Подборка сервисов для малого бизнеса

Пандемия “сломала” малый бизнес. Об этом говорят и сами предприниматели, и цифры. Когда дело всей жизни буквально “дышит на ладан”, волей-неволей задумываешься, как бы расходовать средства исключительно на самое необходимое. С переходом в онлайн из списка затрат вычеркивается как минимум пункт аренды офиса. И если кажется, что вывести дело в Сеть – дорого, спешу разубедить. Начать можно с бесплатных инструментов. Каких? Расскажу ниже.

Пандемия и ограничительные меры заставили сотни и даже тысячи ресторанов, кафе, предприятий сферы услуг и бьюти-индустрии как минимум поставить бизнес на паузу. По прогнозам экспертов, занятых в малом бизнесе, 90% малого предпринимательства будут вынуждены объявить себя банкротами.

Согласно исследованиям специалистов банковской сферы, общая выручка постепенно возвращается к “допандемическому” уровню, темпы падения снизились почти на четверть (с 38% в начале апреля до 14% в конце мая). И хотя эти цифры показывают, что положительная тенденция есть, единственный способ выжить для малого бизнеса – перейти в онлайн.

Этот путь многим кажется весьма трудным. Казался и мне. Но в итоге у бизнеса в Интернете есть целый ряд преимуществ:

Шансы сделать бренд более узнаваемым.

Знаете, как сейчас говорят: если твоего бизнеса нет в Сети – значит, твоего бизнеса не существует. Физические магазины, салоны красоты и фитнес-студии еще до пандемии шли в онлайн, чтобы быть на глазах у людей. Мы живем с гаджетами в руках, в социальных сетях и работаем, и отдыхаем, и закрываем личные потребности. По-моему, весомый аргумент в пользу онлайн-работы.

Повысить лояльность клиентов.

В режиме самоизоляции все стали уделять больше внимания сервису. Доставят домой бесконтактным способом – станем клиентами. Нет – найдем других. Пара шагов на встречу заказчику, и ты “на коне”.

Оптимизировать затраты.

Кроме снижения очевидных издержек – аренда офиса, оплата коммунальных ресурсов, сэкономить можно и на инструментах для онлайн-работы. В начале пути искренне советую использовать бесплатные системы, сервисы, ПО, которые существенно упростят процесс обслуживания клиентов онлайн.

CRM-системы

Это инструменты, которые помогут максимально эффективно взаимодействовать с клиентами. Собирать контакты, отправлять уведомления, формировать счета и отслеживать их оплату, даже анализировать клиентопоток.

• Битрикс24. ТОПовое ПО для управления продажами: организует коммуникацию и автоматизирует сделки. Удобно в части интеграции с различными системами, в том числе с 1С. Есть бесплатный тариф. Но интерфейс достаточно сложный, настройка под свои потребности тоже может вызвать вопросы.

• Мегаплан. Бесплатная CRM-система, которая способная закрыть все потребности малого бизнеса в Сети. Ведет учет клиентов, контролирует поручения, отмечает рабочее время и организует документооборот, интегрируется с 1С. Не программа, а золото. Из минусов: встроить систему в сайт не получится и на техподдержку в бесплатной версии рассчитывать не стоит.

• Really Simple Systems. Идеальная площадка для малого бизнеса. Оптимизирует процессы так, чтобы обслуживание клиентов было практически моментальным. Понятный интерфейс и неограниченный срок действия заставляют влюбиться в эту систему. Но если в перспективе планируете масштабировать бизнес, придется либо отказаться от этого ПО, либо пойти на платный тариф

Сервисы управления проектами.

