Сколько можно делать документы вручную? Автоматизируем работу с бумажной волокитой: от договоров до ведомостей в Битрикс24
Привет! Это Вадим, главный по автоматизации в компании Бестранк. Сегодня поговорим про генерацию документов в Битрикс24.
Когда делаешь договор вручную, тратишь минимум 5 минут. Ведь нужно все поправить, подставить реквизиты, дату, номер и проверить себя.
Когда генерируешь документы в Битрикс24, тратишь 10 секунд. Это в 30 раз быстрее, чем вручную. Пока пробегаешься глазами по сделке, все нужные данные сами подтягиваются в документ. Как делать документы за 10 секунд? Обсудим в данной статье!
Автоматизация — must have
Автоматизированная работа с документами — это огромная экономия времени и денег. Особенно приятно, если в вашей компании документы нужно делать ежедневно, и менеджерам не приходится редактировать все руками. В каждой компании есть такой человек, кому
Инструментов автоматизации существует множество: можно создавать шаблоны и даже настраивать регулярное создание, к примеру, счетов по расписанию.
Однако, в каждой программе свои подводные камни. Здесь разберем особенности при работе с документами в Битрикс24.
Все начинается с шаблонов
Стандартные шаблоны есть на каждом портале Битрикс24. Они подходят для того, чтобы создавать счета, акты и коммерческие предложения. Чтобы найти макеты таких документов, нужно зайти во вкладку «Документ» карточке нужного элемента (например, сделки с клиентом).
В самом конце вы обнаружите кнопку «Добавить новый шаблон», перейдя по которой откроется список загруженных шаблонов.
Добавить новый шаблон просто:
- После перехода на страницу по кнопке «Добавить новый шаблон» нажимаем кнопку «Загрузить» (справа сверху)
- Загружаем туда документ в формате word
- Делаем настройку всех необходимых полей
Подробный гайд, как делать настройку или редактировать документ для шаблона, вы можете найти на страницах поддержки Битрикс24.
Откуда собираются данные для документа?
Представим, что вы настроили свои шаблоны и правила, по которым будут генерироваться документы. Но как быть, если нужно создать нетиповой документ? Например, подготовить ведомость со списком всех учеников.
Или нестандартное КП по логистике, где нужно указать города и адреса пунктов приема, которые имеются у транспортной компании. В таком случае адреса лучше сохранять в списках и делать КП, забирая информацию из них. О том, что такое списки, вы можете найдете информацию ниже. А сейчас нужно разобраться, откуда мы будем забирать информацию для столбцов таблицы.
Табличная часть
В стандартной настройке шаблона есть поле «Табличная часть». Это такая опция, которая позволяет выбрать, из каких сущностей брать информацию для документов. Здесь вы можете выбрать, что должно быть в распечатанном документе: только товар, только услуга или и то, и другое.
В табличной части можно выбирать товары и услуги и подтягивать их в документ, что дает возможность создавать договоры, счета, акты, приложения, счет-оферты, сертификаты и так далее.Забирать информацию возможно из товаров, услуг и любых других полей CRM.
Но как быть, если данные нужно забирать не только из CRM?
Для этого придётся выйти за рамки штатного функционала.
Стандартные vs расширенные сценарии генерации документов.
Мы разобрались, что можно создавать в штатном функционале.Но в Битрикс24 есть и другие элементы, где удобно хранить информацию: например, списки и пользователи.
Списки — это удобный инструмент хранения информации с собственной структурой и полями. Кроме того, списки можно автоматически обрабатывать с помощью бизнес-процессов.
Пользователи — это сотрудники вашей компании.
Помимо них, есть также Экстранет-пользователи, которые имеют только частичный доступ к порталу и ограниченные права (например, внешний подрядчик).
Пример
Представим, что вы работаете в учебном центре.
Через вас регулярно проходит поток новых студентов. Их можно добавлять как экстранет-пользователей на портале.
Задача
Автоматизировать создание ведомостей или отчетов о консультациях после того, как студенты сдают экзамен/проходят курс и получают оценки.
