Как мы сэкономили 3 млн рублей в год, заменив Slack на Rocket.Chat
Google Talk, Jabber, Slack, WhatsApp, Telegram, Zulip, Rocket.Chat, Selectel Chat, — мы не собрали рейтинг мессенджеров, но описали свой путь к идеальному для нас корпоративному инструменту. Опыт может быть полезен и вам: мы несколько раз меняли ориентиры и успешно перестраивались на новые технологичные волны.
В начале был Jabber
Первыми корпоративными мессенджерами в Selectel были Google Talk и Jabber. C момента основания компании мы использовали экосистему Googlе для работы с электронной почтой и документами, а GTalk был тесно интегрирован с почтовым сервисом и позволял обмениваться сообщениями прямо из интерфейса Gmail. Однако большими недостатками GTalk было отсутствие групповых чатов и каких-либо интеграций. Поэтому очень скоро мы завели Jabber для общения в группах. Также на базе Jabber был реализован ряд интеграций с системами мониторинга. *Хотя все они были не очень эффективными, так как требовали большого объема работы для их реализации и поддержки.
Welcome to Slack
Спустя несколько лет нам пришлось задуматься о смене корпоративного мессенджера. Хотя с технической точки зрения Jabber в целом устраивал, мобильные клиенты были достаточно архаичными. Это вызывало проблемы с настройкой и подключением у тех сотрудников, которые не имеют непосредственного отношения к IT. Самостоятельная настройка Jabber для сотрудников той же бухгалтерии была нетривиальной задачей.
Параллельно появился сначала WhatsApp, а потом и Telegram, которые были на порядок удобнее своих предшественников, поэтому очень скоро мы обнаружили что по факту вся переписка сотрудников идет в Telegram, а официальный корпоративный Jabber пришел в полное запустение. Этого ли мы хотели? 🤔
Для того, чтобы предотвратить потенциальные утечки данных и обеспечить единообразную коммуникационную среду для всех сотрудников, мы задумались о переезде на Slack. Этот сервис привлекал удобством использования, возможностью централизованного администрирования, а также интеграцией с системами мониторинга и управления инцидентами. Также у него было неплохое, стабильно работающее, мобильное приложение.
Что изменилось благодаря Slack:
- Теперь при приеме на работу все сотрудники автоматически получали аккаунт, где уже есть все коллеги, что сильно облегчало онбординг и помогало при необходимости делать массовые объявления и получать обратную связь.
- Любое событие от мониторинга или непосредственно от устройств прилетало прямо в мессенджер ответственному сотруднику или отделу. Обо всех инцидентах инфраструктуры мгновенно оповещались все сотрудники, чтобы действовать соответствующим образом.
- При совместной работе с документами в Google Docs, Slack оповещал о сделанных изменениях и тем самым сразу обращал на них внимание получателя.
- Впоследствии в Slack прокрались и разнообразные боты, например, наш собственный HR-бот, позволявший бронировать переговорные комнаты, узнавать даты выплаты заработной платы и даже просто поболтать с «искусственным интеллектом», если все люди надоели.
Кажется, нам нужен новый мессенджер!
Мы пользовались Slack около 5 лет, но постепенно осознали, что пора менять и его. Пытаясь проанализировать причины, которые нас к этому привели, мы для себя сформулировали следующее:
- Корпоративный мессенджер — важный инструмент, который должен быть очень надежным для обеспечения непрерывной работы. В доступности Slack из России несколько раз возникали сбои: как из-за отказов работы самого сервиса, так и из-за проделок Роскомнадзора.
- Мы ожидаем от мессенджера приватность и безопасность. Но в случае Slack, как и в любом SaaS сервисе, неизвестно, насколько безопасно можно использовать его для обмена приватными данными и конфиденциальных коммуникаций, поэтому для наиболее критичных для бизнеса вопросов приходилось искать другие инструменты коммуникации.
- Постепенно число сотрудников компании растет, и уже приближается к 500 человек. Цена Slack тоже незаметно, но неуклонно увеличивалась, и за прошлый год составила для нас около 3 млн рублей.
- В России есть федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Slack не соответствует требованиям этого закона и хранит все данные на серверах за границей. В принципе все западные сервисы так делают, и пришли пока только за Linkedin, но все же — это дополнительный риск.
По совокупности этих факторов, мы решили, что нам нужен мессенджер на своих серверах в России. Писать новый — смысла не было, тем более, что сейчас есть множество Open Source решений, которые при необходимости могут быть изменены и улучшены нашими разработчиками.
Прежде всего наше внимание привлекла к себе платформа Zulip, которая является средством корпоративной коммуникации в Dropbox. Платформа стала доступна под свободной лицензией Apache 2.0 после того как Dropbox выкупил Zulip в 2014 году и опубликовал исходный код приложения на Github. Написанный на Python и использующий PostgreSQL в качестве базы данных, Zulip легко интегрируется практически со всеми популярными системами и поддерживает множество разных сервисов, а клиенты Zulip есть под все популярные мобильные и десктопные платформы. Но в процессе тестирования мы отметили низкую скорость работы решения, а также непривычную и сложную структуру интерфейса: потоки делятся на темы, темы содержат в себе чаты. А нам хотелось сделать переход со Slack максимально простым и бесшовным.
Вторым рассматриваемым вариантом стал Rocket.Chat, выпущенный по лицензии MIT. Что нам больше всего понравилось — по функциональным возможностям и интерфейсу Rocket.Chat максимально схож со Slack: также позволяет создавать публичные каналы, закрытые группы и обсуждения, обмениваться файлами, аудио- и видеосообщениями. Работа над улучшением Rocket.Chat ведется постоянно, о чем свидетельствует множество коммитов на Github.