Без них организовать работу команды в онлайне не то, что сложно, невозможно. Скоординировать все действия помогут менеджеры задач:

• Trello. Один из самых популярных онлайн-сервисов для планирования. Устроен по методу канбан-досок. Интуитивно понятный интерфейс, интеграция с почтой, календарями, облачными хранилищами, возможность прикреплять файлы. Очень приятная во многих отношениях программа, но, к сожалению, не подходит для управления сложными проектами.
• Asana. Таск-менеджер, который годится для работы над многоуровневыми проектами, здесь можно разбивать крупные задачи на подзадачи и отмечать выполненные. Подходит для большой команды: проекты можно делить на профили или архивировать. Интерфейс интуитивно понятный, но русскоязычная версия отсутствует. Из недостатков – нет возможности обмениваться файлами в рамках планировщика.
• ПланФикс. Планировщик, который с первого взгляда может напугать огромным функционалом, но ненужные инструменты быстро отсеиваются. Организация пространства достаточно стандартная для такого рода сервисов – есть проекты, задачи, подзадачи, чек-листы для большей детализации. Бесплатная версия подойдет для небольших компаний: работать в таск-менеджере могут одновременно только 5 сотрудников, синхронно вести можно 10 проектов, учитывать 1000 клиентов. В бесплатном тарифе нет интеграции с соцсетями, календарем, экспорта в Excel.
  

Программы для ведения бухгалтерии.

Без учета финансов в онлайне не обойтись. Список бесплатного бухгалтерского ПО небольшой, потому что система бухучета постоянно нуждается в обновлении и поддержке. Но тем не менее на первых порах можно найти вариант.

• Бизнес Пак. Известная среди предпринимателей программа, которой отдают предпочтение те, кто вовсе не имеет в штате бухгалтера. Поможет самостоятельно сформировать все необходимые бухгалтерские документы. Но в бесплатной версии нет возможности сделать отчетность или заполнить налоговую декларацию.
• Своя Технология. Сетевой, но не облачный софт, который в бесплатной версии “пускает” в работу до 10 человек. Выставить счет, сформировать акты об оказании услуг, организовать складской учет не составит труда, не заплатив ни копейки.
• Инфо-Предприятие. Бесплатное и рабочее ПО, которое подойдет для компаний с численностью сотрудников до 100 человек. Работает с любым типом налогообложения, многие документы можно сформировать автоматически, доступно обновление форм отчетности в режиме онлайн.

Программы мониторинга рабочего времени.

Еще один вариант сэкономить – платить тем, кто реально работает. Кризисный момент, скажем прямо, – не самое время держать раздутый штат. Отследить активность сотрудников можно с помощью специального софта. Для самих работников мониторинг рабочего времени становится стимулирующим фактором.

• Kickidler. Подходит малому бизнесу, поскольку нет нижнего порога по количеству проданных лицензий. В бесплатной версии обслуживает максимум 6 пользователей, но для некоторых компаний этого вполне достаточно. Учитывает и анализирует активность сотрудников в течение рабочего дня. Достаточно дружелюбный и интуитивно понятный интрефейс. Но, на мой взгляд, есть и лишние функции – например, видеозапись экранов. Печально, что даже в платном режиме не интегрируется с календарями и телефонией.
• Hubstaff. Трекер отлично заточен под небольшие компании, которые как раз работают на удаленке и с фрилансерами. ЗП здесь можно начислять за отработанные часы. При этом есть интеграция с CRM-системами, планировщиками, а значит сотрудники уверены, что оплатой труда их не обидят. Интерфейс требует времени на изучение, скриншоты экранов я по этическим соображениям отношу к лишним функциям. Если решите попробовать этот софт, учитывайте, что он не работает с Linux. Бесплатный период – полгода.
• CrocoTime. Тайм-трекер, который нравится тем, что не шпионит, не делает видеозаписей и скринов экранов. Один из самых честных и лояльных, на мой взгляд. При этом много с чем интегрируется – IP-телефонией, календарями, всем, что использует сотрудник в рабочих целях. Гибкое решение, которое можно подстроить под свои потребности, но на это потребуется немного времени. Статистику отражает наглядно. Есть бесплатный пробный период. Но и цена платного пакета достаточно приемлема – всего 250 р в месяц за сотрудника.
  

Все эти сервисы делают переход бизнеса из офлайна в Сеть вполне реальным и на первом этапе малозатратным. Не ставьте крест на своем коммерческом проекте, пока не попробовали все возможные варианты. Если есть хоть один шанс сохранить свое дело, я считаю, им обязательно нужно воспользоваться. Бесплатные системы в помощь!