Ручные процессы или автоматизация — что лучше для вашего бизнеса?
Перед каждым бизнесом стоит важный выбор: полагаться на ручные процессы или внедрять автоматизацию? Последняя сейчас доступна даже для небольших компаний, но всегда ли это лучший вариант? Попробуем разобраться в этой статье.
Что такое ручные процессы?
Это те, которые требуют усилий человека от начала выполнения до конца. Почти все бизнес-процессы выполняются вручную. Но поскольку для этого обязательно нужно человеческое присутствие, это отнимает много времени, есть риск ошибок и несоответствий.
Как и в случае с другими процессами, ручное планирование требует понимания технологических процессов и ресурсных возможностей. Все этапы рабочего процесса обычно фиксируют в технологическом плане. Операционная эффективность бизнеса полностью зависит от отлаженности процессов.
Простота и удобство — вот основные причины, по которым многие работы по-прежнему выполняются вручную. Но по мере расширения бизнеса этого становится недостаточно. Ручные методы недостаточно хорошо масштабируются и не удовлетворяют все растущие потребности бизнеса.
Ручные процессы делятся на 3 основные части.
- Задачи. У каждого процесса есть конечная цель, которая достигается через выполнение отдельных задач или этапов. Задачи выполняются последовательно (одна за другой в заданном порядке) или параллельно (не имеют никакой зависимости и выполняются одновременно)
- Люди. Ручные процессы невозможны без человека. Поэтому при разработке механизмов выполнения вручную учитываются возможности заинтересованных сторон. Правильное распределение ресурсов гарантирует, что все задачи и процессы будут реализованы в срок и без перебоев. Например, чтобы все этикетки были вовремя отпечатаны и отклеены на товар, можно вести таблицу, в которой фиксировать все нужные данные.
- Маршрутизация. Большинство задач в рамках процесса зависят от предыдущего этапа. Например, подтвердить сборку заказа невозможно, если клиент не отправил запрос и если товара нет на складе. Поэтому важно прописывать очерёдность выполнения — это гарантия того, что по окончании процесса вы добьётесь ожидаемых результатов.
Но у ручных процессов есть и ряд недостатков
1. Повторяющиеся задачи
Такие задачи, как утверждение документов, проверка данных и переговоры с поставщиками по телефону, повторяются и отнимают много времени. Их сильно проще передать компьютеру, чем тратить на них человеческий ресурс.
2. Ручной ввод и обработка данных
Вводить данные вручную трудоёмко, и эта работа увеличивает нагрузку на сотрудников.
3. Отсутствие понимания данных
Когда администрация и менеджмент не знают о статусах задач, то принимать важные бизнес-решения становится сильно сложнее. В процессах, которые основаны на утверждении, отсутствие информации ведёт к задержкам на неопределённый срок.
4. Увеличение затрат
Если есть проблемы с задачами в одном отделе, то скорее всего они перекинутся на другие.
5. Ошибки и несоответствия
Процессы, выполняемые вручную, подвержены ошибкам. Иногда они могут быть такими серьёзными, что весь процесс приходится начинать сначала.
6. Устаревшие технологии
Во многих ручных бизнес-процессах используются сложные таблицы или документы, которые могут зависнуть, потеряться на рабочем столе. Это приводит к замедлению роста компании.
Теперь поговорим про автоматизированные процессы
В этом случае организация упрощает и рационализирует работу таким образом, чтобы исключить из них человека (и как следствие — ошибки). Автоматизация процессов повышает качество предоставляемых услуг и снижает ненужные затраты. А ещё передача задач искусственному интеллекту помогает исключить избыточные шаги из ручных процессов.
Например, этап подготовки к доставке товара вручную — это:
- Сотрудник вручную подбирает товары на складе
- Упаковывает товары
- Печатает и приклеивает этикетки
Автоматизированный процесс:
- Система отправляет задания на подбор товаров на складе с использованием сканеров штрих-кодов
- Автоматизированные упаковочные машины могут выполнять большую часть упаковки
- Печать и приклеивание этикеток происходит автоматически с помощью специализированного оборудования
Почему же стоит автоматизировать ручные процессы?
1. Скорость и дешевизна
Благодаря автоматизации тысячи операций могут выполняться за секунду, а самые сложные решения принимаются за несколько минут с опорой на данные в режиме онлайн.
2. Точность и меньше ошибок
Машины отлично справляются с вычислениями, поэтому сложные и длительные подсчёты могут выполняться точнее и быстрее, когда процесс автоматизирован.
3. Согласованность и меньше рисков
Обычно у всех основных бизнес-процессов есть стандарты выполнения. А те, которые сильно зависят от персонала, сопровождаются несогласованностью и различиями в финальных результатах, ведь 2 человека не могут работать одинаково. А в автоматизированном режиме все задачи выполняются точно таким же образом.
4. Повышение лояльности сотрудников
Человеческие ресурсы — движущая сила любого бизнеса. Скорее всего те люди, которые выполняют значимые для бизнеса задачи, делают это на самом высоком уровне. Автоматизация помогает глубже погрузиться в те задачи, которые повышают ценность бизнеса.
Так что лучше — вручную или автоматически?
Споры о преимуществах того и другого метода ведутся уже несколько десятилетий. Решение об автоматизации принимает руководство как стартапов, так и уже состоявшихся предприятий. Компаниям, которые годами работали в ручном режиме, сложно выйти из зоны комфорта и перейти на автоматизацию. Но как только бизнес на себе ощущает преимущества, то хочет полностью перейти на автоматический режим.
Ниже — о преимуществах ручного и автоматического формата в бизнесе.
Какие задачи лучше всего подойдут для автоматизации?
- Повторяющиеся. Каждый раз используются одни и те же вводные и этапы. Например, это продумывание бюджета на следующий квартал
- Частые. Задачи большого объёма, которые нужно выполнять несколько раз за час, день или неделю, классифицируются как частые. Например, подтверждение заказов от клиентов
- Зависимые. Эти задачи запускаются по результатам другого события или изменения статуса другой задачи
- Совместные. Требуют действий или участия множества заинтересованных сторон. Например, в анализе и улучшении клиентского опыта участвуют отдел маркетинга, поддержки клиентов, аналитики данных и команда разработчиков.
Вместо вывода. Выбор между ручными процессами и автоматизацией зависит от специфических потребностей вашего бизнеса. Лучший подход — это найти баланс, который подходит именно вам. Возможно, для некоторых процессов разумно оставить ручное управление, в то время как другие будут более эффективно выполняться с помощью автоматизации. Помните, что всегда можно начать с малого и постепенно внедрять изменения, наблюдая за их результатами и настроив процессы по мере необходимости.
Хороший анализ. Особенно оценил последний вывод, что начать можно с малого/частичного. Всегда агитирую за вот такие итерационные изменения и внедрять и корректировать процесс легче!
Руслан, спасибо за Вашу обратную связь! Очень стараемся, чтобы наш контент был максимально полезным для наших клиентов и коллег по цеху)