Как сделать типовой шаблон под эти документы и автоматизировать процесс создания ведомостей?
Ведь мы уже знаем, что в Битрикс24 можно выбирать элементы из товаров, услуг и полей CRM. Но не из списков и пользователей.
Решение
Установить модуль, который расширяет стандартный функционал Битрикс24.
Модули — это творения разработчиков, которые размещены на маркетплейсе Битрикс24. Модули для Битрикс24 можно сравнить с расширениями для браузера. Так вот, если расширить систему, то информацию для табличной части можно забирать из списков или из пользователей. Все модули продаются на маркетплейсе Битрикс24.
Как настроить процесс:
- Приобретаем модуль (=расширение) для Битрикс24
- Всех новых студентов заводим как пользователей на портал
- Формируем шаблон ведомости
- Указываем, что брать информацию для табличной части можно из пользователей
- Настраиваем другие столбцы
- Настраиваем бизнес-процессы, которые будут передавать документ в нужное место
PROFIT!
Модуль, который умеет забирать информацию из списков и пользователей называется "Расширение генератора документов". Как он работает, рассказывали на вебинаре 09.07.2024.
Бестранк регулярно проводит онлайн события на тему автоматизации и не только. Расписание ближайших событий всегда есть на этой странице.
Примеры документов, которые можно создавать с расширениями:
— Ведомости
— Вводные инструктажи
— КП
— Инвентаризационная опись
И другие.
Путем проб и ошибок, мы нашли решение по автоматизации этих сценариев, разработав свой модуль для коробочной версии Битрикс24. Модуль позволяет создавать операции с нетиповыми документами быстро и c гибкой возможностью настройки.
КЕЙС
Приведем пример, как работает модуль.
При появлении нового сотрудника приходится заполнять очень много документов. Например, учетные документы по охране труда.
Один из этапов оформления стажеров — подготовить и передать сотруднику вводный инструктаж. Это первый вид инструктажей, который проводят с каждым сотрудником, который участвует в производственной деятельности организации.
Расскажем про кейс автоматизации процесса подготовки и передачи вводных инструктажей для стажеров.
Задача
Настроить автоматическое создание вводного инструктажа для новых сотрудников.
Реализация
Бизнес-процессы связали со смарт-процессами, в которых генерируется табличка в виде документа. Когда нового сотрудника добавляют на портал, запускается соответствующий бизнес-процесс. В нем генерируется табличка с сотрудниками, забирая информацию о пользователях через наш модуль. Так и создается вводный инструктаж . Как только документ готов, он возвращается в основной процесс и сразу прикрепляется в велком-задачу для нового сотрудника.
Как это выглядело?
Со стороны на самом деле просто: HR или руководитель подразделения запускает бизнес-процесс и... все! Готово, документ создан и ждет сотрудника в новой задаче.
Сейчас мы не будет подробно разбирать этот кейс с технической стороны. Однако, подобные примеры мы регулярно разбираем на наших вебинарах. Посмотреть, как это работает в итоговом варианте, коснуться других примеров, а также задать свои вопросы по теме автоматизации Битрикс24 можно на наших онлайн событиях. Чтобы получать анонсы, подписывайтесь на наш телеграм-канал.
Документы, созданные вручную, часто становятся причиной задержек и ошибок, которые негативно влияют на работу компании. Лучше минимизировать случаи, когда сотрудник допускает ошибку в важном документе или просто забывает отправить договор.
С автоматизацией сотрудники не потратят часы на заполнение однотипных форм, а смогут сосредоточиться на более важных задачах, таких как улучшение клиентского сервиса, к примеру.
Используя возможности Битрикс24, сотрудник сможет тратить буквально несколько секунд на запуск бизнес-процесса или генерацию документа и повышать общую эффективность команды.
Оптимизируйте ресурсы: время, деньги и силы сотрудников, которым нужно заниматься бумажной волокитой.
А мы расскажем, как легко работать с автоматизацией в Битрикс24!