание точки, через которую проходят все электронные документы, которыми компания обменивается с контрагентами.

Фактически ЭДО HUB берет на себя функции маршрутизации и контроля всех электронных документов, которыми «Лента» обменивается с контрагентами. При этом для ЭДО HUB неважно, в какой системе был создан документ. Настроив один раз интеграцию ИТ-систем, в которых создаются и согласовываются документы с ЭДО HUB, можно перенести на его сторону следующие функции:

1. Проверка легитимности подписанта;

2. Подписание КЭП ФЛ и прикрепление МЧД к документам, отправляемым контрагентам;

3. Проверка благонадежности самого контрагента по внешним публичным сервисам перед отправкой ему документа на подписание;

4. Проверка КЭП ФЛ и легитимности МЧД, которыми контрагент подписал документ

5. Помещение подписанного документа в архив налогового мониторинга после завершения документооборота;

6. Контроль FRAUD.

Концепция ЭДО HUB позволяет в дальнейшем получать следующие выгоды и преимущества:

1. Появляется единая точка оркестрации потоков ЭДО с контрагентами: унифицированный набор проверок, уведомлений, маршрутизации процессов, обязательных для документооборота с контрагентами, настраивается 1 раз в одном месте.

2. Снижение нагрузки на внутренние системы: на ЭДО HUB переносятся задачи проверки, подписания, интеграции с операторами ЭДО, отслеживание статусов обмена, интеграции с архивом, которые ранее выполнялись в разных ИТ-системах и приводили к их замедлению.

3. Сокращение стоимости владения и поддержки: интеграционные потоки, созданные на стороне ЭДО HUB с внутренними и внешними системами и сервисами, переиспользуются в новых проектах.

4. Информационная безопасность: внутренним системам не требуется предоставлять доступ за пределами контура информационной безопасности, при этом у информационной и экономической безопасности компании появляется единая точка контроля документооборота и интеграции с внешними сервисами.

Задача 1

Важно разобраться, насколько ваш «зоопарк ЭДО» плохой и какие проблемы дублирования процессов и данных в нем уже появились

Другими словами, нужно провести аудит бизнес-процессов, в которых рождаются данные для документов или генерируются печатные формы документов. Это отправная точка, без правильного выполнения которой вы не сможете начать решать эту проблему.

Результатом этого шага должна стать карта ЭДО-процессов AS IS, которая будет содержать основные типы документов в разбивке по статусам жизненного цикла от момента генерации данных до их финального подписания и отправки в архив, причем с проекцией на ИТ-системы.

Возможно, по итогам аудита вы придете к пониманию, что никакой проблемы нет и ИТ-системы стоят на своих местах, выполняя предназначенные им задачи. Но обратите внимание на качество выполнения этого шага. Сложность кроется в консерватизме и страхе подразделений, которые вы будете аудировать. Другими словами, руководители подразделений имеют устоявшиеся процессы работы, которые «их устраивают». Они могут быть абсолютно излишними и даже неэффективными с точки зрения основного бизнес-процесса компании, что потребует перемен, которые могут вызвать сопротивление.

Задача 2

Как правильно провести аудит и избежать «праздничных отчетов» или «заметания мусора под ковер»

Руководители подразделений могут показать вам «праздничный отчет», из которого будет следовать, что все стоит на своих местах и никаких проблем нет. Рекомендуем проводить аудит c независимыми специалистами, которые знают, как работают ваши процессы, и обладают опытом и экспертизой правильной оптимизации аналогичных процессов. Хорошим вариантом будет привлечение консалтинга из компании, которая успешно прошла этот этап и обладает готовой независимой экспертизой.

Задача 3

Получили результат — действуйте!

Итак, имея на руках результаты аудита, вы должны принять решение — идти по пути Lenta Tech или придумать что-то свое. Понимание глубины проблемы — это, в любом случае, уже половина пути!

Михаил Северов – архитектор домена ЭДО