База знаний в Trello за один вечер

База знаний похожа на дом. Можно десятки лет строить огромный замок с кинотеатром, бассейном, бильярдной комнатой, шестью спальнями и гаражом. А можно построить простой одноэтажный дом по быстровозводимой технологии и расширяться по необходимости. С базами знаний также: можно долго наполнять и настраивать монументальный Confluence, а можно за вечер организовать удобное хранилище знаний в Trello, которое легко поддерживать и обновлять. Например, так поступили в команде веб-дизайнеров Atman Digital и остались довольны. Расскажу, как они используют базу знаний в Trello, в чем преимущества сервиса и кому подойдёт такой подход.

Примечание. Это конспект-расшифровка доклада Романа Хорина на KnowledgeConf 2019. Мне показался интересным доклад и подход Романа и я его разобрал.

Когда дизайнер выполняет коммерческий проект, у него возникает два вопроса: «Где я это видел?» и «Как это сделать?» У опытного специалиста есть насмотренность и визуальная память проектов и сервисов, которые он разрабатывал. Найти референс (пример) и понять, как реализовать проект, для него простая задача. Но у новичков такой памяти нет — им требуется постоянно изучать дизайн новых сайтов и сервисов. Для этого нужно много примеров: ссылок на сайты, ресурсы, каталоги, статьи и макеты.

В Atman Digital молодая команда дизайнеров. После выполнения нескольких заказов, возник вопрос: «Как организовать обмен опытом в команде?», чтобы расти и развиваться. Времени строить глубокую основательную базу не было. Но так как первые проекты вели в Trello, то команда уже была знакома с этим инструментом. Его и выбрали для организации базы знаний.

Структура Trello проста и интуитивно понятна: списки, карточки, чек-листы. Базу легко и быстро организовали и адаптировались к ней благодаря знакомому интерфейсу. В Trello легко систематизировать внешние ссылки, из которых и состоит база дизайнеров. Добавить что-то новое в базу также легко и понятно всей команде.

База в Atman Digital — это набор карточек с определённой иерархией. База разделена по разным категориям, в каждой из которых есть карточки с дополнительным подуровнем в виде чек-листов.

Первый уровень иерархии — разделение по рабочему процессу. Все проекты начинаются с аналитики и продолжаются прототипированием. Референсы и мудборд — визуальный стиль, который можно предложить клиенту. Дальше отрисовка дизайна и несколько этапов, которых нет на картинке.

Второй уровень — типы материалов. Это карточки внутри раздела, которые можно структурировать.

Система тегов в Trello. В Trello есть теги — цветные блоки с названиями. Если их использовать, то они помогают добавить дополнительный уровень структуризации в базе. Например, красный — книги, синий — ссылки, а зеленый — видеозаписи. Можно посмотреть на карточку и по цвету сразу понять, что в ней лежит.

На уровне ниже — в карточке — список материалов, которые используют в работе. В данном случае это сайты, с которых черпается вдохновение. Это «элементарные знания», которые уже нельзя разделить на составляющие.

Она построена на ссылках на другие сайты и онлайн-сервисы. Ссылками команда оцифровала всю информацию, которая требовались в качестве знаний: примеры работ, сервисы, статьи, видеозаписи, внутренние документы в Google Docs. Оцифровали, структурировали и собрали в одном месте.

Знания могут добавлять все, но сначала они проходят через «Распределитель». Это фильтр, который отсеивает бестолковое от полезного.

Когда участник команды увидел что-то интересное, он помещает это в «Распределитель» в одну из карточек: «Точно полезно!» или «Может быть полезно».

В базе есть отдельная роль «Модератор». Он регулярно заходит в базу и проверяет все ссылки, которые накопились в «Распределителе». Дальше решает, что с ними делать — удалить или перенести в другую категорию и добавить описание по необходимости.

База захламляется, если за ней не следить. Поэтому «Модератор» регулярно чистит базу и добавляет в неё что-то новое.

Система напоминаний и уведомлений. В первые несколько недель жизни база наполнялась на эмоциях. Позже популярность стала падать и в ней остался один модератор. Чтобы решить проблему внедрили систему напоминаний и уведомлений.

Основной канал общения команды — Slack. У него есть интеграция с Trello. В Atman Digital настроили всё так, что при добавлении нового материала в командный чат приходит уведомление. Изначально уведомления отправлялись в рабочий чат дизайнеров. Когда они начали жаловаться, что оповещения отвлекают, для них создали отдельный канал в Slack и добавили в него тех, кто хотел.