Оценив плюсы и минусы разных платформ, мы приняли решение: переходим на Rocket.Chat, а в случае выявления серьезных проблем в его работе запасным вариантом оставляем Zulip.
Как осуществлялся переезд
Серверное приложение Rocket.Chat написано на JavaScript и использует MongoDB в качестве хранилища сообщений. Поэтому в первую очередь нам следовало обеспечить отказоустойчивость базы данных. MongoDB «из коробки» поддерживает аварийное переключение (Failover) при помощи механизма репликации, поэтому мы развернули 3 небольшие виртуальные машины в разных регионах и настроили механизм Replica Set. Приложение архитектурно построено таким образом, что мы передаем ему данные обо всех репликах в наборе и оно само распределяет нагрузку между ними (с какой реплики читать и в какую писать).
Для развертывания сервера мы используем официальный Docker-образ Rocket.Chat, размещенный в DockerHub. Приложение запущено в 3-х экземплярах на разных физических хостах и управляется с помощью Kubernetes. Нагрузка на «поды» (совокупность запущенных контейнеров) балансируется также средствами Kubernetes, обеспечивая тем самым не только равномерность утилизации ресурсов, но и возможность производить обновления без остановки сервиса. В этом случае один из подов останавливается, корректно обрабатывая все активные подключения, и вместо него запускается новый под с обновленной версией образа приложения. Помимо легкости обновления, такой подход позволяет буквально в 1 клик масштабироваться горизонтально при возрастающей нагрузке.
Следует отметить, что Rocket.Chat имеет важную особенность. Все пересылаемые в чатах файлы приложение по умолчанию хранит локально, а не в БД. Поэтому, когда требуется работа нескольких экземпляров приложения, нужно общее хранилище. В нашем случае мы воспользовались собственным S3-совместимым Облачным хранилищем, доступ к которому организовали для всех экземпляров приложения. Это позволило всем экземплярам приложения хранить файлы в едином месте, но это не стало потенциальной точкой отказа, так как все данные, размещенные в облачном хранилище, реплицируются N+2.
Selectel Chat
В итоге мы получили безопасный корпоративный мессенджер с отказоустойчивой инфраструктурой и возможностью горизонтального масштабирования, и в конце прошлого года перевели всю компанию на него.
После тестирования в реальных условиях (на себе) нам настолько понравилась получившаяся система, что мы решили сделать из нее доступный клиентам сервис Selectel Chat. За первый квартал им заинтересовались более 20 компаний, мы зафиксировали спрос и продолжаем экспериментировать над продуктом — недавно добавили в него видеоконференции (с перспективой отказаться еще и от Zoom).
Сейчас мы открываем Selectel Chat на более широкую аудиторию. Он доступен клиентам на особых условиях — цена за 1 пользователя в 40 раз дешевле, чем в Slack.
Оставить заявку на тестирование мессенджера можно уже сейчас.
Хотелось ответить на эту статью такой же, но напишу тезисно:
1. Дорого - есть множество бесплатных альтернатив (см. Discord).
2. Проделки Роскомнадзора могут затронуть и ваши технические сервера.
3. "Не соблюдает законы". Это не повод уходить в российский сервис, где вероятность того, что:
а) конкуренты подкупят вашего сотрудника и скачают весь дамп переписки и файлов многократно выше;
б) прибегут люди в масках и банально вынесут сервера физически.
1) Во всех бесплатных тарифах будут те или иные ограничения (как уже указали ниже).
2) Скорее они затронут заграничные сервисы. РКН не блокирует российские адреса, а пишет провайдерам запросы, на которые можно отреагировать и избежать блокировки.
3) а. Спорное утверждение.
б. Сложно вынести правильные физ. серверы, если всё виртуализовано =)
Ну, бесплатно, это когда с друзьями играешь. Все же Discord рассчитан на другую целевую аудиторию. А если выбирать для компании, то там уже ограничения: всего 9 интеграций, видео только до 8 человек, лимит на загрузку 8 мегабайт, тредов нет. А план nitro стоит дороже того же слака, и опять же не все там есть. Так что для компании в 500 человек Discord совсем не вариант.
Так Роскомнадзор может насолить как своим так и забугорным сервисам, но своим вероятность меньше. Или что я упускаю?
а вся инфраструктура бесплатная что ли у вас?
я понимаю, что 3млн в год там наверное не наберется, но все таки каких-то денег же оно стоит.
а еще вопрос - почему не решились использовать бесплатную версию слака?
имхо это прям удобнее, чем платная и неплохо дисциплинирует сотрудников, когда они точно знают, что мессенджер нужен только для мгновенных переписок, а все важные вещи должны фиксировать в соответствующих местах - пароли в хранилищах паролей, таски в таск-менеджерах и т.п.
я прост несколько лет проработал в компании, в которой принципиально использовалась бесплатная версия слака и это не только добавило дисциплины в общение, но за счет этого уменьшились и потери задач, данных и прочего, когда все стало храниться в ожидаемых местах.
Потому что важно за одну статью рассказать:
1. Slack - хороший, но вот есть недостатки.
2. Мы их решили, взяв чужую разработку и как-то доработав.
3. Покупайте у нас Rocket Chat за деньги, непонятно зачем, но расчет, видимо, на тех, кто совсем не шарит в этой теме.
У нас есть выделенные ресурсы под внутренние сервисы, и выбранный в итоге вариант не потребовал дополнительных мощностей. Нам было нужно универсальное решение, содержащее в себе не только средство коммуникации, но и другие нужные нам возможности, такие как интеграции с разнообразными системами мониторинга. Бесплатная версия Slack банально не могла обеспечить нам хранение истории, ведь 10 000 сообщений при нашем количестве сотрудников — это очень мало.