Проект по автоматизации HR процессов: секреты успеха

Про критерии успешности проекта, как такового (в любой сфере) мы можем прочитать в сотнях публикаций; в двух словах – тот проект успешен, который достиг поставленных целей.

В теории все просто, однако средства и методы достижения целей в HR проектах имеют свою специфику. Обусловлена она тем, что управление человеческим капиталом отличается от управления «классическим» капиталом (зданиями, оборудованием, нематериальными активами), а все потому, что люди – иррациональны, и плохо поддаются описанию средствами математических моделей.

По этой причине HR проекты часто не получается делать «большим взрывом» - в особенности, когда мы говорим о комплексной автоматизации более чем одного процесса. Представьте себе проект, когда вам необходимо автоматизировать учет + подбор + оценку 360. Однозначно – придется делать все по частям (при этом, например, в других сферах такое вполне возможно – запускать одновременно учет + закупки + производство + управленческую отчетность – вполне себе типовой проект).

Не получается нанять большую команду, которая в несколько потоков за год все сделает «как надо».

Специфика такова, что работа ведется небольшими шагами, цели достигаются поэтапно, иногда с «откатом» до предыдущих версий и повторным прохождением одних и тех же этапов.

Какие методы и подходы, из нашего опыта, позволяют быстрее и качественнее достигать поставленных целей в проектах такого рода:

В основе всего лежит учет

В данном случае – кадровый учет, его качество и глубина.

Прежде, чем браться за автоматизацию HR процессов, проведите аудит того, насколько текущие методы учета персонала соответствуют вашей концепции работы с человеческими ресурсами. Соответствуют ли те операции, аналитика, тем задачам, которые вы хотите решить в ходе проекта. Если не следовать этому правилу, вы получите, как минимум, «перестройку на ходу» методологии учета, с соответствующим шлейфом ошибок и конфликтов интересов.

Сначала – гипотеза, потом – правило

Проектная команда, либо эксперт по направлению сначала формирует гипотезы, потом проверяет их недорогими доступными инструментами и только потом «отливает в бетоне», т.е. закрепляет как автоматизированный процесс.

Например – мы делаем аналитику по причинам увольнений. Сначала мы делаем полу-открытый список и собираем (в «выходных» интервью) информацию от сотрудников; тем самым подтверждаем или нет гипотезу, что составленный нами список релевантен тем причинам, которые увольняющиеся указывают при уходе. А также в ходе интервью отрабатываем процесс выяснения реальной причины. Затем на основании собранной статистики формируем справочник для автоматизированной системы и передаем в кадры, а процедуру собеседования оформляем в качестве рекомендованного скрипта, которому обучаем соответствующего специалиста.

От простого – к сложному

Сначала создается простая модель, максимально дешевыми средствами и гипотеза, что называется «обкатывается». Затем, построенная на «скорую руку» модель реализуется в рамках информационной системы.

Например – проект по сбору и расчету KPI по подразделениям. Сначала мы должны убедиться в возможности расчета каждого показателя – т.е. расписать «на бумажке» или в таблице Excel методику расчета.

Затем – проверить – возможно ли в принципе на имеющихся в учете данных рассчитать такие показатели (часто бывает, что показатель не учитывается в нужных нам аналитических разрезах или считается просто по-другому, нежели нам нужно)

Затем уже делается проект, например, на BI – системе, в которой реализуется интеграция с источниками, загрузка данных и расчет показателей.

Минимизируем уникальность. Пользуемся готовыми решениями

Часто от экспертов на проектах приходится слышать, что процессы компании – уникальны. Однако, при увеличении масштаба и поля зрения часто оказывается, что похожие проблемы уже кем-то решались и для них существуют готовые решения в области автоматизации. Например – для подбора персонала существует более полудюжины только отечественных решений – и из них можно выбрать максимально подходящую именно для определенного бизнеса, максимально соответствующее вашим процессам и легко интегрируемой с вашей учетной системой. Тем самым, проект на готовом ПО с уже прописанной логикой процессов внедряется намного быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Закладываем вариативность и гибкость в процессы

Внешняя среда подкидывает неожиданные изменения достаточно часто. Рынок труда и требования сотрудников меняются вслед за изменением внешних условий.

Следовательно, тот процесс, который еще недавно был идеальным и полностью соответствовал ситуации, начинает в какой-то мере не соответствовать изменившейся реальности. Способность и возможность быстро перенастроить – один из ключей к успеху.

Не боимся облачных решений или решений по подписке

Традиционная модель владения ИТ продуктами часто тормозит возможности автоматизации HR функций, т.к. купленное «задорого» и навсегда решение загоняет пользователей в определенные рамки заложенной бизнес-логики. В то время, как каждый год на рынок выходит некоторое количество новых интересных продуктов, которые быстро внедряются (за счет простого подключения к облаку) и оплачиваются по подписке, что не предполагает существенных капитальных затрат на продукты такого рода.

Не зацикливаемся на одном продукте и не ждем «благословления» от ИТ

Если раньше «авто зоопарк» было одним из самых больших ужасов для локального ИТ, и они всячески препятствовали включению в экосистему каких то новых продуктов (что было обосновано – каждый новый продукт ложится дополнительной нагрузкой по поддержке, администрированию и сопровождению на их плечи), то сейчас при подписке на облачные решения клиент получает «в пакете» ПО и сопровождение. Специалисты вендора включают, как правило, в абонентскую плату трудозатраты на подключение и запуск, а также услуги поддержки.

Кроме того, практически стандартом является ответственность за сохранность тех данных, которые вы получаете при использовании такого рода облачных продуктов. Например, сервисы по подбору, как правило, обязуются выгрузить вам ваши записи после того, как вы заверите пользование их облачным сервисом; а приложения, формирующие отчетность, гарантируют удаление загруженных данных после того, как вы заканчиваете пользоваться сервисом.

В качестве итога:

Современные технологии, в частности, облачные, позволяют HR – команде после внедрения качественного учета (стандартом здесь является 1С ЗУП), последовательно «обвешивать» учетную систему множеством разных полезных сервисов.

«Облачность» многих из этих сервисов позволяет автоматизировать нужные функции в короткие сроки и, в соответствии с вышеперечисленными принципами, быстро получать нужный эффект.

В этом случае развитие проекта по автоматизации развивается примерно по такой схеме: центральным узлом выступает учетная система (расположенная на вашем сервере), с которой последовательно интегрируется комбинация нужных вам сервисов.

Облачные КЭДО, подбор, опросы – хорошо известны, а вот группе аналитических сервисов мы хотели бы посвятить еще пару абзацев. Такие решения стали появляться относительно недавно.

Одним из таких сервисов является облачная HR – аналитика SimpleHR, которая содержит в себе ряд пред- настроенных аналитических панелей – отчетов. Решение не требует разработки методологии расчета и анализа на стороне клиента, т.к. формулы расчета показателей и сценарии их анализа уже «зашиты» в дашборды методологами системы. Более того, SimpleHR поможет вам и с аудитом данных в вашей 1С ЗУП, т.к. содержит специальный отчет, показывающий возможные ошибки в ваших данных. Система не требует внедрения и покупки лицензий – дашборды сразу после подключения будут показывать ваши данные.

Если перед вами стоит задача оперативно видеть аналитику по ключевым HR показателям – обязательно познакомьтесь с SimpleHR.