Каждую неделю на созвоне команда делится опытом, впечатлениями, оценивает работу. В начале каждой встречи модератор напоминает о базе — спрашивает о том, кто что добавил, что нового узнал, что мог бы предложить.

Ограничение доступа. У команда есть доступ к редактированию, потому что пока не было инцидентов с удалением чего-то важного. Но при желании можно ограничить доступ команды к редактированию материалов. Создаются две доски: сама база и «Распределитель». Сотрудники будут добавлять материалы в отдельную доску, из которой модератор переносит их в основную базу. В основной права сотрудников на редактирование можно ограничить.

Структура. Иерархия от производственного процесса до «элементарных знаний» хорошо себя показала. Материалы понятно структурированы и легко найти нужную ссылку.

Редактирование. Базу в Trello легко редактировать: менять текст, добавлять новые разделы, списки, ссылки. Даже если кто-то ошибся, всё можно исправить.

Инструкция. Для новичков написали отдельную инструкцию, которая помогает понимать, как работает база и не ломать её.

Система напоминаний стимулирует команду пользоваться базой, а «Распределитель» помогает фильтровать бесполезные материалы и не захламлять доску.

Общая работа. Удобно, когда каждый член команды может участвовать в процессе созданий знаний. Нет отдельного человека, который занимается управлением знаниями — помогают все.

Короткие описания. С простыми знаниями, которые можно описать одним предложением нет проблем. Но так бывает не всегда.

Например, в чек-листе три первые ссылки называются «Лучшие сайты мира по категориям». Непонятно, почему названия одинаковы и как структурированы, с чем связана иерархия №1, №2 и №3. Если объяснять, что автор карточки имел ввиду, это займет слишком много места, а формат чек-листа неудобен для массивного описания.

«Костыли» для больших файлов. База неудобна для размещения видео, фото или текстовых материалов. Проблема решается, если файлы загружать в облачное хранилище и оставлять ссылку в Trello. Но, опять же, это «костыль».

База знаний открыта. Есть риск, что члены команды удалят материалы из базы или добавят лишние, обходя «Распределитель».

Битые ссылки. Чем больше база, тем больше ссылок. Некоторые из них со временем становятся неактивными — битыми. Автоматической проверки на неактивные ресурсы и сайты в команде нет.

Статьи-агрегаторы. Иерархия базы идет от общих знаний к «элементарным», к ссылкам на определенный ресурс. Статьи-агрегаторы это материалы типа «12 лучших сервисов для дизайнера» или «999 полезных сайтов для вдохновения». У команды есть склонность добавлять статьи-агрегаторы в базу, но они не несут никакой пользы, нарушают иерархию и рушат логику. В «солянке» агрегаторов опять приходится разбираться где, что и зачем.

Без доступа к интернету база недоступна. Сам Trello и все ссылки не работают без интернета. Даже заранее скачать не получится.

Trello помогает быстро организовать базу знаний. Все, что остается — собрать все ссылки из закладок. Заодно, легко протестировать — нужна команде база или нет.

База знаний в виде ссылок удобна для команды дизайнеров — материал находится за три клика. Также её удобно использовать как хранилище идей для фронтенд-разработки или менеджеров.

Чем опытнее специалисты, тем реже они пользуются базой знаний. Когда человек уже насытился и обрел опыт, то использует свою насмотренность. Зато базой активно пользуются новички и быстрее учатся.

Без системы уведомлений активность в базе знаний затухает. Если не напоминать, не создавать информационный фон, то базой пользуются все реже и реже.

Кроме доклада о Trello на KnowledgeConf было много других интересных докладов. Например, как управляют знаниями в Росатоме, база знаний в фармкомпании или адаптируют новичков в Badoo. Выжимку из докладов можно посмотреть в статье «Как экономить деньги и работать эффективнее —13 лайфхаков управления знаниями» Посмотреть их можно на YouTube в отдельном плэйлисте, а познакомиться с тем, что вообще такое управление знаниями в статье «Как сэкономить с управлением знаниями и решить 4 типичные проблемы бизнеса».

Особенно интересно было посмотреть и почитать расшифровку доклада от КРОК. Это одна из немногих компаний в России, кто профессионально занимается управлением знаниями — они на этом зарабатывают деньги. В статье «Холистическое управление знаниями в IT-компании» много интересного: база знаний, которой никто не управляет, конструктор лендингов для сотрудников, внутренний магазин, чат-боты для новичков, онлайн-курсы и своя видеостудия.